Contrôle de quantité — Quantity Survey

Qu'est-ce que la surveillance ?

La surveillance de quantité est la détermination, par un inspecteur indépendant, de la quantité de marchandise échangée entre les parties. La méthode dépend de la nature des biens : comptage pour les colis, pesage ou mesure de volume/tirant d'eau pour le vrac.

Pourquoi la réaliser ?

L'objectif est que la quantité servant de base à la facture et au paiement repose sur un enregistrement acceptable par les deux parties. Les litiges de quantité sont le motif de désaccord le plus fréquent dans le commerce international.

Qui la demande ?

Sociétés acheteuses et vendeuses
Parties au crédit documentaire et banques
Négociants en matières premières
Compagnies d'assurance
Commissionnaires en douane

Étendue de la surveillance

Comptage : par colis, palette, unité et pièce
Pesage : détermination du poids brut, de la tare et du poids net
État d'étalonnage et de vérification de la balance utilisée
Calcul du volume ou du tirant d'eau pour le vrac
Vérification du poids de l'emballage (tare)
Teneur en humidité (pour les marchandises dont le poids en est affecté)
Enregistrement de la méthode de mesure et de la tolérance
Comparaison avec la quantité indiquée dans les documents d'expédition

Normes associées

ISO/IEC 17020
OIML R76
ISO 2859-1

Méthode et équipement

Balances et systèmes de pesage étalonnés
Équipement de comptage et d'enregistrement
Équipement de mesure de volume
Humidimètre
Équipement d'enregistrement photographique

Déroulement de la surveillance

1Mandat et instructionsLes instructions de surveillance sont reçues par écrit : périmètre, méthode, plan d'échantillonnage, spécification et attentes de reporting sont précisés. Le périmètre des instructions fixe aussi les limites du rapport.
2Recueil des données d'expéditionLes conditions du contrat ou du crédit documentaire, la facture proforma, la liste de colisage et les rapports d'analyse antérieurs sont examinés ; la date et le lieu de la surveillance sont planifiés.
3Préparation sur siteL'inspecteur se rend sur les lieux ; les conditions d'entrepôt, de terminal ou de navire et l'aptitude des équipements de pesage et de mesure sont évaluées.
4Réalisation de la surveillanceLa détermination des quantités, l'échantillonnage, l'examen et les mesures requises sont réalisés selon la méthode définie ; chaque étape est documentée par photos et enregistrements.
5Gestion des échantillonsSi des échantillons sont prélevés, ils sont scellés, étiquetés et répartis entre les parties ; un échantillon témoin est conservé. Si une analyse est requise, ils sont envoyés au laboratoire.
6Enregistrement des constatsToute non-conformité, avarie ou manquant constaté est enregistré immédiatement et signalé au donneur d'ordre.
7RapportsLe rapport de surveillance est établi ; son périmètre ainsi que le moment et le lieu de l'intervention y sont explicitement indiqués. Si le crédit documentaire l'exige, un certificat est délivré au format demandé.

Rapport de surveillance

Identification de l'organisme, de l'inspecteur et du donneur d'ordre
Date, heure et lieu de la surveillance
Description de la marchandise, lot et documents de référence
Méthode de surveillance appliquée et, le cas échéant, plan d'échantillonnage
Résultats de mesure et de pesage, équipements utilisés et données d'étalonnage
État de l'emballage, du marquage et de l'arrimage
Non-conformités, manquants ou avaries constatés
Dossiers photographiques
Numéros de scellés des échantillons et conditions de conservation
Déclaration des limites du périmètre de la surveillance
Méthode de détermination de la quantité appliquée
Équipement de pesage/mesure et informations d'étalonnage
Valeurs brutes, tare et nettes
Évaluation de l'écart et de la tolérance par rapport aux documents d'expédition

Limites du rapport

Le rapport de surveillance atteste l'état de la marchandise AU MOMENT et AU LIEU de l'intervention, sans aller au-delà. Il ne constitue ni une garantie de qualité, ni un certificat de conformité, ni une couverture d'assurance. Si la surveillance repose sur un échantillonnage, le résultat ne représente que l'échantillon prélevé et n'offre aucune assurance absolue pour l'ensemble du lot. Les évolutions survenant lors de la manutention, du transport ou du stockage postérieurs sortent du périmètre du rapport.

Accréditation

Les activités de surveillance sont réalisées selon l'ISO/IEC 17020, qui exige l'impartialité de l'organisme, la compétence du personnel et la validité des méthodes. La règle d'impartialité est déterminante : l'organisme ne peut être partie au commerce ni à la fabrication des marchandises qu'il surveille. EUROLAB dispose d'une accréditation internationalement reconnue selon l'ISO/IEC 17020, délivrée par des organismes signataires de l'accord ILAC ; le périmètre accrédité étant défini par type de surveillance, il est confirmé par écrit au stade de l'offre.

Périmètre et habilitations

Services de surveillance associés

Questions fréquentes

Un écart de pesage est-il normal ?

Une certaine tolérance existe pour chaque mesure et doit être définie dans le contrat. Pour les marchandises à teneur en humidité variable (céréales, charbon, matières premières textiles), le poids évolue tout au long du transport ; c'est pourquoi le lieu et les conditions de la pesée sont consignés dans le rapport.

Le comptage peut-il être effectué par échantillonnage ?

C'est possible, mais dans ce cas, le rapport indique clairement qu'il repose sur un échantillonnage. Si un comptage complet est souhaité, cela doit être précisé dans les instructions ; les deux approches diffèrent en termes de coût et de niveau d'assurance.

Le rapport de surveillance est-il une garantie de qualité ?

Non. Le rapport documente l'état constaté au moment et au lieu de la surveillance. Les changements que la marchandise subit lors du transport, de la manutention et du stockage ultérieurs sont hors du périmètre du rapport, et l'organisme de surveillance n'en est pas responsable.

Comment l'indépendance du surveillant est-elle assurée ?

La surveillance est réalisée selon l'ISO/IEC 17020, qui exige l'impartialité et la prévention des conflits d'intérêts. L'organisme de surveillance ne peut être partie à l'achat ou à la vente de la marchandise qu'il surveille.

Combien de temps faut-il pour établir le rapport ?

Les constatations préliminaires sont communiquées le jour même de l'achèvement des travaux sur le terrain. Le rapport final dépend de l'arrivée des résultats de laboratoire si une analyse est nécessaire ; le délai est précisé par écrit au stade de l'offre.