Uygunluk Denetimi

Uygunluk denetimi, kuruluşun tabi olduğu yükümlülüklere — yasal mevzuat, sözleşme şartları, gönüllü taahhütler ve iç politikalar — uyup uymadığının değerlendirilmesidir. Kalite denetiminden farkı, odağın performans değil UYUM olmasıdır.

Amaç, yaptırım, ceza ve sözleşme ihlali riskini önceden görmektir. Uyumsuzluğun bedeli çoğunlukla düzeltmenin maliyetinden kat kat yüksektir.

• Yoğun düzenlemeye tabi sektörlerdeki kuruluşlar
• Çok ülkeli faaliyet gösteren gruplar
• Uyum fonksiyonu kuran veya güçlendiren şirketler
• Sözleşmesel yükümlülüklerini doğrulamak isteyen taraflar
• Yönetim kurulu ve denetim komiteleri

Kriter, kuruluşun uyum yükümlülükleri listesidir: yürürlükteki mevzuat, izin ve ruhsat şartları, sözleşme hükümleri, sektörel kurallar ve iç politikalar. Bu listenin güncelliği denetimin geçerliliğini doğrudan belirler.

• Uyum yükümlülükleri listesinin güncelliği ve kapsamı
• İzin, ruhsat ve lisansların geçerliliği
• Mevzuat değişikliklerinin izlenme mekanizması
• Sözleşme yükümlülüklerinin takibi
• İç politika ve prosedürlere uyum
• Raporlama ve bildirim yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
• Uyum eğitimleri ve farkındalık
• İhbar ve endişe bildirim mekanizması
• Geçmiş uyumsuzluklar ve alınan önlemler
• Uyum performansının izlenmesi

• ISO 37301
• ISO 19011
• ISO 37001
• ISO 31000

1. 1Kapsam ve Kriterin BelirlenmesiNeyin, hangi kritere göre denetleneceği yazılı olarak netleştirilir: müşteri davranış kuralları, şartname, standart veya soru listesi.
2. 2Ön Bilgi ToplamaDenetlenecek tarafın büyüklüğü, faaliyeti, önceki denetim geçmişi ve varsa açık uygunsuzlukları gözden geçirilir.
3. 3Denetim PlanıDenetim günü, ekip ve zaman çizelgesi hazırlanır; ziyaret edilecek alanlar ve görüşülecek roller planlanır.
4. 4Açılış ToplantısıDenetimin amacı, kapsamı, yöntemi ve raporlama biçimi aktarılır; gizlilik ve tarafsızlık esasları teyit edilir.
5. 5Saha DenetimiÜretim veya hizmet alanları gezilir, kayıtlar incelenir ve çalışanlarla görüşülür. Bulgular anında kayıt altına alınır.
6. 6Bulguların SınıflandırılmasıTespitler, kullanılan şemanın sınıflandırmasına göre (kritik / majör / minör / gözlem) derecelendirilir.
7. 7Kapanış ToplantısıBulgular yönetime sunulur, gerekçeleri açıklanır ve düzeltici faaliyet beklentisi paylaşılır.
8. 8Rapor ve TakipDenetim raporu düzenlenir; düzeltici faaliyet planı alınır ve kapatılması takip edilir. Gerekiyorsa takip denetimi yapılır.

Bulgular uyumsuzluğun ağırlığına göre sınıflandırılır. Yasal uyumsuzluk her zaman en ağır kategoridedir ve çoğunlukla derhal aksiyon gerektirir; iç politika sapmaları daha uzun sürede giderilebilir.

• Denetim kuruluşu, denetçi ve denetlenen taraf bilgileri
• Denetim tarihi, süresi ve kapsamı
• Uygulanan kriter veya soru listesi
• Denetlenen alanlar ve süreçler
• Bulgular ve sınıflandırmaları
• Bulguya dayanak kanıtlar ve fotoğraflar
• Puanlama veya derecelendirme (şema gerektiriyorsa)
• Düzeltici faaliyet planı ve kapatma durumu

Bu denetim, denetim anında ve denetlenen kapsamda gözlemlenen durumu belgeler. Denetim örnekleme esaslıdır: incelenen kayıtlar ve gezilen alanlar bütünü temsil etmek üzere seçilir, ancak her kaydın kontrol edildiği anlamına gelmez. Rapor bir garanti veya belge değildir; denetlenen tarafın sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Denetimin akreditasyonu, denetimin türüne göre değişir. Yönetim sistemi belgelendirmesine dayanak olan üçüncü taraf denetimleri ISO/IEC 17021-1, ürün belgelendirmesine dayanak olanlar ISO/IEC 17065 kapsamında yürütülür ve bu kapsamlar akreditasyona tabidir. Birinci ve ikinci taraf denetimleri ile şema sahibinin kendi kurallarına bağlı denetimler (SMETA, amfori BSCI gibi) akredite belgelendirme kapsamında değildir; bunlar ISO 19011 kılavuzuna göre yürütülür ve rapor üretir. EUROLAB, ISO/IEC 17021-1 ve ISO/IEC 17065 kapsamlarında IAF çok taraflı tanınma anlaşmasına taraf akreditasyon kuruluşlarından alınmış uluslararası tanınan akreditasyona sahiptir; hangi denetimin akredite kapsamda sunulabildiği teklif aşamasında yazılı olarak teyit edilir.

• Tedarikçi Denetimi
• Fabrika Denetimi
• Proses Denetimi
• Ürün Denetimi
• Kalite Denetimi
• Teknik Denetim
• Tedarik Zinciri Denetimi