Mengenüberwachung — Quantity Survey

Was ist Überwachung?

Die Mengenüberwachung ist die Feststellung der gehandelten Warenmenge durch einen unabhängigen Gutachter. Das Verfahren richtet sich nach der Warenart: Zählung bei Stückgut, Wägung oder Volumen-/Tiefgangsmessung bei Schüttgut.

Warum wird sie durchgeführt?

Ziel ist, dass die für Rechnung und Zahlung maßgebliche Menge auf einem von beiden Seiten akzeptierten Nachweis beruht. Mengendifferenzen sind der häufigste Streitpunkt im internationalen Handel.

Wer beauftragt sie?

Käufer- und Verkäuferunternehmen
Akkreditivparteien und Banken
Rohstoffhändler
Versicherungsgesellschaften
Zollberater

Umfang der Überwachung

Zählung: nach Karton, Palette, Einheit und Stück
Verwiegung: Feststellung von Brutto-, Tara- und Nettogewicht
Kalibrierungs- und Verifizierungsstatus der verwendeten Waage
Volumen- oder Tiefgangsberechnung bei Massengut
Prüfung des Verpackungsgewichts (Tara)
Feuchtigkeitsgehalt (bei Waren, die dadurch im Gewicht beeinflusst werden)
Erfassung der Messmethode und der Toleranz
Vergleich mit der in den Versanddokumenten angegebenen Menge

Zugehörige Normen

ISO/IEC 17020
OIML R76
ISO 2859-1

Verfahren und Ausrüstung

Kalibrierte Waagen und Wiegesysteme
Zähl- und Aufzeichnungsgerät
Volumenmessgeräte
Feuchtigkeitsmessgerät
Ausrüstung zur Fotodokumentation

Ablauf der Überwachung

1Beauftragung und WeisungDie Überwachungsweisung wird schriftlich eingeholt: Umfang, anzuwendendes Verfahren, Probenahmeplan, Spezifikation und Berichtserwartung werden geklärt. Der Weisungsumfang bestimmt zugleich die Grenzen des Berichts.
2Erfassung der VersanddatenVertrags- bzw. Akkreditivbedingungen, Proformarechnung, Packliste und frühere Analysenberichte werden geprüft; Termin und Ort der Überwachung werden geplant.
3Vorbereitung vor OrtDer Gutachter begibt sich zum Ort; Lager-, Terminal- oder Schiffsbedingungen sowie die Eignung von Wäge- und Messmitteln werden beurteilt.
4Durchführung der ÜberwachungMengenermittlung, Probenahme, Besichtigung und erforderliche Messungen erfolgen nach dem festgelegten Verfahren; jeder Schritt wird mit Fotos und Aufzeichnungen belegt.
5ProbenhandhabungWerden Proben gezogen, so werden sie versiegelt, gekennzeichnet und unter den Parteien verteilt; eine Rückstellprobe wird aufbewahrt. Ist eine Analyse erforderlich, gehen die Proben ins Labor.
6Aufzeichnung der FeststellungenFestgestellte Abweichungen, Schäden oder Fehlmengen werden sofort aufgezeichnet und dem Auftraggeber gemeldet.
7BerichterstattungDer Überwachungsbericht wird erstellt; Umfang sowie Zeitpunkt und Ort der Überwachung werden ausdrücklich angegeben. Verlangt das Akkreditiv es, wird ein Überwachungszertifikat im geforderten Format ausgestellt.

Überwachungsbericht

Angaben zu Überwachungsstelle, Gutachter und Auftraggeber
Datum, Uhrzeit und Ort der Überwachung
Warenbeschreibung, Charge/Los und Referenzdokumente
Angewandtes Überwachungsverfahren und ggf. Probenahmeplan
Mess- und Wägeergebnisse, eingesetzte Ausrüstung und deren Kalibrierdaten
Zustand von Verpackung, Kennzeichnung und Stauung
Festgestellte Abweichungen, Fehlmengen oder Schäden
Fotografische Aufzeichnungen
Plombennummern der Proben und Angaben zur Aufbewahrung
Erklärung zu den Grenzen des Überwachungsumfangs
Angewandte Methode zur Mengenfeststellung
Waage-/Messgeräte und Kalibrierinformationen
Brutto-, Tara- und Nettowerte
Bewertung von Abweichung und Toleranz im Vergleich zu den Versanddokumenten

Grenzen des Berichts

Der Überwachungsbericht dokumentiert den Zustand der Ware ZUM ZEITPUNKT und AM ORT der Überwachung und nicht darüber hinaus. Er ist weder Qualitätsgarantie noch Konformitätsbescheinigung oder Versicherungsdeckung. Beruht die Überwachung auf Stichproben, repräsentiert das Ergebnis nur die gezogene Probe und gibt keine absolute Sicherheit für die gesamte Partie. Veränderungen bei Umschlag, Transport oder Lagerung nach der Überwachung liegen außerhalb des Berichtsumfangs.

Akkreditierung

Überwachungstätigkeiten werden nach ISO/IEC 17020 durchgeführt; die Norm fordert Unparteilichkeit der Stelle, Kompetenz des Personals und Validität der Verfahren. Entscheidend ist das Unparteilichkeitsgebot: Die Überwachungsstelle darf am Handel mit oder an der Herstellung der überwachten Ware nicht beteiligt sein. EUROLAB verfügt über eine international anerkannte Akkreditierung nach ISO/IEC 17020 von Unterzeichnerstellen der ILAC-Vereinbarung; da der akkreditierte Geltungsbereich je Überwachungsart festgelegt ist, wird er im Angebotsstadium schriftlich bestätigt.

Geltungsbereich und Befugnisse

Zugehörige Überwachungsleistungen

Häufige Fragen

Ist eine Wiegeabweichung normal?

Eine gewisse Toleranz besteht bei jeder Messung und sollte im Vertrag festgelegt werden. Bei Waren mit veränderlichem Feuchtigkeitsgehalt (Getreide, Kohle, Textilrohstoffe) ändert sich das Gewicht während des Transports; deshalb werden Ort und Bedingungen der Verwiegung im Bericht festgehalten.

Kann die Zählung mittels Stichprobe erfolgen?

Das ist möglich, doch in diesem Fall gibt der Bericht ausdrücklich an, dass er auf einer Stichprobe beruht. Wird eine vollständige Zählung gewünscht, muss dies im Auftrag angegeben werden; die beiden Ansätze unterscheiden sich in Kosten und Sicherheitsniveau.

Ist der Überwachungsbericht eine Qualitätsgarantie?

Nein. Der Bericht dokumentiert den zum Zeitpunkt und am Ort der Überwachung festgestellten Zustand. Veränderungen, denen die Ware bei nachfolgendem Transport, Umschlag und Lagerung unterliegt, liegen außerhalb des Berichtsumfangs, und die Überwachungsstelle ist dafür nicht verantwortlich.

Wie wird die Unabhängigkeit des Überwachers sichergestellt?

Die Überwachung erfolgt nach ISO/IEC 17020; die Norm fordert Unparteilichkeit und die Vermeidung von Interessenkonflikten. Die Überwachungsstelle darf nicht Partei beim Kauf oder Verkauf der von ihr überwachten Ware sein.

Wie lange dauert die Erstellung des Berichts?

Vorläufige Befunde werden am selben Tag mitgeteilt, an dem die Feldarbeit abgeschlossen ist. Der Abschlussbericht hängt, falls eine Analyse erforderlich ist, vom Eingang der Laborergebnisse ab; die Frist wird im Angebotsstadium schriftlich festgelegt.

Mengenkontrolle