Qualitätsüberwachung — Quality Survey

Was ist Überwachung?

Die Qualitätsüberwachung bewertet unabhängig, ob die gehandelte Ware der vertraglich festgelegten Spezifikation entspricht. Die Bewertung verbindet Sichtprüfung, Messung und Probenanalyse.

Warum wird sie durchgeführt?

Ziel ist, Qualitätsstreitigkeiten vor dem Versand auszuräumen oder im entstandenen Streit eine unparteiische Feststellung zu liefern.

Wer beauftragt sie?

Importeure und Exporteure
Einzelhandelsketten und Markeninhaber
Rohstoffhändler
Versicherungsgesellschaften
Parteien in Schieds- und Schlichtungsverfahren

Umfang der Überwachung

Festlegung der Spezifikation und der vertraglichen Qualitätskriterien
Probenahme gemäß dem Probenahmeplan
Sichtprüfung und Fehlerklassifizierung
Prüfung von Maß, Farbe, Oberfläche und Funktion
Festlegung der Parameter, die eine Laboranalyse erfordern
Probenversiegelung und Aufbewahrung einer Rückstellprobe
Berechnung der Fehlerquote
Vergleich mit den Toleranzen der Spezifikation

Zugehörige Normen

ISO/IEC 17020
ISO 2859-1
ISO 3951-1
ISO/IEC 17025 (für den Analyseanteil)

Verfahren und Ausrüstung

Probenahme- und Versiegelungsausrüstung
Produktspezifische Mess- und Prüfgeräte
Farbvergleichskarten und Lichtkabine
Feuchtigkeitsmesser und Handanalysegeräte
Ausrüstung zur Fotodokumentation

Ablauf der Überwachung

1Beauftragung und WeisungDie Überwachungsweisung wird schriftlich eingeholt: Umfang, anzuwendendes Verfahren, Probenahmeplan, Spezifikation und Berichtserwartung werden geklärt. Der Weisungsumfang bestimmt zugleich die Grenzen des Berichts.
2Erfassung der VersanddatenVertrags- bzw. Akkreditivbedingungen, Proformarechnung, Packliste und frühere Analysenberichte werden geprüft; Termin und Ort der Überwachung werden geplant.
3Vorbereitung vor OrtDer Gutachter begibt sich zum Ort; Lager-, Terminal- oder Schiffsbedingungen sowie die Eignung von Wäge- und Messmitteln werden beurteilt.
4Durchführung der ÜberwachungMengenermittlung, Probenahme, Besichtigung und erforderliche Messungen erfolgen nach dem festgelegten Verfahren; jeder Schritt wird mit Fotos und Aufzeichnungen belegt.
5ProbenhandhabungWerden Proben gezogen, so werden sie versiegelt, gekennzeichnet und unter den Parteien verteilt; eine Rückstellprobe wird aufbewahrt. Ist eine Analyse erforderlich, gehen die Proben ins Labor.
6Aufzeichnung der FeststellungenFestgestellte Abweichungen, Schäden oder Fehlmengen werden sofort aufgezeichnet und dem Auftraggeber gemeldet.
7BerichterstattungDer Überwachungsbericht wird erstellt; Umfang sowie Zeitpunkt und Ort der Überwachung werden ausdrücklich angegeben. Verlangt das Akkreditiv es, wird ein Überwachungszertifikat im geforderten Format ausgestellt.

Überwachungsbericht

Angaben zu Überwachungsstelle, Gutachter und Auftraggeber
Datum, Uhrzeit und Ort der Überwachung
Warenbeschreibung, Charge/Los und Referenzdokumente
Angewandtes Überwachungsverfahren und ggf. Probenahmeplan
Mess- und Wägeergebnisse, eingesetzte Ausrüstung und deren Kalibrierdaten
Zustand von Verpackung, Kennzeichnung und Stauung
Festgestellte Abweichungen, Fehlmengen oder Schäden
Fotografische Aufzeichnungen
Plombennummern der Proben und Angaben zur Aufbewahrung
Erklärung zu den Grenzen des Überwachungsumfangs
Angewandte Spezifikation und Qualitätskriterien
Probenahmeplan und Probenanzahl
Fehlerklassifizierung und -anzahl
Laboranalyseergebnisse (falls durchgeführt)
Nummern der Probenversiegelung

Grenzen des Berichts

Die Qualitätsüberwachung basiert auf Stichproben: Das Ergebnis repräsentiert nur die entnommenen Proben und bietet keine absolute Gewähr für die gesamte Partie. Zudem bewertet der Gutachter nur die im Auftrag festgelegten Kriterien; über eine nicht in der Spezifikation enthaltene Eigenschaft sagt der Bericht nichts aus. Parameter, die eine Laboranalyse erfordern, werden bei einem akkreditierten Labor im Rahmen von ISO/IEC 17025 durchgeführt, und das Ergebnis wird in einem separaten Prüfbericht mitgeteilt.

Akkreditierung

Überwachungstätigkeiten werden nach ISO/IEC 17020 durchgeführt; die Norm fordert Unparteilichkeit der Stelle, Kompetenz des Personals und Validität der Verfahren. Entscheidend ist das Unparteilichkeitsgebot: Die Überwachungsstelle darf am Handel mit oder an der Herstellung der überwachten Ware nicht beteiligt sein. EUROLAB verfügt über eine international anerkannte Akkreditierung nach ISO/IEC 17020 von Unterzeichnerstellen der ILAC-Vereinbarung; da der akkreditierte Geltungsbereich je Überwachungsart festgelegt ist, wird er im Angebotsstadium schriftlich bestätigt.

Geltungsbereich und Befugnisse

Zugehörige Überwachungsleistungen

Häufige Fragen

Kann eine Qualitätsüberwachung ohne Spezifikation erfolgen?

Das ist schwierig. Der Gutachter nimmt die Bewertung anhand einer Norm oder einer vertraglichen Spezifikation vor; fehlt ein Kriterium, wird die Bewertung subjektiv. In diesem Fall sollten sich die Parteien zumindest auf eine Referenzprobe oder eine branchenübliche Norm einigen.

Wozu dient eine Rückstellprobe?

Kommt es später zwischen den Parteien zu einem Streit, kann die versiegelte Rückstellprobe bei einem unabhängigen Labor erneut analysiert werden. Deshalb sind Probenversiegelung und Aufbewahrungsdauer fester Bestandteil der Überwachung.

Ist der Überwachungsbericht eine Qualitätsgarantie?

Nein. Der Bericht dokumentiert den zum Zeitpunkt und am Ort der Überwachung festgestellten Zustand. Veränderungen, denen die Ware bei nachfolgendem Transport, Umschlag und Lagerung unterliegt, liegen außerhalb des Berichtsumfangs, und die Überwachungsstelle ist dafür nicht verantwortlich.

Wie wird die Unabhängigkeit des Überwachers sichergestellt?

Die Überwachung erfolgt nach ISO/IEC 17020; die Norm fordert Unparteilichkeit und die Vermeidung von Interessenkonflikten. Die Überwachungsstelle darf nicht Partei beim Kauf oder Verkauf der von ihr überwachten Ware sein.

Wie lange dauert die Erstellung des Berichts?

Vorläufige Befunde werden am selben Tag mitgeteilt, an dem die Feldarbeit abgeschlossen ist. Der Abschlussbericht hängt, falls eine Analyse erforderlich ist, vom Eingang der Laborergebnisse ab; die Frist wird im Angebotsstadium schriftlich festgelegt.

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