تدقيق الامتثال

تدقيق الامتثال هو تقييم مدى التزام المنشأة بما تخضع له من موجبات: التشريعات وشروط العقود والتعهدات الطوعية والسياسات الداخلية. ويختلف عن تدقيق الجودة في أن محوره الامتثال لا الأداء.

الهدف استشراف خطر العقوبات والغرامات والإخلال بالعقد. وثمن عدم الامتثال يفوق عادةً كلفة التصحيح أضعافًا.

• المؤسسات في القطاعات شديدة التنظيم
• المجموعات العاملة في عدة دول
• الشركات التي تُنشئ وظيفة الامتثال أو تعزّزها
• الأطراف الراغبة في التحقق من التزاماتها التعاقدية
• مجالس الإدارة ولجان التدقيق

المعيار هو سجل التزامات الامتثال لدى المؤسسة: التشريعات النافذة، ومتطلبات التصاريح والتراخيص، وبنود العقود، والقواعد القطاعية، والسياسات الداخلية. ويحدّد مدى حداثة هذا السجل صلاحية التدقيق مباشرةً.

• حداثة سجل التزامات الامتثال ونطاقه
• صلاحية التصاريح والتراخيص والأذونات
• آلية رصد التغييرات التشريعية
• تتبّع الالتزامات التعاقدية
• الامتثال للسياسات والإجراءات الداخلية
• الوفاء بالتزامات الإبلاغ والإخطار
• التدريب على الامتثال والتوعية به
• آلية الإبلاغ عن المخالفات وإبداء المخاوف
• حالات عدم الامتثال السابقة والتدابير المتخذة
• رصد أداء الامتثال

• ISO 37301
• ISO 19011
• ISO 37001
• ISO 31000

1. 1تحديد النطاق والمعياريُوضَّح كتابةً ما الذي يُدقَّق وبأي معيار: مدوّنة سلوك العميل أو المواصفة أو المعيار أو قائمة الأسئلة.
2. 2جمع المعلومات الأوليةتُراجَع حجم الجهة الخاضعة للتدقيق ونشاطها وسجل تدقيقاتها السابقة وحالات عدم المطابقة المفتوحة.
3. 3خطة التدقيقيُعدّ موعد التدقيق والفريق والجدول الزمني؛ وتُخطَّط المناطق المزمع زيارتها والأدوار المزمع مقابلتها.
4. 4الاجتماع الافتتاحييُعرض غرض التدقيق ونطاقه وطريقته وصيغة تقريره؛ ويُؤكَّد مبدأا السرية والحياد.
5. 5التدقيق الميدانيتُجال مناطق الإنتاج أو الخدمة وتُفحص السجلات ويُقابَل العاملون. وتُسجَّل النتائج فورًا.
6. 6تصنيف النتائجتُصنَّف الإثباتات وفق تصنيف المخطط المستخدم (حرج / رئيسي / ثانوي / ملاحظة).
7. 7الاجتماع الختاميتُعرض النتائج على الإدارة وتُشرح مسوّغاتها ويُبيَّن المتوقَّع من الإجراءات التصحيحية.
8. 8التقرير والمتابعةيُصدر تقرير التدقيق؛ وتُستلم خطة الإجراءات التصحيحية وتُتابَع حتى الإغلاق. وعند اللزوم يُجرى تدقيق متابعة.

تُصنَّف النتائج حسب درجة خطورة عدم الامتثال. ويُعدّ عدم الامتثال القانوني دائمًا الفئة الأشد خطورة، وغالبًا ما يتطلّب إجراءً فوريًا؛ أما الانحرافات عن السياسة الداخلية فيمكن معالجتها خلال مدة أطول.

• بيانات جهة التدقيق والمدقّق والجهة الخاضعة للتدقيق
• تاريخ التدقيق ومدته ونطاقه
• المعيار أو قائمة الأسئلة المطبَّقة
• المجالات والعمليات التي جرى تدقيقها
• النتائج وتصنيفاتها
• الأدلة والصور المستند إليها في النتائج
• التنقيط أو التصنيف إذا اقتضى المخطط ذلك
• خطة الإجراءات التصحيحية وحالة الإغلاق

يوثّق هذا التدقيق الوضع الملاحَظ وقت التدقيق وضمن النطاق المدقَّق. والتدقيق قائم على المعاينة بالعيّنة: تُختار السجلات المفحوصة والمناطق المزارة لتمثيل الكل، ولا يعني ذلك فحص كل سجل. والتقرير ليس ضمانًا ولا شهادة، ولا يرفع المسؤولية عن الجهة الخاضعة للتدقيق.

يختلف الاعتماد باختلاف نوع التدقيق. فتدقيقات الطرف الثالث التي تستند إليها شهادة نظم الإدارة تُجرى وفق ISO/IEC 17021-1، وتلك التي تستند إليها شهادة المنتج وفق ISO/IEC 17065، وهذه النطاقات خاضعة للاعتماد. أما تدقيقات الطرف الأول والثاني والتدقيقات الخاضعة لقواعد مالك المخطط (مثل SMETA وamfori BSCI) فليست ضمن الشهادات المعتمدة؛ وتُجرى وفق إرشادات ISO 19011 وتنتج تقريرًا. وتمتلك EUROLAB اعتمادًا معترفًا به دوليًا وفق ISO/IEC 17021-1 وISO/IEC 17065 من جهات موقِّعة على اتفاقية IAF؛ ويُؤكَّد كتابةً في مرحلة عرض السعر أي تدقيق يمكن تقديمه ضمن النطاق المعتمد.

• تدقيق الموردين
• تدقيق المصنع
• تدقيق العملية
• تدقيق المنتج
• تدقيق الجودة
• التدقيق الفني
• تدقيق سلسلة التوريد