ممیزی چیست؟
ممیزی انطباق یعنی ارزیابی اینکه سازمان الزاماتی را که تابع آن‌هاست رعایت می‌کند یا نه: مقررات قانونی، شرایط قرارداد، تعهدات داوطلبانه و خط‌مشی‌های داخلی. تفاوت آن با ممیزی کیفیت این است که تمرکز بر «انطباق» است نه عملکرد.
چرا انجام می‌شود؟
هدف، دیدن پیشاپیش ریسک اقدام تنبیهی، جریمه و نقض قرارداد است. بهای عدم انطباق معمولاً چند برابر هزینه اصلاح است.
چه کسی درخواست می‌کند؟
- سازمان‌های فعال در بخش‌های به‌شدت مقررات‌گذاری‌شده
- گروه‌هایی که در چند کشور فعالیت می‌کنند
- شرکت‌هایی که عملکرد انطباق را ایجاد یا تقویت می‌کنند
- طرف‌هایی که می‌خواهند تعهدات قراردادی خود را بررسی کنند
- هیئت‌مدیره و کمیته‌های حسابرسی
معیارهای ممیزی
معیار، فهرست الزامات انطباق سازمان است: مقررات جاری، الزامات مجوز و پروانه، مفاد قراردادی، قواعد بخشی و سیاست‌های داخلی. به‌روز بودن این فهرست مستقیماً اعتبار ممیزی را تعیین می‌کند.
دامنه ممیزی
- به‌روزبودن و دامنه فهرست الزامات انطباق
- اعتبار مجوزها، پروانه‌ها و اجازه‌نامه‌ها
- سازوکار پایش تغییرات مقرراتی
- پیگیری تعهدات قراردادی
- انطباق با سیاست‌ها و رویه‌های داخلی
- ایفای تعهدات گزارش‌دهی و اطلاع‌رسانی
- آموزش و آگاهی‌بخشی انطباق
- سازوکار سوت‌زنی و گزارش نگرانی
- موارد پیشین عدم انطباق و اقدامات انجام‌شده
- پایش عملکرد انطباق
استانداردهای مرتبط
- ISO 37301
- ISO 19011
- ISO 37001
- ISO 31000
فرآیند ممیزی
- 1تعیین دامنه و معیاربه‌صورت کتبی روشن می‌شود چه چیزی و بر پایه چه معیاری ممیزی می‌شود: آیین‌نامه رفتاری مشتری، مشخصات فنی، استاندارد یا چک‌لیست.
- 2گردآوری اطلاعات اولیهاندازه و فعالیت طرف ممیزی‌شونده، سابقه ممیزی و عدم انطباق‌های باز بررسی می‌شود.
- 3طرح ممیزیتاریخ ممیزی، تیم و جدول زمانی تهیه و حوزه‌های مورد بازدید و نقش‌های مورد مصاحبه برنامه‌ریزی می‌شود.
- 4جلسه افتتاحیههدف، دامنه، روش و قالب گزارش ممیزی تشریح و اصول محرمانگی و بی‌طرفی تأیید می‌شود.
- 5ممیزی در محلحوزه‌های تولید یا خدمت بازدید، سوابق بررسی و با کارکنان مصاحبه می‌شود. یافته‌ها بی‌درنگ ثبت می‌گردد.
- 6طبقه‌بندی یافته‌هایافته‌ها بر پایه طبقه‌بندی طرح مورد استفاده (بحرانی / عمده / جزئی / مشاهده) درجه‌بندی می‌شود.
- 7جلسه اختتامیهیافته‌ها به مدیریت ارائه، مبانی آن‌ها تشریح و انتظار از اقدام اصلاحی بیان می‌شود.
- 8گزارش و پیگیریگزارش ممیزی صادر، برنامه اقدام اصلاحی دریافت و رفع آن پیگیری می‌شود. در صورت لزوم ممیزی پیگیری انجام می‌گردد.
یافته‌ها
یافته‌ها بر اساس شدت عدم انطباق طبقه‌بندی می‌شوند. عدم انطباق قانونی همواره شدیدترین رده است و اغلب نیازمند اقدام فوری است؛ انحرافات از سیاست داخلی را می‌توان در بازه زمانی طولانی‌تری برطرف کرد.
گزارش ممیزی
- اطلاعات نهاد ممیزی، ممیز و طرف ممیزی‌شونده
- تاریخ، مدت و دامنه ممیزی
- معیار یا چک‌لیست اعمال‌شده
- حوزه‌ها و فرآیندهای ممیزی‌شده
- یافته‌ها و طبقه‌بندی آن‌ها
- شواهد و عکس‌های پشتیبان یافته‌ها
- امتیازدهی یا درجه‌بندی، اگر طرح الزام کند
- برنامه اقدام اصلاحی و وضعیت رفع
محدودیت خروجی
این ممیزی وضعیت مشاهده‌شده در زمان ممیزی و در دامنه ممیزی‌شده را مستند می‌کند. ممیزی بر پایه نمونه‌برداری است: سوابق بررسی‌شده و حوزه‌های بازدیدشده برای نمایندگی کل انتخاب می‌شوند، اما این به معنای کنترل تک‌تک سوابق نیست. گزارش تضمین یا گواهی نیست و مسئولیت طرف ممیزی‌شونده را از میان نمی‌برد.
تأیید صلاحیت
تأیید صلاحیت بسته به نوع ممیزی متفاوت است. ممیزی‌های طرف سوم که مبنای صدور گواهی سیستم مدیریت‌اند بر پایه ISO/IEC 17021-1 و آن‌ها که مبنای گواهی محصول‌اند بر پایه ISO/IEC 17065 انجام می‌شوند و این دامنه‌ها مشمول تأیید صلاحیت‌اند. ممیزی‌های طرف اول و دوم و ممیزی‌های تابع قواعد صاحب طرح (مانند SMETA و amfori BSCI) در دامنه گواهی تأییدصلاحیت‌شده نیستند؛ این‌ها بر پایه راهنمای ISO 19011 اجرا و گزارش تولید می‌کنند. EUROLAB دارای تأیید صلاحیت بین‌المللی در دامنه ISO/IEC 17021-1 و ISO/IEC 17065 از نهادهای عضو توافق‌نامه IAF است؛ اینکه کدام ممیزی در دامنه تأییدصلاحیت‌شده ارائه می‌شود در مرحله پیشنهاد قیمت کتباً تأیید می‌گردد.
دامنه و اختیاراتممیزیهای مرتبط
پرسش‌های متداول
آیا ممیزی انطباق نظر حقوقی می‌دهد؟
نمی‌دهد. ممیز در برابر الزامات تعریف‌شده یافته ثبت می‌کند؛ تفسیر مقررات و پیامدهای حقوقی آن بر عهده مشاور حقوقی است. گزارش ممیزی ورودی این ارزیابی است.
آیا تدقیق مبتنی بر نمونه‌گیری است؟
بله. ممیز نمی‌تواند همه سوابق و همه محصولات را بررسی کند؛ نمونه‌گیری به‌گونه‌ای انجام می‌شود که کل را نمایندگی کند. بنابراین نبود یافته در تدقیق به معنای نبود هیچ عدم انطباقی نیست؛ تدقیق اطمینان می‌دهد، نه اثبات مطلق.
آیا تاریخ تدقیق از پیش اعلام می‌شود؟
به طرح و سیاست خریدار بستگی دارد. تدقیق اعلام‌شده، نیمه‌اعلام‌شده (با یک بازه زمانی) و بدون اعلام قابل‌اجرا هستند. تدقیق بدون اعلام هدفش جلوگیری از آماده‌سازی سوابق برای تدقیق است و به‌طور فزاینده رایج می‌شود.