ممیزی چیست؟
ممیزی زنجیره تأمین به یک تأمین‌کننده تنها نمی‌نگرد، بلکه چند سطح از زنجیره را می‌بیند. تأمین‌کنندگان فرعی فراتر از تأمین‌کننده مستقیم و منبع ماده خام نیز در دامنه قرار می‌گیرند.
چرا انجام می‌شود؟
هدف، یافتن جایی است که ریسک در آن پنهان است. مشکلات معمولاً نه در تأمین‌کننده مستقیم، بلکه در تأمین‌کننده فرعی او پدیدار می‌شوند؛ ممیزی محدود به سطح نخست این ریسک را نمی‌بیند.
چه کسی درخواست می‌کند؟
- برندهایی که زنجیره تأمین چندسطحی را مدیریت می‌کنند
- شرکت‌های مشمول الزامات بررسی لازم حقوق بشری
- تولیدکنندگانی که به یک ماده خام حیاتی وابسته‌اند
- سازمان‌های مشمول مقررات جنگل‌زدایی و مواد معدنی مناطق درگیری
- گروه‌هایی که ریسک تداوم زنجیره تأمین را مدیریت می‌کنند
معیارهای ممیزی
معیار، سیاست زنجیره تأمین و آیین‌نامه رفتاری خریدار است؛ به آن طرح‌های بخشی، الزامات زنجیره نگهداری و مقررات مرتبط (مقررات بررسی لازم) افزوده می‌شود.
دامنه ممیزی
- نقشه‌برداری زنجیره تأمین و شفافیت سطوح
- فرآیندهای انتخاب و تأیید تأمین‌کنندگان فرعی
- استقرار آیین‌نامه رفتاری در سراسر زنجیره
- ردیابی منشأ ماده خام
- سوابق زنجیره نگهداری و موازنه جرمی
- وابستگی‌های بحرانی و تک‌منبعی
- ریسک‌های اجتماعی و زیست‌محیطی زنجیره
- استفاده افشانشده از تولید قراردادی
- تداوم کسب‌وکار و برنامه‌های تأمین جایگزین
- مدیریت عدم انطباق در سراسر زنجیره
استانداردهای مرتبط
- ISO 19011
- ISO 28000
- ISO 20400
- راهنمای بررسی لازم OECD
فرآیند ممیزی
- 1تعیین دامنه و معیاربه‌صورت کتبی روشن می‌شود چه چیزی و بر پایه چه معیاری ممیزی می‌شود: آیین‌نامه رفتاری مشتری، مشخصات فنی، استاندارد یا چک‌لیست.
- 2گردآوری اطلاعات اولیهاندازه و فعالیت طرف ممیزی‌شونده، سابقه ممیزی و عدم انطباق‌های باز بررسی می‌شود.
- 3طرح ممیزیتاریخ ممیزی، تیم و جدول زمانی تهیه و حوزه‌های مورد بازدید و نقش‌های مورد مصاحبه برنامه‌ریزی می‌شود.
- 4جلسه افتتاحیههدف، دامنه، روش و قالب گزارش ممیزی تشریح و اصول محرمانگی و بی‌طرفی تأیید می‌شود.
- 5ممیزی در محلحوزه‌های تولید یا خدمت بازدید، سوابق بررسی و با کارکنان مصاحبه می‌شود. یافته‌ها بی‌درنگ ثبت می‌گردد.
- 6طبقه‌بندی یافته‌هایافته‌ها بر پایه طبقه‌بندی طرح مورد استفاده (بحرانی / عمده / جزئی / مشاهده) درجه‌بندی می‌شود.
- 7جلسه اختتامیهیافته‌ها به مدیریت ارائه، مبانی آن‌ها تشریح و انتظار از اقدام اصلاحی بیان می‌شود.
- 8گزارش و پیگیریگزارش ممیزی صادر، برنامه اقدام اصلاحی دریافت و رفع آن پیگیری می‌شود. در صورت لزوم ممیزی پیگیری انجام می‌گردد.
یافته‌ها
شدیدترین یافته‌ها مربوط به از دست رفتن شفافیت‌اند: ناآگاهی از یک سطح زنجیره، استفاده افشانشده از پیمانکار فرعی و شکست در زنجیره ردیابی. این یافته‌ها کل اطمینان تأمین خریدار را بی‌اعتبار می‌کند.
گزارش ممیزی
- اطلاعات نهاد ممیزی، ممیز و طرف ممیزی‌شونده
- تاریخ، مدت و دامنه ممیزی
- معیار یا چک‌لیست اعمال‌شده
- حوزه‌ها و فرآیندهای ممیزی‌شده
- یافته‌ها و طبقه‌بندی آن‌ها
- شواهد و عکس‌های پشتیبان یافته‌ها
- امتیازدهی یا درجه‌بندی، اگر طرح الزام کند
- برنامه اقدام اصلاحی و وضعیت رفع
محدودیت خروجی
این ممیزی وضعیت مشاهده‌شده در زمان ممیزی و در دامنه ممیزی‌شده را مستند می‌کند. ممیزی بر پایه نمونه‌برداری است: سوابق بررسی‌شده و حوزه‌های بازدیدشده برای نمایندگی کل انتخاب می‌شوند، اما این به معنای کنترل تک‌تک سوابق نیست. گزارش تضمین یا گواهی نیست و مسئولیت طرف ممیزی‌شونده را از میان نمی‌برد.
تأیید صلاحیت
تأیید صلاحیت بسته به نوع ممیزی متفاوت است. ممیزی‌های طرف سوم که مبنای صدور گواهی سیستم مدیریت‌اند بر پایه ISO/IEC 17021-1 و آن‌ها که مبنای گواهی محصول‌اند بر پایه ISO/IEC 17065 انجام می‌شوند و این دامنه‌ها مشمول تأیید صلاحیت‌اند. ممیزی‌های طرف اول و دوم و ممیزی‌های تابع قواعد صاحب طرح (مانند SMETA و amfori BSCI) در دامنه گواهی تأییدصلاحیت‌شده نیستند؛ این‌ها بر پایه راهنمای ISO 19011 اجرا و گزارش تولید می‌کنند. EUROLAB دارای تأیید صلاحیت بین‌المللی در دامنه ISO/IEC 17021-1 و ISO/IEC 17065 از نهادهای عضو توافق‌نامه IAF است؛ اینکه کدام ممیزی در دامنه تأییدصلاحیت‌شده ارائه می‌شود در مرحله پیشنهاد قیمت کتباً تأیید می‌گردد.
دامنه و اختیاراتممیزیهای مرتبط
پرسش‌های متداول
آیا ملزم به ممیزی تأمین‌کنندگان فرعی خود هستم؟
به مقررات و الزامات مشتری بستگی دارد. مقررات بررسی لازم انتظار دارد تا سطحی که ریسک در آن قرار دارد پیش رفته شود؛ با رویکردی مبتنی بر ریسک، ابتدا سطوح پرریسک ممیزی می‌شوند. انتظار نمی‌رود کل زنجیره با یک عمق یکسان ممیزی شود.
آیا تدقیق مبتنی بر نمونه‌گیری است؟
بله. ممیز نمی‌تواند همه سوابق و همه محصولات را بررسی کند؛ نمونه‌گیری به‌گونه‌ای انجام می‌شود که کل را نمایندگی کند. بنابراین نبود یافته در تدقیق به معنای نبود هیچ عدم انطباقی نیست؛ تدقیق اطمینان می‌دهد، نه اثبات مطلق.
آیا تاریخ تدقیق از پیش اعلام می‌شود؟
به طرح و سیاست خریدار بستگی دارد. تدقیق اعلام‌شده، نیمه‌اعلام‌شده (با یک بازه زمانی) و بدون اعلام قابل‌اجرا هستند. تدقیق بدون اعلام هدفش جلوگیری از آماده‌سازی سوابق برای تدقیق است و به‌طور فزاینده رایج می‌شود.