ممیزی چیست؟
ممیزی تأمین‌کننده یعنی ارزیابی در محلِ توان تأمین‌کننده فعلی یا نامزد برای برآورده‌کردن الزامات خریدار. این کار بیشتر به‌عنوان ممیزی طرف دوم و از سوی خریدار انجام می‌شود.
چرا انجام می‌شود؟
هدف، دیدن ریسک تأمین پیش از ثبت سفارش است. خطا در انتخاب تأمین‌کننده به سرچشمه همه مشکلات بعدی کیفیت و زمان‌بندی بدل می‌شود؛ ممیزی این تصمیم را بر داده استوار می‌کند.
چه کسی درخواست می‌کند؟
- شرکت‌های خریدار که فرآیند تأیید تأمین‌کننده را اجرا می‌کنند
- واحدهای خرید در حال راه‌اندازی تأمین‌کننده جدید
- شرکت‌های ارزیابی‌کننده تأمین‌کنندگان دارای مشکل عملکرد
- سازمان‌های همکار با تأمین‌کننده حیاتی یا تک‌منبع
- گروه‌های اجراکننده مدیریت ریسک زنجیره تأمین
معیارهای ممیزی
معیار، کتابچه راهنمای تأمین‌کننده خود خریدار، مشخصات فنی و آیین‌نامه رفتاری است؛ می‌توان استانداردی مانند ISO 9001 و الزامات صنعتی را نیز به این‌ها افزود. معیار و روش امتیازدهی باید پیش از تدقیق به تأمین‌کننده اطلاع داده شود.
دامنه ممیزی
- سیستم مدیریت کیفیت و اعتبار گواهی‌ها
- ظرفیت تولید و وضعیت بار فعلی
- توانمندی فرآیند و وضعیت تجهیزات
- سیستم‌های کنترل کیفیت، بازرسی و اندازه‌گیری
- کالیبراسیون و ردیابی اندازه‌گیری
- ردیابی و مدیریت پارتی
- انتخاب و کنترل زیرتأمین‌کننده
- عملکرد تحویل و مدیریت زمان تحویل
- مدیریت عدم انطباق و شکایت
- مدیریت تغییر و تعهدات اطلاع‌رسانی
- تداوم کسب‌وکار و طرح‌های اضطراری
- شاخص‌های تداوم مالی و عملیاتی
استانداردهای مرتبط
- ISO 19011
- ISO 9001
- IATF 16949
- VDA 6.3
- ISO 28000
فرآیند ممیزی
- 1تعیین دامنه و معیاربه‌صورت کتبی روشن می‌شود چه چیزی و بر پایه چه معیاری ممیزی می‌شود: آیین‌نامه رفتاری مشتری، مشخصات فنی، استاندارد یا چک‌لیست.
- 2گردآوری اطلاعات اولیهاندازه و فعالیت طرف ممیزی‌شونده، سابقه ممیزی و عدم انطباق‌های باز بررسی می‌شود.
- 3طرح ممیزیتاریخ ممیزی، تیم و جدول زمانی تهیه و حوزه‌های مورد بازدید و نقش‌های مورد مصاحبه برنامه‌ریزی می‌شود.
- 4جلسه افتتاحیههدف، دامنه، روش و قالب گزارش ممیزی تشریح و اصول محرمانگی و بی‌طرفی تأیید می‌شود.
- 5ممیزی در محلحوزه‌های تولید یا خدمت بازدید، سوابق بررسی و با کارکنان مصاحبه می‌شود. یافته‌ها بی‌درنگ ثبت می‌گردد.
- 6طبقه‌بندی یافته‌هایافته‌ها بر پایه طبقه‌بندی طرح مورد استفاده (بحرانی / عمده / جزئی / مشاهده) درجه‌بندی می‌شود.
- 7جلسه اختتامیهیافته‌ها به مدیریت ارائه، مبانی آن‌ها تشریح و انتظار از اقدام اصلاحی بیان می‌شود.
- 8گزارش و پیگیریگزارش ممیزی صادر، برنامه اقدام اصلاحی دریافت و رفع آن پیگیری می‌شود. در صورت لزوم ممیزی پیگیری انجام می‌گردد.
یافته‌ها
یافته‌ها طبق طبقه‌بندی خریدار درجه‌بندی می‌شوند و معمولاً به یک امتیاز مرتبط‌اند. امتیاز وضعیت تأمین‌کننده (تأییدشده / تأییدشده مشروط / تأییدنشده) را تعیین می‌کند که مستقیماً بر توانایی دریافت سفارش تأثیر می‌گذارد.
گزارش ممیزی
- اطلاعات نهاد ممیزی، ممیز و طرف ممیزی‌شونده
- تاریخ، مدت و دامنه ممیزی
- معیار یا چک‌لیست اعمال‌شده
- حوزه‌ها و فرآیندهای ممیزی‌شده
- یافته‌ها و طبقه‌بندی آن‌ها
- شواهد و عکس‌های پشتیبان یافته‌ها
- امتیازدهی یا درجه‌بندی، اگر طرح الزام کند
- برنامه اقدام اصلاحی و وضعیت رفع
محدودیت خروجی
این ممیزی وضعیت مشاهده‌شده در زمان ممیزی و در دامنه ممیزی‌شده را مستند می‌کند. ممیزی بر پایه نمونه‌برداری است: سوابق بررسی‌شده و حوزه‌های بازدیدشده برای نمایندگی کل انتخاب می‌شوند، اما این به معنای کنترل تک‌تک سوابق نیست. گزارش تضمین یا گواهی نیست و مسئولیت طرف ممیزی‌شونده را از میان نمی‌برد.
تأیید صلاحیت
تأیید صلاحیت بسته به نوع ممیزی متفاوت است. ممیزی‌های طرف سوم که مبنای صدور گواهی سیستم مدیریت‌اند بر پایه ISO/IEC 17021-1 و آن‌ها که مبنای گواهی محصول‌اند بر پایه ISO/IEC 17065 انجام می‌شوند و این دامنه‌ها مشمول تأیید صلاحیت‌اند. ممیزی‌های طرف اول و دوم و ممیزی‌های تابع قواعد صاحب طرح (مانند SMETA و amfori BSCI) در دامنه گواهی تأییدصلاحیت‌شده نیستند؛ این‌ها بر پایه راهنمای ISO 19011 اجرا و گزارش تولید می‌کنند. EUROLAB دارای تأیید صلاحیت بین‌المللی در دامنه ISO/IEC 17021-1 و ISO/IEC 17065 از نهادهای عضو توافق‌نامه IAF است؛ اینکه کدام ممیزی در دامنه تأییدصلاحیت‌شده ارائه می‌شود در مرحله پیشنهاد قیمت کتباً تأیید می‌گردد.
دامنه و اختیاراتممیزیهای مرتبط
پرسش‌های متداول
آیا ممیزی تأمین‌کننده و نظارت تأمین‌کننده یک چیزند؟
نه. تدقیق سیستم و شایستگی تأمین‌کننده را در یک زمان مشخص ارزیابی می‌کند. نظارت فعالیتی محصول‌محور است که در طول ساخت یک سفارش خاص ادامه دارد. در بیشتر پروژه‌ها هر دو با هم استفاده می‌شوند.
آیا تدقیق مبتنی بر نمونه‌گیری است؟
بله. ممیز نمی‌تواند همه سوابق و همه محصولات را بررسی کند؛ نمونه‌گیری به‌گونه‌ای انجام می‌شود که کل را نمایندگی کند. بنابراین نبود یافته در تدقیق به معنای نبود هیچ عدم انطباقی نیست؛ تدقیق اطمینان می‌دهد، نه اثبات مطلق.
آیا تاریخ تدقیق از پیش اعلام می‌شود؟
به طرح و سیاست خریدار بستگی دارد. تدقیق اعلام‌شده، نیمه‌اعلام‌شده (با یک بازه زمانی) و بدون اعلام قابل‌اجرا هستند. تدقیق بدون اعلام هدفش جلوگیری از آماده‌سازی سوابق برای تدقیق است و به‌طور فزاینده رایج می‌شود.