Auditoría de cumplimiento

¿Qué es una auditoría?

La auditoría de cumplimiento evalúa si la organización observa las obligaciones a las que está sujeta: legislación, condiciones contractuales, compromisos voluntarios y políticas internas. A diferencia de la auditoría de calidad, el foco es el CUMPLIMIENTO y no el desempeño.

¿Por qué se realiza?

El objetivo es anticipar el riesgo de sanción, multa e incumplimiento contractual. El precio del incumplimiento suele ser muy superior al coste de corregirlo.

¿Quién la solicita?

Organizaciones de sectores muy regulados
Grupos que operan en varios países
Empresas que establecen o refuerzan una función de cumplimiento
Partes que desean verificar sus obligaciones contractuales
Consejos de administración y comités de auditoría

Criterios de auditoría

Los criterios son el registro de obligaciones de cumplimiento de la organización: legislación aplicable, requisitos de permisos y licencias, cláusulas contractuales, normas sectoriales y políticas internas. La vigencia de este registro determina directamente la validez de la auditoría.

Alcance de la auditoría

La vigencia y el alcance del registro de obligaciones de cumplimiento
La validez de los permisos, licencias y autorizaciones
El mecanismo de seguimiento de los cambios legislativos
El seguimiento de las obligaciones contractuales
Cumplimiento de las políticas y procedimientos internos
El cumplimiento de las obligaciones de información y notificación
Formación y concienciación en cumplimiento
El mecanismo de denuncia y reporte de inquietudes
Casos pasados de incumplimiento y las medidas adoptadas
El seguimiento del desempeño de cumplimiento

Normas relacionadas

ISO 37301
ISO 19011
ISO 37001
ISO 31000

Proceso de auditoría

1Definición del alcance y los criteriosSe aclara por escrito qué se audita y conforme a qué criterio: código de conducta del cliente, especificación, norma o lista de verificación.
2Recopilación de información previaSe revisan el tamaño y la actividad del auditado, su historial de auditorías y las no conformidades abiertas.
3Plan de auditoríaSe preparan la fecha, el equipo y el cronograma de la auditoría; se planifican las áreas a visitar y los roles a entrevistar.
4Reunión de aperturaSe exponen el objeto, alcance, método y formato del informe; se confirman los principios de confidencialidad e imparcialidad.
5Auditoría in situSe recorren las áreas de producción o servicio, se examinan registros y se entrevista a los trabajadores. Los hallazgos se registran en el acto.
6Clasificación de los hallazgosLos hallazgos se gradúan según la clasificación del esquema empleado (crítico / mayor / menor / observación).
7Reunión de cierreLos hallazgos se presentan a la dirección, se explican sus fundamentos y se expone la expectativa de acciones correctivas.
8Informe y seguimientoSe emite el informe de auditoría; se recibe un plan de acciones correctivas y se sigue su cierre. Si procede, se realiza una auditoría de seguimiento.

Hallazgos

Los hallazgos se clasifican según la gravedad del incumplimiento. El incumplimiento legal es siempre la categoría más grave y suele requerir acción inmediata; las desviaciones de la política interna pueden subsanarse en un plazo más largo.

Informe de auditoría

Datos del organismo, del auditor y del auditado
Fecha, duración y alcance de la auditoría
Criterios o lista de verificación aplicados
Áreas y procesos auditados
Hallazgos y su clasificación
Evidencias y fotografías que sustentan los hallazgos
Puntuación o calificación, si el esquema lo exige
Plan de acciones correctivas y estado de cierre

Límites del resultado

Esta auditoría documenta la situación observada en el momento de la auditoría y dentro del alcance auditado. La auditoría se basa en muestreo: los registros examinados y las áreas visitadas se eligen para representar el conjunto, lo que no significa que se haya comprobado cada registro. El informe no es garantía ni certificado y no exime al auditado de su responsabilidad.

Acreditación

La acreditación varía según el tipo de auditoría. Las auditorías de tercera parte que sustentan la certificación de sistemas de gestión se realizan conforme a ISO/IEC 17021-1 y las que sustentan la certificación de producto conforme a ISO/IEC 17065; estos alcances están sujetos a acreditación. Las auditorías de primera y segunda parte, y las regidas por las reglas propias del titular de un esquema (SMETA, amfori BSCI), no forman parte de la certificación acreditada; se realizan siguiendo la guía ISO 19011 y producen un informe. EUROLAB cuenta con acreditación internacionalmente reconocida conforme a ISO/IEC 17021-1 e ISO/IEC 17065, otorgada por organismos firmantes del acuerdo IAF; qué auditorías pueden ofrecerse dentro del alcance acreditado se confirma por escrito en la fase de oferta.

Alcance y habilitaciones

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Preguntas frecuentes

¿Una auditoría de cumplimiento emite una opinión jurídica?

No. El auditor realiza hallazgos frente a las obligaciones definidas; la interpretación de la legislación y sus consecuencias jurídicas son competencia de la asesoría legal. El informe de auditoría es un insumo para esa evaluación.

¿La auditoría se basa en muestreo?

Sí. El auditor no puede examinar todos los registros y todos los productos; se realiza un muestreo para representar el conjunto. Que una auditoría no arroje hallazgos no significa, por tanto, que no exista ninguna no conformidad; una auditoría proporciona garantía, no prueba absoluta.

¿Se anuncia la fecha de la auditoría con antelación?

Depende del esquema y de la política del comprador. Se pueden aplicar auditorías anunciadas, semianunciadas (con una ventana de tiempo) y no anunciadas. Una auditoría no anunciada busca evitar que se preparen los registros para la auditoría y es cada vez más común.