Τι είναι η επιτήρηση;
Το tally είναι η μία προς μία καταμέτρηση και καταγραφή, από τον επιθεωρητή, κάθε δέματος, τεμαχίου ή παλέτας κατά τη φόρτωση ή εκφόρτωση. Είναι η βασική μέθοδος προσδιορισμού ποσότητας σε break bulk και γενικό φορτίο.
Γιατί διενεργείται;
Στόχος είναι η καταγραφή του πραγματικού αριθμού των διακινούμενων τεμαχίων και η παροχή ανεξάρτητου αρχείου καταμέτρησης σε περίπτωση αξιώσεων για έλλειμμα.
Ποιος την ζητά;
- Ναυτικοί πράκτορες και εφοπλιστές
- Διαχειριστές τερματικών σταθμών και λιμένων
- Εισαγωγείς και εξαγωγείς
- Ασφαλιστικές εταιρείες
- Εταιρείες logistics
Εύρος επιτήρησης
- Καταμέτρηση ανά δέμα, τεμάχιο και παλέτα
- Διαχωρισμός ανά παρτίδα/lot και σήμανση
- Καταγραφή κατάστασης συσκευασίας και εμφανών ζημιών
- Χωριστή καταγραφή ελλειπόντων, πλεοναζόντων και κατεστραμμένων τεμαχίων
- Καταγραφή ζημιών που προκύπτουν κατά την καταμέτρηση
- Παρατήρηση της μεθόδου και του εξοπλισμού διακίνησης
- Τήρηση αρχείων καταμέτρησης ανά βάρδια
- Σύγκριση με την ποσότητα της φορτωτικής
Σχετικά πρότυπα
- ISO/IEC 17020
Μέθοδος και εξοπλισμός
- Έντυπα καταγραφής καταμέτρησης και φορητό τερματικό
- Σαρωτής barcode
- Εξοπλισμός φωτογραφικής καταγραφής
- Υλικά επισήμανσης
Διαδικασία επιτήρησης
- 1Ανάθεση και οδηγίεςΗ εντολή επιτήρησης λαμβάνεται εγγράφως: αποσαφηνίζονται εύρος, μέθοδος, σχέδιο δειγματοληψίας, προδιαγραφή και απαιτήσεις αναφοράς. Το εύρος της εντολής ορίζει και τα όρια της έκθεσης.
- 2Συγκέντρωση στοιχείων αποστολήςΕξετάζονται οι όροι της σύμβασης ή της πίστωσης, το προτιμολόγιο, η λίστα συσκευασίας και προηγούμενες εκθέσεις ανάλυσης· προγραμματίζονται ημερομηνία και τόπος.
- 3Προετοιμασία στον χώροΟ επιθεωρητής μεταβαίνει στον χώρο· αξιολογούνται οι συνθήκες αποθήκης, τερματικού ή πλοίου και η καταλληλότητα του εξοπλισμού ζύγισης και μέτρησης.
- 4Διενέργεια της επιτήρησηςΟ προσδιορισμός ποσότητας, η δειγματοληψία, η εξέταση και οι απαιτούμενες μετρήσεις γίνονται με την καθορισμένη μέθοδο· κάθε βήμα τεκμηριώνεται με φωτογραφίες και αρχεία.
- 5Χειρισμός δειγμάτωνΕφόσον λαμβάνονται δείγματα, σφραγίζονται, επισημαίνονται και μοιράζονται στα μέρη· διατηρείται δείγμα μάρτυρας. Αν απαιτείται ανάλυση, αποστέλλονται στο εργαστήριο.
- 6Καταγραφή ευρημάτωνΚάθε μη συμμόρφωση, ζημιά ή έλλειμμα καταγράφεται επιτόπου και γνωστοποιείται στον εντολέα.
- 7ΑναφοράΕκδίδεται η έκθεση επιτήρησης· αναφέρονται ρητά το εύρος, ο χρόνος και ο τόπος. Εφόσον το απαιτεί η πίστωση, εκδίδεται πιστοποιητικό στη ζητούμενη μορφή.
Έκθεση επιτήρησης
- Στοιχεία φορέα, επιθεωρητή και εντολέα
- Ημερομηνία, ώρα και τόπος επιτήρησης
- Περιγραφή εμπορεύματος, παρτίδα και έγγραφα αναφοράς
- Εφαρμοζόμενη μέθοδος επιτήρησης και, εφόσον υπάρχει, σχέδιο δειγματοληψίας
- Αποτελέσματα μέτρησης και ζύγισης, εξοπλισμός και στοιχεία βαθμονόμησης
- Κατάσταση συσκευασίας, σήμανσης και στοιβασίας
- Μη συμμορφώσεις, ελλείμματα ή ζημιές που εντοπίστηκαν
- Φωτογραφικά αρχεία
- Αριθμοί σφραγίδων δειγμάτων και στοιχεία διατήρησης
- Δήλωση των ορίων του εύρους επιτήρησης
- Πληροφορίες τόπου, ημερομηνίας και βάρδιας καταμέτρησης
- Συνολική καταμέτρηση και κατανομή ανά παρτίδα
- Κατάλογος ελλειπόντων, πλεοναζόντων και κατεστραμμένων τεμαχίων
- Συμφωνία με την ποσότητα της φορτωτικής
Όρια της έκθεσης
Η έκθεση επιτήρησης τεκμηριώνει την κατάσταση του εμπορεύματος ΚΑΤΑ ΤΟΝ ΧΡΟΝΟ και ΣΤΟΝ ΤΟΠΟ της επιθεώρησης και τίποτα πέραν αυτού. Δεν αποτελεί εγγύηση ποιότητας, πιστοποιητικό συμμόρφωσης ή ασφαλιστική κάλυψη. Όταν βασίζεται σε δειγματοληψία, το αποτέλεσμα αντιπροσωπεύει μόνο το ληφθέν δείγμα και δεν παρέχει απόλυτη διασφάλιση για ολόκληρη την παρτίδα. Μεταβολές κατά τη διακίνηση, μεταφορά ή αποθήκευση μετά την επιθεώρηση δεν καλύπτονται.
Διαπίστευση
Οι δραστηριότητες επιτήρησης διενεργούνται κατά ISO/IEC 17020, που απαιτεί αμεροληψία του φορέα, επάρκεια του προσωπικού και εγκυρότητα των μεθόδων. Ο κανόνας αμεροληψίας είναι καθοριστικός: ο φορέας δεν μπορεί να είναι μέρος στο εμπόριο ή στην κατασκευή του εμπορεύματος που επιτηρεί. Η EUROLAB διαθέτει διεθνώς αναγνωρισμένη διαπίστευση κατά ISO/IEC 17020 από φορείς της συμφωνίας ILAC· επειδή το διαπιστευμένο πεδίο ορίζεται ανά τύπο επιτήρησης, επιβεβαιώνεται εγγράφως στο στάδιο της προσφοράς.
Πεδίο και εξουσιοδοτήσειςΣχετικές υπηρεσίες επιτήρησης
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ tally και επιθεώρησης ποσότητας;
Το tally είναι μια συνεχής, τεμάχιο προς τεμάχιο καταμέτρηση που διεξάγεται κατά τη διακίνηση, εξαρτώμενη από τον ρυθμό της επιχείρησης. Η επιθεώρηση ποσότητας, από την άλλη, είναι μια ευρύτερη υπηρεσία και μπορεί να περιλαμβάνει επίσης μεθόδους ζύγισης, όγκου ή υπολογισμού.
Η έκθεση επιτήρησης αποτελεί εγγύηση ποιότητας;
Όχι. Η έκθεση τεκμηριώνει την κατάσταση που διαπιστώθηκε τη στιγμή και στον τόπο της επιτήρησης. Οι αλλαγές που υφίσταται το εμπόρευμα στις επόμενες διαδικασίες μεταφοράς, διακίνησης και αποθήκευσης βρίσκονται εκτός του πεδίου της έκθεσης, και ο φορέας επιτήρησης δεν είναι υπεύθυνος γι' αυτές.
Πώς διασφαλίζεται η ανεξαρτησία του επιθεωρητή;
Η επιτήρηση διενεργείται κατά ISO/IEC 17020, που απαιτεί αμεροληψία και πρόληψη σύγκρουσης συμφερόντων. Ο φορέας επιτήρησης δεν μπορεί να είναι μέρος στην αγοραπωλησία του εμπορεύματος που επιθεωρεί.
Πόσος χρόνος χρειάζεται για την έκδοση της έκθεσης;
Τα προκαταρκτικά ευρήματα κοινοποιούνται την ίδια ημέρα ολοκλήρωσης της εργασίας πεδίου. Η τελική έκθεση εξαρτάται από την άφιξη των εργαστηριακών αποτελεσμάτων εάν απαιτείται ανάλυση· ο χρόνος καθορίζεται εγγράφως στο στάδιο της προσφοράς.