Έλεγχος συμμόρφωσης

Ο έλεγχος συμμόρφωσης αξιολογεί αν ο οργανισμός τηρεί τις υποχρεώσεις στις οποίες υπόκειται: νομοθεσία, συμβατικούς όρους, εθελοντικές δεσμεύσεις και εσωτερικές πολιτικές. Σε αντίθεση με τον έλεγχο ποιότητας, το επίκεντρο είναι η ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗ και όχι η επίδοση.

Στόχος είναι να προβλεφθεί ο κίνδυνος κυρώσεων, προστίμων και αθέτησης σύμβασης. Το τίμημα της μη συμμόρφωσης είναι συνήθως πολλαπλάσιο του κόστους αποκατάστασης.

• Οργανισμοί σε αυστηρά ρυθμιζόμενους κλάδους
• Όμιλοι που δραστηριοποιούνται σε πολλές χώρες
• Εταιρείες που καθιερώνουν ή ενισχύουν λειτουργία συμμόρφωσης
• Μέρη που επιθυμούν να επαληθεύσουν τις συμβατικές τους υποχρεώσεις
• Διοικητικά συμβούλια και επιτροπές ελέγχου

Τα κριτήρια είναι το μητρώο υποχρεώσεων συμμόρφωσης του οργανισμού: ισχύουσα νομοθεσία, απαιτήσεις αδειών, συμβατικοί όροι, κλαδικοί κανόνες και εσωτερικές πολιτικές. Το πόσο επίκαιρο είναι αυτό το μητρώο καθορίζει άμεσα την εγκυρότητα του ελέγχου.

• Η επικαιρότητα και το εύρος του μητρώου υποχρεώσεων συμμόρφωσης
• Η ισχύς αδειών, εγκρίσεων και εξουσιοδοτήσεων
• Ο μηχανισμός παρακολούθησης νομοθετικών αλλαγών
• Παρακολούθηση συμβατικών υποχρεώσεων
• Συμμόρφωση με εσωτερικές πολιτικές και διαδικασίες
• Εκπλήρωση υποχρεώσεων αναφοράς και ειδοποίησης
• Εκπαίδευση και ευαισθητοποίηση σε θέματα συμμόρφωσης
• Ο μηχανισμός καταγγελίας δυσλειτουργιών και ανησυχιών
• Προηγούμενα περιστατικά μη συμμόρφωσης και τα μέτρα που ελήφθησαν
• Παρακολούθηση της απόδοσης συμμόρφωσης

• ISO 37301
• ISO 19011
• ISO 37001
• ISO 31000

1. 1Καθορισμός εύρους και κριτηρίωνΚαταγράφεται εγγράφως τι ελέγχεται και βάσει ποιου κριτηρίου: κώδικας δεοντολογίας πελάτη, προδιαγραφή, πρότυπο ή ερωτηματολόγιο.
2. 2Συλλογή προκαταρκτικών στοιχείωνΕξετάζονται το μέγεθος και η δραστηριότητα του ελεγχόμενου, το ιστορικό ελέγχων και τυχόν ανοιχτές μη συμμορφώσεις.
3. 3Σχέδιο ελέγχουΕτοιμάζονται η ημερομηνία, η ομάδα και το χρονοδιάγραμμα· προγραμματίζονται οι χώροι επίσκεψης και οι ρόλοι προς συνέντευξη.
4. 4Εναρκτήρια σύσκεψηΠαρουσιάζονται σκοπός, εύρος, μέθοδος και μορφή αναφοράς· επιβεβαιώνονται οι αρχές εμπιστευτικότητας και αμεροληψίας.
5. 5Επιτόπιος έλεγχοςΔιασχίζονται οι χώροι παραγωγής ή υπηρεσιών, εξετάζονται αρχεία και γίνονται συνεντεύξεις εργαζομένων. Τα ευρήματα καταγράφονται επιτόπου.
6. 6Ταξινόμηση ευρημάτωνΤα ευρήματα βαθμολογούνται κατά την ταξινόμηση του εφαρμοζόμενου σχήματος (κρίσιμο / μείζον / έλασσον / παρατήρηση).
7. 7Καταληκτική σύσκεψηΤα ευρήματα παρουσιάζονται στη διοίκηση, αιτιολογούνται και τίθεται η προσδοκία διορθωτικών ενεργειών.
8. 8Έκθεση και παρακολούθησηΕκδίδεται η έκθεση ελέγχου· λαμβάνεται σχέδιο διορθωτικών ενεργειών και παρακολουθείται το κλείσιμό του. Εφόσον απαιτείται, διενεργείται επανέλεγχος.

Τα ευρήματα ταξινομούνται ανάλογα με τη σοβαρότητα της μη συμμόρφωσης. Η νομική μη συμμόρφωση αποτελεί πάντα την πιο σοβαρή κατηγορία και συνήθως απαιτεί άμεση δράση· οι αποκλίσεις από την εσωτερική πολιτική μπορούν να διορθωθούν σε μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.

• Στοιχεία φορέα, ελεγκτή και ελεγχόμενου
• Ημερομηνία, διάρκεια και εύρος ελέγχου
• Εφαρμοζόμενα κριτήρια ή ερωτηματολόγιο
• Ελεγχθέντες τομείς και διεργασίες
• Ευρήματα και ταξινόμησή τους
• Τεκμήρια και φωτογραφίες που στηρίζουν τα ευρήματα
• Βαθμολόγηση ή κατάταξη, εφόσον το απαιτεί το σχήμα
• Σχέδιο διορθωτικών ενεργειών και κατάσταση κλεισίματος

Ο έλεγχος αυτός τεκμηριώνει την κατάσταση που παρατηρήθηκε κατά τον χρόνο και εντός του εύρους του ελέγχου. Ο έλεγχος βασίζεται σε δειγματοληψία: τα αρχεία που εξετάστηκαν και οι χώροι που επισκέφθηκαν επιλέγονται ως αντιπροσωπευτικά, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι ελέγχθηκε κάθε αρχείο. Η έκθεση δεν είναι εγγύηση ούτε πιστοποιητικό και δεν αίρει την ευθύνη του ελεγχόμενου.

Η διαπίστευση διαφέρει ανάλογα με τον τύπο του ελέγχου. Οι έλεγχοι τρίτου μέρους που στηρίζουν την πιστοποίηση συστημάτων διαχείρισης διενεργούνται κατά ISO/IEC 17021-1 και όσοι στηρίζουν την πιστοποίηση προϊόντος κατά ISO/IEC 17065· τα πεδία αυτά υπόκεινται σε διαπίστευση. Οι έλεγχοι πρώτου και δεύτερου μέρους, καθώς και όσοι διέπονται από τους κανόνες του ιδιοκτήτη ενός σχήματος (SMETA, amfori BSCI), δεν εμπίπτουν στη διαπιστευμένη πιστοποίηση· ακολουθούν το ISO 19011 και παράγουν έκθεση. Η EUROLAB διαθέτει διεθνώς αναγνωρισμένη διαπίστευση κατά ISO/IEC 17021-1 και ISO/IEC 17065 από φορείς της συμφωνίας IAF· ποιοι έλεγχοι προσφέρονται εντός διαπιστευμένου πεδίου επιβεβαιώνεται εγγράφως στο στάδιο της προσφοράς.

• Έλεγχος προμηθευτή
• Έλεγχος εργοστασίου
• Έλεγχος διεργασίας
• Έλεγχος προϊόντος
• Έλεγχος ποιότητας
• Τεχνικός έλεγχος
• Έλεγχος εφοδιαστικής αλυσίδας