Έλεγχος προμηθευτή

Ο έλεγχος προμηθευτή είναι η επιτόπια αξιολόγηση της ικανότητας υφιστάμενου ή υποψήφιου προμηθευτή να καλύψει τις απαιτήσεις του αγοραστή. Συνήθως διενεργείται ως έλεγχος δεύτερου μέρους, για λογαριασμό του αγοραστή.

Στόχος είναι να φανεί ο κίνδυνος προμήθειας πριν δοθεί η παραγγελία. Το λάθος στην επιλογή προμηθευτή γίνεται η πηγή όλων των επόμενων προβλημάτων ποιότητας και χρόνου· ο έλεγχος στηρίζει την απόφαση σε δεδομένα.

• Εταιρείες αγοραστών που εκτελούν διαδικασία έγκρισης προμηθευτών
• Τμήματα προμηθειών που εντάσσουν νέο προμηθευτή
• Εταιρείες που αξιολογούν προμηθευτές με προβλήματα απόδοσης
• Οργανισμοί που συνεργάζονται με κρίσιμο ή μοναδικό προμηθευτή
• Ομάδες που διαχειρίζονται τον κίνδυνο εφοδιαστικής αλυσίδας

Τα κριτήρια είναι το δικό του εγχειρίδιο προμηθευτών του αγοραστή, η τεχνική προδιαγραφή και ο κώδικας δεοντολογίας· σε αυτά μπορούν να προστεθούν ένα πρότυπο όπως το ISO 9001 και τομεακές απαιτήσεις. Τα κριτήρια και η μέθοδος βαθμολόγησης πρέπει να κοινοποιούνται στον προμηθευτή πριν τον έλεγχο.

• Το σύστημα διαχείρισης ποιότητας και η εγκυρότητα πιστοποιητικών
• Παραγωγική ικανότητα και τρέχουσα κατάσταση φόρτου
• Ικανότητα διεργασίας και κατάσταση εξοπλισμού
• Συστήματα ελέγχου ποιότητας, επιθεώρησης και μέτρησης
• Βαθμονόμηση και ιχνηλασιμότητα μέτρησης
• Ιχνηλασιμότητα και διαχείριση παρτίδων
• Επιλογή και έλεγχος υποπρομηθευτών
• Απόδοση παράδοσης και διαχείριση χρόνου παράδοσης
• Διαχείριση μη συμμορφώσεων και παραπόνων
• Διαχείριση αλλαγών και υποχρεώσεις κοινοποίησης
• Επιχειρησιακή συνέχεια και σχέδια έκτακτης ανάγκης
• Δείκτες χρηματοοικονομικής και επιχειρησιακής συνέχειας

• ISO 19011
• ISO 9001
• IATF 16949
• VDA 6.3
• ISO 28000

1. 1Καθορισμός εύρους και κριτηρίωνΚαταγράφεται εγγράφως τι ελέγχεται και βάσει ποιου κριτηρίου: κώδικας δεοντολογίας πελάτη, προδιαγραφή, πρότυπο ή ερωτηματολόγιο.
2. 2Συλλογή προκαταρκτικών στοιχείωνΕξετάζονται το μέγεθος και η δραστηριότητα του ελεγχόμενου, το ιστορικό ελέγχων και τυχόν ανοιχτές μη συμμορφώσεις.
3. 3Σχέδιο ελέγχουΕτοιμάζονται η ημερομηνία, η ομάδα και το χρονοδιάγραμμα· προγραμματίζονται οι χώροι επίσκεψης και οι ρόλοι προς συνέντευξη.
4. 4Εναρκτήρια σύσκεψηΠαρουσιάζονται σκοπός, εύρος, μέθοδος και μορφή αναφοράς· επιβεβαιώνονται οι αρχές εμπιστευτικότητας και αμεροληψίας.
5. 5Επιτόπιος έλεγχοςΔιασχίζονται οι χώροι παραγωγής ή υπηρεσιών, εξετάζονται αρχεία και γίνονται συνεντεύξεις εργαζομένων. Τα ευρήματα καταγράφονται επιτόπου.
6. 6Ταξινόμηση ευρημάτωνΤα ευρήματα βαθμολογούνται κατά την ταξινόμηση του εφαρμοζόμενου σχήματος (κρίσιμο / μείζον / έλασσον / παρατήρηση).
7. 7Καταληκτική σύσκεψηΤα ευρήματα παρουσιάζονται στη διοίκηση, αιτιολογούνται και τίθεται η προσδοκία διορθωτικών ενεργειών.
8. 8Έκθεση και παρακολούθησηΕκδίδεται η έκθεση ελέγχου· λαμβάνεται σχέδιο διορθωτικών ενεργειών και παρακολουθείται το κλείσιμό του. Εφόσον απαιτείται, διενεργείται επανέλεγχος.

Τα ευρήματα βαθμολογούνται σύμφωνα με την ταξινόμηση του αγοραστή και συνήθως συνδέονται με βαθμολογία. Η βαθμολογία καθορίζει το καθεστώς προμηθευτή (εγκεκριμένος / υπό όρους εγκεκριμένος / μη εγκεκριμένος), το οποίο επηρεάζει άμεσα την ικανότητα λήψης παραγγελιών.

• Στοιχεία φορέα, ελεγκτή και ελεγχόμενου
• Ημερομηνία, διάρκεια και εύρος ελέγχου
• Εφαρμοζόμενα κριτήρια ή ερωτηματολόγιο
• Ελεγχθέντες τομείς και διεργασίες
• Ευρήματα και ταξινόμησή τους
• Τεκμήρια και φωτογραφίες που στηρίζουν τα ευρήματα
• Βαθμολόγηση ή κατάταξη, εφόσον το απαιτεί το σχήμα
• Σχέδιο διορθωτικών ενεργειών και κατάσταση κλεισίματος

Ο έλεγχος αυτός τεκμηριώνει την κατάσταση που παρατηρήθηκε κατά τον χρόνο και εντός του εύρους του ελέγχου. Ο έλεγχος βασίζεται σε δειγματοληψία: τα αρχεία που εξετάστηκαν και οι χώροι που επισκέφθηκαν επιλέγονται ως αντιπροσωπευτικά, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι ελέγχθηκε κάθε αρχείο. Η έκθεση δεν είναι εγγύηση ούτε πιστοποιητικό και δεν αίρει την ευθύνη του ελεγχόμενου.

Η διαπίστευση διαφέρει ανάλογα με τον τύπο του ελέγχου. Οι έλεγχοι τρίτου μέρους που στηρίζουν την πιστοποίηση συστημάτων διαχείρισης διενεργούνται κατά ISO/IEC 17021-1 και όσοι στηρίζουν την πιστοποίηση προϊόντος κατά ISO/IEC 17065· τα πεδία αυτά υπόκεινται σε διαπίστευση. Οι έλεγχοι πρώτου και δεύτερου μέρους, καθώς και όσοι διέπονται από τους κανόνες του ιδιοκτήτη ενός σχήματος (SMETA, amfori BSCI), δεν εμπίπτουν στη διαπιστευμένη πιστοποίηση· ακολουθούν το ISO 19011 και παράγουν έκθεση. Η EUROLAB διαθέτει διεθνώς αναγνωρισμένη διαπίστευση κατά ISO/IEC 17021-1 και ISO/IEC 17065 από φορείς της συμφωνίας IAF· ποιοι έλεγχοι προσφέρονται εντός διαπιστευμένου πεδίου επιβεβαιώνεται εγγράφως στο στάδιο της προσφοράς.

• Έλεγχος εργοστασίου
• Έλεγχος διεργασίας
• Έλεγχος προϊόντος
• Έλεγχος ποιότητας
• Έλεγχος συμμόρφωσης
• Τεχνικός έλεγχος
• Έλεγχος εφοδιαστικής αλυσίδας