Audit di conformità

L'audit di conformità valuta se l'organizzazione osserva gli obblighi cui è soggetta: normativa, clausole contrattuali, impegni volontari e politiche interne. A differenza dell'audit di qualità, il focus è la CONFORMITÀ e non la prestazione.

L'obiettivo è prevedere il rischio di sanzioni, ammende e inadempimento contrattuale. Il prezzo della non conformità è di norma molte volte superiore al costo di rimediare.

• Organizzazioni in settori fortemente regolamentati
• Gruppi che operano in più paesi
• Aziende che istituiscono o rafforzano una funzione di compliance
• Parti che desiderano verificare i propri obblighi contrattuali
• Consigli di amministrazione e comitati di audit

I criteri sono il registro degli obblighi di conformità dell'organizzazione: normativa applicabile, requisiti di permessi e licenze, clausole contrattuali, regole di settore e politiche interne. L'aggiornamento di questo registro determina direttamente la validità dell'audit.

• L'aggiornamento e la portata del registro degli obblighi di conformità
• La validità di permessi, licenze e autorizzazioni
• Il meccanismo di monitoraggio delle modifiche normative
• Il monitoraggio degli obblighi contrattuali
• Conformità alle politiche e procedure interne
• L'adempimento degli obblighi di rendicontazione e notifica
• Formazione e sensibilizzazione sulla compliance
• Il meccanismo di whistleblowing e segnalazione di preoccupazioni
• Casi pregressi di non conformità e le misure adottate
• Il monitoraggio delle prestazioni di compliance

• ISO 37301
• ISO 19011
• ISO37001
• ISO31000

1. 1Definizione di ambito e criteriSi mette per iscritto che cosa viene auditato e secondo quale criterio: codice di condotta del cliente, capitolato, norma o check-list.
2. 2Raccolta di informazioni preliminariSi esaminano dimensione e attività dell'auditato, lo storico degli audit e le non conformità aperte.
3. 3Piano di auditSi preparano data, gruppo e cronoprogramma dell'audit; si pianificano le aree da visitare e i ruoli da intervistare.
4. 4Riunione di aperturaSi illustrano scopo, ambito, metodo e formato di reporting; si confermano i principi di riservatezza e imparzialità.
5. 5Audit in sitoSi percorrono le aree di produzione o servizio, si esaminano le registrazioni e si intervistano i lavoratori. I rilievi sono registrati immediatamente.
6. 6Classificazione dei rilieviI rilievi sono graduati secondo la classificazione dello schema adottato (critico / maggiore / minore / osservazione).
7. 7Riunione di chiusuraI rilievi sono presentati alla direzione, se ne spiegano le motivazioni e si illustra l'attesa di azioni correttive.
8. 8Rapporto e follow-upSi emette il rapporto di audit; si acquisisce un piano di azioni correttive e se ne segue la chiusura. Se necessario si esegue un audit di follow-up.

Le risultanze sono classificate in base alla gravità della non conformità. La non conformità legale è sempre la categoria più grave e per lo più richiede un'azione immediata; le deviazioni dalla politica interna possono essere corrette in un periodo più lungo.

• Dati dell'organismo, dell'auditor e dell'auditato
• Data, durata e ambito dell'audit
• Criteri o check-list applicati
• Aree e processi auditati
• Rilievi e relativa classificazione
• Evidenze e fotografie a supporto dei rilievi
• Punteggio o classificazione, se previsto dallo schema
• Piano di azioni correttive e stato di chiusura

Questo audit documenta la situazione osservata al momento dell'audit e nell'ambito auditato. L'audit è basato su campionamento: le registrazioni esaminate e le aree visitate sono scelte per rappresentare l'insieme, il che non significa che ogni registrazione sia stata controllata. Il rapporto non è né garanzia né certificato e non solleva l'auditato dalla sua responsabilità.

L'accreditamento varia con il tipo di audit. Gli audit di terza parte a supporto della certificazione di sistemi di gestione si svolgono secondo ISO/IEC 17021-1 e quelli a supporto della certificazione di prodotto secondo ISO/IEC 17065; tali ambiti sono soggetti ad accreditamento. Gli audit di prima e seconda parte e quelli regolati dalle regole proprie del proprietario di uno schema (SMETA, amfori BSCI) non rientrano nella certificazione accreditata; seguono la guida ISO 19011 e producono un rapporto. EUROLAB dispone di accreditamenti riconosciuti a livello internazionale secondo ISO/IEC 17021-1 e ISO/IEC 17065, rilasciati da enti firmatari dell'accordo IAF; quali audit possano essere offerti in ambito accreditato è confermato per iscritto in fase di offerta.

• Audit fornitori
• Audit di stabilimento
• Audit di processo
• Audit di prodotto
• Audit di qualità
• Audit tecnico
• Audit della catena di fornitura