Audit fornitore

Che cos'è un audit?

L'audit fornitore è la valutazione in sito della capacità di un fornitore attuale o candidato di soddisfare i requisiti dell'acquirente. È svolto per lo più come audit di seconda parte, per conto dell'acquirente.

Perché si esegue?

L'obiettivo è vedere il rischio di fornitura prima di emettere l'ordine. Un errore nella scelta del fornitore diventa la fonte di tutti i successivi problemi di qualità e tempi; l'audit fonda quella decisione su dati.

Chi lo richiede?

Aziende acquirenti che gestiscono un processo di approvazione dei fornitori
Uffici acquisti che avviano un nuovo fornitore
Aziende che valutano fornitori con problemi di prestazione
Organizzazioni che lavorano con un fornitore critico o a fonte unica
Gruppi che gestiscono il rischio della catena di fornitura

Criteri di audit

I criteri sono il manuale fornitori proprio dell'acquirente, la specifica tecnica e il codice di condotta; a questi si possono aggiungere una norma come la ISO 9001 e requisiti settoriali. I criteri e il metodo di punteggio devono essere comunicati al fornitore prima dell'audit.

Ambito dell'audit

Il sistema di gestione della qualità e la validità dei certificati
Capacità produttiva e situazione di carico attuale
Capacità di processo e condizione delle attrezzature
Sistemi di controllo qualità, ispezione e misura
Taratura e tracciabilità delle misure
Tracciabilità e gestione dei lotti
Selezione e controllo dei subfornitori
Prestazioni di consegna e gestione dei tempi
Gestione delle non conformità e dei reclami
Gestione del cambiamento e obblighi di notifica
Continuità operativa e piani di emergenza
Indicatori di continuità finanziaria e operativa

Norme correlate

ISO 19011
ISO9001
IATF 16949
VDA6.3
ISO 28000

Processo di audit

1Definizione di ambito e criteriSi mette per iscritto che cosa viene auditato e secondo quale criterio: codice di condotta del cliente, capitolato, norma o check-list.
2Raccolta di informazioni preliminariSi esaminano dimensione e attività dell'auditato, lo storico degli audit e le non conformità aperte.
3Piano di auditSi preparano data, gruppo e cronoprogramma dell'audit; si pianificano le aree da visitare e i ruoli da intervistare.
4Riunione di aperturaSi illustrano scopo, ambito, metodo e formato di reporting; si confermano i principi di riservatezza e imparzialità.
5Audit in sitoSi percorrono le aree di produzione o servizio, si esaminano le registrazioni e si intervistano i lavoratori. I rilievi sono registrati immediatamente.
6Classificazione dei rilieviI rilievi sono graduati secondo la classificazione dello schema adottato (critico / maggiore / minore / osservazione).
7Riunione di chiusuraI rilievi sono presentati alla direzione, se ne spiegano le motivazioni e si illustra l'attesa di azioni correttive.
8Rapporto e follow-upSi emette il rapporto di audit; si acquisisce un piano di azioni correttive e se ne segue la chiusura. Se necessario si esegue un audit di follow-up.

Rilievi

Le risultanze vengono valutate secondo la classificazione dell'acquirente e sono generalmente legate a un punteggio. Il punteggio determina lo stato del fornitore (approvato / approvato condizionatamente / non approvato), che influisce direttamente sulla capacità di ottenere ordini.

Rapporto di audit

Dati dell'organismo, dell'auditor e dell'auditato
Data, durata e ambito dell'audit
Criteri o check-list applicati
Aree e processi auditati
Rilievi e relativa classificazione
Evidenze e fotografie a supporto dei rilievi
Punteggio o classificazione, se previsto dallo schema
Piano di azioni correttive e stato di chiusura

Limiti del risultato

Questo audit documenta la situazione osservata al momento dell'audit e nell'ambito auditato. L'audit è basato su campionamento: le registrazioni esaminate e le aree visitate sono scelte per rappresentare l'insieme, il che non significa che ogni registrazione sia stata controllata. Il rapporto non è né garanzia né certificato e non solleva l'auditato dalla sua responsabilità.

Accreditamento

L'accreditamento varia con il tipo di audit. Gli audit di terza parte a supporto della certificazione di sistemi di gestione si svolgono secondo ISO/IEC 17021-1 e quelli a supporto della certificazione di prodotto secondo ISO/IEC 17065; tali ambiti sono soggetti ad accreditamento. Gli audit di prima e seconda parte e quelli regolati dalle regole proprie del proprietario di uno schema (SMETA, amfori BSCI) non rientrano nella certificazione accreditata; seguono la guida ISO 19011 e producono un rapporto. EUROLAB dispone di accreditamenti riconosciuti a livello internazionale secondo ISO/IEC 17021-1 e ISO/IEC 17065, rilasciati da enti firmatari dell'accordo IAF; quali audit possano essere offerti in ambito accreditato è confermato per iscritto in fase di offerta.

Ambito e abilitazioni

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Domande frequenti

Audit del fornitore e sorveglianza del fornitore sono la stessa cosa?

No. Un audit valuta il sistema e la competenza del fornitore in un dato momento. La sorveglianza è un'attività di monitoraggio incentrata sul prodotto che prosegue per tutta la produzione di un ordine specifico. La maggior parte dei progetti utilizza entrambi insieme.

L'audit si basa sul campionamento?

Sì. L'auditor non può esaminare ogni registrazione e ogni prodotto; il campionamento viene effettuato per rappresentare l'insieme. L'assenza di risultanze in un audit non significa quindi che non vi sia alcuna non conformità; un audit fornisce una garanzia, non una prova assoluta.

La data dell'audit viene comunicata in anticipo?

Dipende dallo schema e dalla politica dell'acquirente. Possono essere applicati audit annunciati, semi-annunciati (con una finestra temporale) e non annunciati. Un audit non annunciato mira a impedire che le registrazioni vengano preparate per l'audit e sta diventando sempre più comune.

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