Audit della catena di fornitura

Che cos'è un audit?

L'audit della catena di fornitura non guarda a un singolo fornitore ma a più livelli della catena. Rientrano nell'ambito anche i subfornitori oltre il fornitore diretto e la fonte della materia prima.

Perché si esegue?

L'obiettivo è trovare dove si nasconde il rischio. I problemi emergono spesso non presso il fornitore diretto ma presso il suo subfornitore; un audit limitato al primo livello non può vederlo.

Chi lo richiede?

Marchi che gestiscono una catena di fornitura multilivello
Aziende rientranti negli obblighi di due diligence sui diritti umani
Produttori dipendenti da una materia prima critica
Organizzazioni soggette alla normativa su deforestazione e minerali di conflitto
Gruppi che gestiscono il rischio di continuità della catena di fornitura

Criteri di audit

I criteri sono la politica di catena di fornitura e il codice di condotta dell'acquirente; a questi si aggiungono schemi settoriali, requisiti di catena di custodia e normativa pertinente (regolamenti sulla due diligence).

Ambito dell'audit

La mappatura della catena di fornitura e la visibilità dei livelli
I processi di selezione e approvazione dei sub-fornitori
La diffusione del codice di condotta lungo la catena
La tracciabilità della fonte della materia prima
I registri della catena di custodia e il bilancio di massa
Le dipendenze critiche e da fonte unica
I rischi sociali e ambientali nella catena
L'utilizzo non dichiarato della produzione conto terzi
La continuità operativa e i piani di approvvigionamento alternativo
La gestione delle non conformità lungo tutta la catena

Norme correlate

ISO 19011
ISO 28000
ISO 20400
Guida OCSE sulla due diligence

Processo di audit

1Definizione di ambito e criteriSi mette per iscritto che cosa viene auditato e secondo quale criterio: codice di condotta del cliente, capitolato, norma o check-list.
2Raccolta di informazioni preliminariSi esaminano dimensione e attività dell'auditato, lo storico degli audit e le non conformità aperte.
3Piano di auditSi preparano data, gruppo e cronoprogramma dell'audit; si pianificano le aree da visitare e i ruoli da intervistare.
4Riunione di aperturaSi illustrano scopo, ambito, metodo e formato di reporting; si confermano i principi di riservatezza e imparzialità.
5Audit in sitoSi percorrono le aree di produzione o servizio, si esaminano le registrazioni e si intervistano i lavoratori. I rilievi sono registrati immediatamente.
6Classificazione dei rilieviI rilievi sono graduati secondo la classificazione dello schema adottato (critico / maggiore / minore / osservazione).
7Riunione di chiusuraI rilievi sono presentati alla direzione, se ne spiegano le motivazioni e si illustra l'attesa di azioni correttive.
8Rapporto e follow-upSi emette il rapporto di audit; si acquisisce un piano di azioni correttive e se ne segue la chiusura. Se necessario si esegue un audit di follow-up.

Rilievi

Le risultanze più gravi riguardano la perdita di visibilità: la non conoscenza di un livello della catena, l'utilizzo non dichiarato di un subappaltatore e un'interruzione nella catena di tracciabilità. Queste risultanze invalidano l'intera garanzia di fornitura dell'acquirente.

Rapporto di audit

Dati dell'organismo, dell'auditor e dell'auditato
Data, durata e ambito dell'audit
Criteri o check-list applicati
Aree e processi auditati
Rilievi e relativa classificazione
Evidenze e fotografie a supporto dei rilievi
Punteggio o classificazione, se previsto dallo schema
Piano di azioni correttive e stato di chiusura

Limiti del risultato

Questo audit documenta la situazione osservata al momento dell'audit e nell'ambito auditato. L'audit è basato su campionamento: le registrazioni esaminate e le aree visitate sono scelte per rappresentare l'insieme, il che non significa che ogni registrazione sia stata controllata. Il rapporto non è né garanzia né certificato e non solleva l'auditato dalla sua responsabilità.

Accreditamento

L'accreditamento varia con il tipo di audit. Gli audit di terza parte a supporto della certificazione di sistemi di gestione si svolgono secondo ISO/IEC 17021-1 e quelli a supporto della certificazione di prodotto secondo ISO/IEC 17065; tali ambiti sono soggetti ad accreditamento. Gli audit di prima e seconda parte e quelli regolati dalle regole proprie del proprietario di uno schema (SMETA, amfori BSCI) non rientrano nella certificazione accreditata; seguono la guida ISO 19011 e producono un rapporto. EUROLAB dispone di accreditamenti riconosciuti a livello internazionale secondo ISO/IEC 17021-1 e ISO/IEC 17065, rilasciati da enti firmatari dell'accordo IAF; quali audit possano essere offerti in ambito accreditato è confermato per iscritto in fase di offerta.

Ambito e abilitazioni

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Domande frequenti

Sono obbligato ad auditare i miei sub-fornitori?

Dipende dalla normativa e dai requisiti del cliente. La normativa sulla due diligence si aspetta di scendere fino al livello in cui risiede il rischio; con un approccio basato sul rischio, i livelli ad alto rischio vengono auditati per primi. Non ci si aspetta di auditare l'intera catena con la stessa profondità.

L'audit si basa sul campionamento?

Sì. L'auditor non può esaminare ogni registrazione e ogni prodotto; il campionamento viene effettuato per rappresentare l'insieme. L'assenza di risultanze in un audit non significa quindi che non vi sia alcuna non conformità; un audit fornisce una garanzia, non una prova assoluta.

La data dell'audit viene comunicata in anticipo?

Dipende dallo schema e dalla politica dell'acquirente. Possono essere applicati audit annunciati, semi-annunciati (con una finestra temporale) e non annunciati. Un audit non annunciato mira a impedire che le registrazioni vengano preparate per l'audit e sta diventando sempre più comune.