Lieferantenüberwachung — Vendor Surveillance

Was ist Überwachung?

Bei der Lieferantenüberwachung setzt der Käufer in eigenem Namen einen Gutachten im Werk des Lieferanten ein, um Fertigung, Qualitätskontrolle und Lieferplan zu verfolgen. Käufer, die aus entfernten Regionen beschaffen, nutzen dies häufig, statt eigenes Personal zu entsenden.

Warum wird sie durchgeführt?

Ziel ist, Probleme während der Fertigung statt bei der Lieferung zu erkennen. Die Behebung einer erst bei der Lieferung auftretenden Abweichung vervielfacht Zeit und Kosten; ein früh im Werk erkanntes Problem lässt sich günstig lösen.

Wer beauftragt sie?

Käufer, die aus entfernten Regionen beziehen
EPC-Auftragnehmer und Projektgesellschaften
Investoren aus Energie, Petrochemie und Infrastruktur
Industrieunternehmen, die kritische Ausrüstung beschaffen
Öffentliche Beschaffungsstellen

Umfang der Überwachung

Qualitätsmanagementsystem und Zertifikate des Lieferanten
Korrekte Umsetzung der Bestellspezifikation in die Fertigung
Umsetzung des Prüf- und Inspektionsplans (ITP)
Werkstoffzertifikate und Rückverfolgbarkeit
Kontrolle von Subunternehmern und ausgelagerten Prozessen
Personalqualifikationen (Schweißer, ZfP-Prüfer, Bediener)
Kalibrierungsaufzeichnungen der Ausrüstung
Fertigungsfortschritt und Terminkonformität
Abweichungsaufzeichnungen und Korrekturmaßnahmen
Vorbereitungsstand des Dokumentationspakets (Data Book)

Zugehörige Normen

ISO/IEC 17020
ISO 9001
EN 10204
ISO 10005

Verfahren und Ausrüstung

Dokumentenprüfung und Aufzeichnungssystem
Ausrüstung zur Fotodokumentation
Instrumente zur Maßprüfung
Messzugang für bezeugte Prüfungen

Ablauf der Überwachung

1Festlegung von Umfang und KriterienBestellspezifikation, Inspektions- und Prüfplan (ITP), Lieferprogramm und Berichtsfrequenz werden mit dem Käufer abgestimmt.
2LieferantenbewertungQualitätssystem, Kapazität, Unterlieferanten und bisherige Leistung des Lieferanten werden geprüft; das Risikoniveau wird festgelegt.
3ÜberwachungsplanAnhand des Risikoniveaus werden Häufigkeit der Vor-Ort-Besuche, Hold- und Witness-Points sowie der Berichtskalender geplant.
4Überwachung vor OrtDer Gutachter ist während der Fertigung vor Ort und führt Dokumentenkontrolle, Prozessbeobachtung und Prüfbeiwohnung durch.
5Fortschritts- und TerminverfolgungDer Fertigungsfortschritt wird gegen den Plan verfolgt; Verzugsrisiken werden frühzeitig erkannt und dem Käufer gemeldet.
6Umgang mit AbweichungenFestgestellte Abweichungen werden berichtet, Korrekturmaßnahmen gefordert und deren Abschluss verfolgt.
7Versandfreigabe und AbschlussEndabnahme und Dokumentationspaket werden geprüft; die Versandfreigabe wird erteilt und ein Abschlussbericht erstellt.

Überwachungsbericht

Angaben zu Überwachungsstelle, Gutachter und Käufer
Referenzen zu Bestellung, Spezifikation und ITP
Besuchsdatum und Überwachungsumfang
Befunde der Dokumentenkontrolle
Fertigungsstand und Fortschritt
Beigewohnte Prüfungen und Versuche
Festgestellte Abweichungen und Stand der Korrekturmaßnahmen
Terminbewertung und Verzugsrisiko
Fotografische Aufzeichnungen
Empfehlungen für die nächste Überwachung
Lieferanten- und Bestellinformationen
Besuchstermine und Überwachungsniveau
Fertigungsfortschritt in Prozent
Beigewohnte Prüfungen und Versuche
Offene Abweichungen und Abschlussstatus

Grenzen des Berichts

Die Überwachung entbindet den Lieferanten nicht von seiner Verantwortung und übernimmt keine Haftung für die Fertigungsqualität. Der Gutachter berichtet, was er während seiner Anwesenheit beobachtet hat; die Fertigung in Abwesenheitszeiten liegt außerhalb des Berichts. Der Bericht ist weder Abnahmeerklärung noch Garantie; die vertraglichen Prüf- und Abnahmeregelungen bleiben in Kraft.

Akkreditierung

Überwachungstätigkeiten werden nach ISO/IEC 17020 durchgeführt; die Norm fordert Unparteilichkeit der Stelle, Kompetenz des Personals und Validität der Verfahren. Entscheidend ist das Unparteilichkeitsgebot: Die Überwachungsstelle darf am Handel mit oder an der Herstellung der überwachten Ware nicht beteiligt sein. EUROLAB verfügt über eine international anerkannte Akkreditierung nach ISO/IEC 17020 von Unterzeichnerstellen der ILAC-Vereinbarung; da der akkreditierte Geltungsbereich je Überwachungsart festgelegt ist, wird er im Angebotsstadium schriftlich bestätigt.

Geltungsbereich und Befugnisse

Zugehörige Überwachungsleistungen

Häufige Fragen

Sind Lieferantenüberwachung und Lieferantenaudit dasselbe?

Nein. Ein Lieferantenaudit bewertet zu einem bestimmten Zeitpunkt die Konformität des Systems des Lieferanten mit festgelegten Kriterien. Die Lieferantenüberwachung hingegen ist eine produktbezogene Überwachungstätigkeit, die sich über die gesamte Fertigung erstreckt.

Verringert die Überwachung die Verantwortung des Lieferanten?

Nein. Der Gutachter beobachtet und berichtet im Namen des Käufers; der Lieferant bleibt weiterhin für die Qualität der Fertigung und die Vertragskonformität verantwortlich. Ein Überwachungsbericht ist keine Abnahmeerklärung.

Ist der Gutachter dauerhaft vor Ort anwesend?

Das hängt vom Überwachungsniveau ab. Bei kritischen Projekten wird eine dauerhafte (resident) Überwachung durchgeführt; bei anderen erfolgen Besuche an bestimmten Haltepunkten. Die Fertigung, die während der Abwesenheit des Gutachters stattfindet, fällt nicht in den Berichtsumfang, und dies wird im Bericht ausdrücklich vermerkt.

Wie wird die Unabhängigkeit der Überwachungsstelle gewährleistet?

Die Überwachung erfolgt gemäß ISO/IEC 17020; die Norm verlangt Unparteilichkeit und die Vermeidung von Interessenkonflikten. Die Überwachungsstelle darf nicht an der Konstruktion oder Fertigung der von ihr überwachten Produktion beteiligt sein.