Projektüberwachung — Qualitäts- und Terminüberwachung bei Projekten mit mehreren Lieferanten

Was ist Überwachung?

Die Projektüberwachung führt Überwachungstätigkeiten bei Projekten mit mehreren Lieferanten und Standorten unter einem gemeinsamen Programm zusammen. Anders als bei der Überwachung eines einzelnen Lieferanten umfasst der Umfang auch Koordination und einheitliche Berichterstattung.

Warum wird sie durchgeführt?

Ziel ist, Qualitäts- und Terminrisiken des gesamten Projekts in einer einzigen Sicht zusammenzuführen. Statt verstreuter Berichte verschiedener Lieferanten entsteht ein konsolidiertes, entscheidungstaugliches Bild.

Wer beauftragt sie?

Träger großer Investitionsprojekte
EPC-Auftragnehmer
Kraftwerks- und Raffinerieprojekte
Infrastruktur- und Verkehrsprojekte
Finanzierungs- und Versicherungsinstitute

Umfang der Überwachung

Erstellung des Projektqualitätsplans und der Überwachungsstrategie
Lieferantenrisikoklassifizierung und Festlegung der Überwachungsstufen
Prüfung und Freigabe der ITPs
Planung und Koordination der Überwachungsbesuche
Schnittstellen- und Abstimmungskontrolle zwischen Lieferanten
Überwachung kritischer Pfad- und Langlieferzeit-Positionen
Projektweite Konsolidierung von Abweichungen
Fertigstellungsstand der Dokumentationspakete (Data Books)
Versandfreigaben und Lieferverfolgung
Projektweite Qualitäts- und Terminberichterstattung

Zugehörige Normen

ISO/IEC 17020
ISO 10005
ISO 21500

Verfahren und Ausrüstung

System für Überwachungsmanagement und Berichterstattung
Zugang zur Dokumentenlenkung
Messgeräte vor Ort (bei Besuchen)
Ausrüstung zur Fotodokumentation

Ablauf der Überwachung

1Festlegung von Umfang und KriterienBestellspezifikation, Inspektions- und Prüfplan (ITP), Lieferprogramm und Berichtsfrequenz werden mit dem Käufer abgestimmt.
2LieferantenbewertungQualitätssystem, Kapazität, Unterlieferanten und bisherige Leistung des Lieferanten werden geprüft; das Risikoniveau wird festgelegt.
3ÜberwachungsplanAnhand des Risikoniveaus werden Häufigkeit der Vor-Ort-Besuche, Hold- und Witness-Points sowie der Berichtskalender geplant.
4Überwachung vor OrtDer Gutachter ist während der Fertigung vor Ort und führt Dokumentenkontrolle, Prozessbeobachtung und Prüfbeiwohnung durch.
5Fortschritts- und TerminverfolgungDer Fertigungsfortschritt wird gegen den Plan verfolgt; Verzugsrisiken werden frühzeitig erkannt und dem Käufer gemeldet.
6Umgang mit AbweichungenFestgestellte Abweichungen werden berichtet, Korrekturmaßnahmen gefordert und deren Abschluss verfolgt.
7Versandfreigabe und AbschlussEndabnahme und Dokumentationspaket werden geprüft; die Versandfreigabe wird erteilt und ein Abschlussbericht erstellt.

Überwachungsbericht

Angaben zu Überwachungsstelle, Gutachter und Käufer
Referenzen zu Bestellung, Spezifikation und ITP
Besuchsdatum und Überwachungsumfang
Befunde der Dokumentenkontrolle
Fertigungsstand und Fortschritt
Beigewohnte Prüfungen und Versuche
Festgestellte Abweichungen und Stand der Korrekturmaßnahmen
Terminbewertung und Verzugsrisiko
Fotografische Aufzeichnungen
Empfehlungen für die nächste Überwachung
Projektumfang und Lieferantenliste
Fortschritts- und Qualitätsstatus je Lieferant
Konsolidierte Abweichungsliste und Trend
Terminstatus kritischer Positionen
Risikobewertung und Empfehlungen
Periodische Managementzusammenfassung

Grenzen des Berichts

Die Überwachung entbindet den Lieferanten nicht von seiner Verantwortung und übernimmt keine Haftung für die Fertigungsqualität. Der Gutachter berichtet, was er während seiner Anwesenheit beobachtet hat; die Fertigung in Abwesenheitszeiten liegt außerhalb des Berichts. Der Bericht ist weder Abnahmeerklärung noch Garantie; die vertraglichen Prüf- und Abnahmeregelungen bleiben in Kraft.

Akkreditierung

Überwachungstätigkeiten werden nach ISO/IEC 17020 durchgeführt; die Norm fordert Unparteilichkeit der Stelle, Kompetenz des Personals und Validität der Verfahren. Entscheidend ist das Unparteilichkeitsgebot: Die Überwachungsstelle darf am Handel mit oder an der Herstellung der überwachten Ware nicht beteiligt sein. EUROLAB verfügt über eine international anerkannte Akkreditierung nach ISO/IEC 17020 von Unterzeichnerstellen der ILAC-Vereinbarung; da der akkreditierte Geltungsbereich je Überwachungsart festgelegt ist, wird er im Angebotsstadium schriftlich bestätigt.

Geltungsbereich und Befugnisse

Zugehörige Überwachungsleistungen

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Lieferantenüberwachung und Projektüberwachung?

Die Lieferantenüberwachung konzentriert sich auf einen einzelnen Lieferanten und eine Bestellung. Die Projektüberwachung dagegen steuert ein Programm, das alle Lieferanten umfasst: Sie legt die Überwachungsstufen risikobasiert fest, koordiniert die Besuche und konsolidiert die Feststellungen auf Projektebene.

Verringert die Überwachung die Verantwortung des Lieferanten?

Nein. Der Gutachter beobachtet und berichtet im Namen des Käufers; der Lieferant bleibt weiterhin für die Qualität der Fertigung und die Vertragskonformität verantwortlich. Ein Überwachungsbericht ist keine Abnahmeerklärung.

Ist der Gutachter dauerhaft vor Ort anwesend?

Das hängt vom Überwachungsniveau ab. Bei kritischen Projekten wird eine dauerhafte (resident) Überwachung durchgeführt; bei anderen erfolgen Besuche an bestimmten Haltepunkten. Die Fertigung, die während der Abwesenheit des Gutachters stattfindet, fällt nicht in den Berichtsumfang, und dies wird im Bericht ausdrücklich vermerkt.

Wie wird die Unabhängigkeit der Überwachungsstelle gewährleistet?

Die Überwachung erfolgt gemäß ISO/IEC 17020; die Norm verlangt Unparteilichkeit und die Vermeidung von Interessenkonflikten. Die Überwachungsstelle darf nicht an der Konstruktion oder Fertigung der von ihr überwachten Produktion beteiligt sein.