Expediting — Terminverfolgung und Verzögerungsmanagement bei Bestellungen

Was ist Überwachung?

Expediting verfolgt den Fortschritt von Fertigung und Lieferung einer Bestellung und erkennt Verzugsrisiken frühzeitig. Der Fokus liegt auf dem TERMIN, nicht auf der Qualität; in der Praxis wird es meist zusammen mit der Überwachung durchgeführt.

Warum wird sie durchgeführt?

Ziel ist, einen Verzug Wochen im Voraus zu erkennen und gegenzusteuern, statt ihn am Liefertermin zu erfahren. Im Projektterminplan verursacht ein verspätetes Ausrüstungsteil meist einen Folgeschaden, der weit über die eigene Verzugsdauer hinausgeht.

Wer beauftragt sie?

EPC-Auftragnehmer und Projektmanager
Träger von Investitionsprojekten
Organisationen mit Beschaffung von mehreren Lieferanten
Käufer von Ausrüstung mit langer Lieferzeit (Long Lead)
Werft- und Kraftwerksprojekte

Umfang der Überwachung

Verifizierung der Auftragsbestätigung und des Lieferplans
Status der Konstruktions- und Freigabedokumente
Materialbeschaffungsstatus und Verfolgung von Unteraufträgen
Fertigungsbeginn und Phasenfortschritt
Überprüfung der Engpass- und Kritischer-Pfad-Analyse
Leistung des Subunternehmers
Prüf- und Inspektionsplan (Terminplan)
Verpackung und Versandvorbereitung
Transportplanung und Dokumentenvorbereitung
Verzögerungsrisiko und Aufholplan

Zugehörige Normen

ISO/IEC 17020
ISO 10005

Verfahren und Ausrüstung

System zur Fortschrittsverfolgung und Berichterstattung
Ausrüstung zur Fotodokumentation
Zugang zur Dokumentenprüfung

Ablauf der Überwachung

1Festlegung von Umfang und KriterienBestellspezifikation, Inspektions- und Prüfplan (ITP), Lieferprogramm und Berichtsfrequenz werden mit dem Käufer abgestimmt.
2LieferantenbewertungQualitätssystem, Kapazität, Unterlieferanten und bisherige Leistung des Lieferanten werden geprüft; das Risikoniveau wird festgelegt.
3ÜberwachungsplanAnhand des Risikoniveaus werden Häufigkeit der Vor-Ort-Besuche, Hold- und Witness-Points sowie der Berichtskalender geplant.
4Überwachung vor OrtDer Gutachter ist während der Fertigung vor Ort und führt Dokumentenkontrolle, Prozessbeobachtung und Prüfbeiwohnung durch.
5Fortschritts- und TerminverfolgungDer Fertigungsfortschritt wird gegen den Plan verfolgt; Verzugsrisiken werden frühzeitig erkannt und dem Käufer gemeldet.
6Umgang mit AbweichungenFestgestellte Abweichungen werden berichtet, Korrekturmaßnahmen gefordert und deren Abschluss verfolgt.
7Versandfreigabe und AbschlussEndabnahme und Dokumentationspaket werden geprüft; die Versandfreigabe wird erteilt und ein Abschlussbericht erstellt.

Überwachungsbericht

Angaben zu Überwachungsstelle, Gutachter und Käufer
Referenzen zu Bestellung, Spezifikation und ITP
Besuchsdatum und Überwachungsumfang
Befunde der Dokumentenkontrolle
Fertigungsstand und Fortschritt
Beigewohnte Prüfungen und Versuche
Festgestellte Abweichungen und Stand der Korrekturmaßnahmen
Terminbewertung und Verzugsrisiko
Fotografische Aufzeichnungen
Empfehlungen für die nächste Überwachung
Bestellinformationen und vertraglicher Liefertermin
Fortschritt in Prozent je Phase
Vergleich von geplanten und tatsächlichen Terminen
Bewertung des Verzögerungsrisikos und dessen Ursachen
Status kritischer Materialien und Unteraufträge
Empfohlene Aufholmaßnahmen

Grenzen des Berichts

Expediting ist keine Qualitätsüberwachung: Der Fokus liegt auf Fortschritt und Terminen. Der im Bericht angegebene Fortschrittsprozentsatz enthält keine Aussage über die Fertigungsqualität. Zudem überwacht und berichtet der Gutachter nur den Fortschritt; die Befugnis und Verantwortung, die Fertigung zu beschleunigen, liegt im Vertrag zwischen Lieferant und Käufer.

Akkreditierung

Überwachungstätigkeiten werden nach ISO/IEC 17020 durchgeführt; die Norm fordert Unparteilichkeit der Stelle, Kompetenz des Personals und Validität der Verfahren. Entscheidend ist das Unparteilichkeitsgebot: Die Überwachungsstelle darf am Handel mit oder an der Herstellung der überwachten Ware nicht beteiligt sein. EUROLAB verfügt über eine international anerkannte Akkreditierung nach ISO/IEC 17020 von Unterzeichnerstellen der ILAC-Vereinbarung; da der akkreditierte Geltungsbereich je Überwachungsart festgelegt ist, wird er im Angebotsstadium schriftlich bestätigt.

Geltungsbereich und Befugnisse

Zugehörige Überwachungsleistungen

Häufige Fragen

Verhindert Expediting Verzögerungen?

Es verhindert sie nicht von selbst; es macht sie sichtbar. Sein Wert liegt in der Frühwarnung: Wird das Verzögerungsrisiko Wochen im Voraus bekannt, sind Optionen wie alternative Beschaffung, beschleunigter Transport oder Terminrevision noch möglich. Wird die Verzögerung erst am Liefertermin bekannt, bleiben diese Optionen nicht mehr bestehen.

Was ist der Unterschied zwischen Desk- und Field-Expediting?

Desk-Expediting ist die Nachfrage des Fortschritts per Telefon und E-Mail; es ist schnell und kostengünstig, beruht jedoch auf den Angaben des Lieferanten. Beim Field-Expediting besucht der Gutachter den Betrieb und sieht den Fortschritt tatsächlich vor Ort. Bei kritischen Bestellungen wird der Vor-Ort-Besuch bevorzugt; die Differenz zwischen dem angegebenen Fortschritt und der Realität zeigt sich meist erst vor Ort.

Verringert die Überwachung die Verantwortung des Lieferanten?

Nein. Der Gutachter beobachtet und berichtet im Namen des Käufers; der Lieferant bleibt weiterhin für die Qualität der Fertigung und die Vertragskonformität verantwortlich. Ein Überwachungsbericht ist keine Abnahmeerklärung.

Ist der Gutachter dauerhaft vor Ort anwesend?

Das hängt vom Überwachungsniveau ab. Bei kritischen Projekten wird eine dauerhafte (resident) Überwachung durchgeführt; bei anderen erfolgen Besuche an bestimmten Haltepunkten. Die Fertigung, die während der Abwesenheit des Gutachters stattfindet, fällt nicht in den Berichtsumfang, und dies wird im Bericht ausdrücklich vermerkt.

Wie wird die Unabhängigkeit der Überwachungsstelle gewährleistet?

Die Überwachung erfolgt gemäß ISO/IEC 17020; die Norm verlangt Unparteilichkeit und die Vermeidung von Interessenkonflikten. Die Überwachungsstelle darf nicht an der Konstruktion oder Fertigung der von ihr überwachten Produktion beteiligt sein.