Lieferantenaudit

Was ist ein Audit?

Ein Lieferantenaudit bewertet vor Ort die Fähigkeit eines bestehenden oder potenziellen Lieferanten, die Anforderungen des Käufers zu erfüllen. Meist wird es als Zweitparteienaudit im Auftrag des Käufers durchgeführt.

Warum wird sie durchgeführt?

Ziel ist, das Beschaffungsrisiko vor der Bestellung zu erkennen. Ein Fehler bei der Lieferantenwahl wird zur Quelle aller späteren Qualitäts- und Terminprobleme; das Audit stellt diese Entscheidung auf Daten.

Wer beauftragt es?

Käuferunternehmen, die ein Lieferantenfreigabeverfahren durchführen
Einkaufsabteilungen, die einen neuen Lieferanten einführen
Unternehmen, die Lieferanten mit Leistungsproblemen bewerten
Organisationen, die mit einem kritischen oder Einzellieferanten zusammenarbeiten
Gruppen, die ein Lieferkettenrisikomanagement betreiben

Auditkriterien

Die Kriterien sind das eigene Lieferantenhandbuch, die technische Spezifikation und der Verhaltenskodex des Käufers; dem können eine Norm wie ISO 9001 und branchenspezifische Anforderungen hinzugefügt werden. Kriterien und Bewertungsmethode müssen dem Lieferanten vor dem Audit mitgeteilt werden.

Auditumfang

Das Qualitätsmanagementsystem und die Gültigkeit von Zertifikaten
Produktionskapazität und aktuelle Auslastungssituation
Prozessfähigkeit und Anlagenzustand
Qualitätskontroll-, Prüf- und Messsysteme
Kalibrierung und Messrückführbarkeit
Rückverfolgbarkeit und Chargenmanagement
Auswahl und Kontrolle von Unterlieferanten
Lieferleistung und Durchlaufzeitmanagement
Management von Abweichungen und Beschwerden
Änderungsmanagement und Meldepflichten
Geschäftskontinuitäts- und Notfallpläne
Finanzielle und operative Kontinuitätsindikatoren

Zugehörige Normen

ISO 19011
ISO 9001
IATF 16949
VDA 6.3
ISO 28000

Auditablauf

1Festlegung von Umfang und KriterienWas wonach auditiert wird, wird schriftlich festgehalten: Verhaltenskodex des Kunden, Spezifikation, Norm oder Fragenkatalog.
2Erhebung von VorabinformationenGröße und Tätigkeit der zu auditierenden Seite, ihre Audithistorie und offene Abweichungen werden gesichtet.
3AuditplanAudittag, Team und Zeitplan werden vorbereitet; zu besuchende Bereiche und zu befragende Funktionen werden geplant.
4EröffnungsbesprechungZweck, Umfang, Methode und Berichtsform des Audits werden erläutert; Vertraulichkeit und Unparteilichkeit werden bestätigt.
5Audit vor OrtProduktions- bzw. Dienstleistungsbereiche werden begangen, Aufzeichnungen geprüft und Mitarbeitende befragt. Feststellungen werden sofort dokumentiert.
6Klassifizierung der FeststellungenDie Feststellungen werden nach der Klassifikation des jeweiligen Programms eingestuft (kritisch / Haupt- / Neben- / Beobachtung).
7AbschlussbesprechungDie Feststellungen werden der Leitung vorgestellt, begründet und die Erwartung an Korrekturmaßnahmen dargelegt.
8Bericht und NachverfolgungDer Auditbericht wird erstellt; ein Korrekturmaßnahmenplan wird eingeholt und dessen Abschluss verfolgt. Erforderlichenfalls erfolgt ein Nachaudit.

Feststellungen

Feststellungen werden nach der Klassifizierung des Käufers bewertet und meist mit einer Punktzahl verbunden. Die Punktzahl bestimmt den Lieferantenstatus (freigegeben / bedingt freigegeben / nicht freigegeben), der die Fähigkeit, Aufträge zu erhalten, direkt beeinflusst.

Auditbericht

Angaben zu Auditstelle, Auditor und auditierter Seite
Datum, Dauer und Umfang des Audits
Angewandte Kriterien oder Fragenkatalog
Auditierte Bereiche und Prozesse
Feststellungen und deren Klassifizierung
Nachweise und Fotos zu den Feststellungen
Bewertung oder Einstufung, sofern das Programm dies verlangt
Korrekturmaßnahmenplan und Stand der Erledigung

Grenzen des Ergebnisses

Dieses Audit dokumentiert den zum Auditzeitpunkt und im auditierten Umfang beobachteten Zustand. Auditieren beruht auf Stichproben: Die geprüften Aufzeichnungen und begangenen Bereiche werden repräsentativ ausgewählt, was nicht bedeutet, dass jede Aufzeichnung geprüft wurde. Der Bericht ist weder Garantie noch Zertifikat und entbindet die auditierte Seite nicht von ihrer Verantwortung.

Akkreditierung

Die Akkreditierung hängt von der Auditart ab. Drittparteienaudits als Grundlage der Managementsystemzertifizierung erfolgen nach ISO/IEC 17021-1, solche für die Produktzertifizierung nach ISO/IEC 17065; diese Bereiche unterliegen der Akkreditierung. Erst- und Zweitparteienaudits sowie Audits nach eigenen Regeln eines Programmeigners (etwa SMETA oder amfori BSCI) fallen nicht unter akkreditierte Zertifizierung; sie folgen dem Leitfaden ISO 19011 und erzeugen einen Bericht. EUROLAB verfügt über international anerkannte Akkreditierungen nach ISO/IEC 17021-1 und ISO/IEC 17065 von Unterzeichnerstellen der IAF-Vereinbarung; welches Audit im akkreditierten Umfang angeboten werden kann, wird im Angebotsstadium schriftlich bestätigt.

Geltungsbereich und Befugnisse

Zugehörige Audits

Häufige Fragen

Sind Lieferantenaudit und Lieferantenüberwachung dasselbe?

Nein. Ein Audit bewertet das System und die Kompetenz des Lieferanten zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Überwachung ist eine produktorientierte Beobachtungstätigkeit, die während der gesamten Fertigung eines bestimmten Auftrags andauert. In den meisten Projekten werden beide zusammen eingesetzt.

Basiert das Audit auf Stichproben?

Ja. Der Auditor kann nicht jede Aufzeichnung und jedes Produkt prüfen; die Stichprobe wird so gewählt, dass sie das Ganze repräsentiert. Dass ein Audit keine Feststellungen ergibt, bedeutet daher nicht, dass überhaupt keine Abweichung vorliegt; ein Audit bietet eine Zusicherung, keinen absoluten Beweis.

Wird der Audittermin im Voraus angekündigt?

Das hängt vom System und der Käuferpolitik ab. Angekündigte, halb angekündigte (mit einem Zeitfenster) und unangekündigte Audits können angewendet werden. Ein unangekündigtes Audit soll verhindern, dass Aufzeichnungen für das Audit vorbereitet werden, und wird zunehmend häufiger eingesetzt.