Uyum Yönetimi (ISO 37301) Belgelendirmesi

ISO 37301, kuruluşun tabi olduğu tüm yükümlülüklere (mevzuat, sözleşme, gönüllü taahhüt, iç kural) uyumun yönetilmesi için şartları tanımlar. ISO 19600 kılavuzunun yerini alan, belgelendirilebilir bir şart standardıdır. ISO 37001 tek bir riske (rüşvet) odaklanırken ISO 37301 uyum yükümlülüklerinin tamamını kapsayan bir şemsiyedir.

• Yoğun düzenlemeye tabi finans, sigorta, sağlık ve enerji kuruluşları
• Çok ülkeli faaliyet gösteren ve farklı mevzuatlara tabi gruplar
• Uyum fonksiyonunu kurumsallaştırmak isteyen büyüyen şirketler
• Yaptırım ve ceza riskini yönetmek isteyen yönetim kurulları

Zorunlu değildir. Uyumun kendisi zorunludur; standart bu uyumun sistematik biçimde izlendiğini gösterir. Düzenleyici otoriteler nezdinde iyi niyet ve özen göstergesi olarak değerlendirilebilir.

• Madde 4 — Kuruluşun bağlamı: iç ve dış hususlar, ilgili tarafların şartları, uyum yönetim sistemi kapsamının belirlenmesi
• Madde 5 — Liderlik: üst yönetimin taahhüdü, politika, rol ve yetkiler
• Madde 6 — Planlama: risk ve fırsatlar, hedefler ve bunlara ulaşma planları
• Madde 7 — Destek: kaynaklar, yetkinlik, farkındalık, iletişim, dokümante edilmiş bilgi
• Madde 8 — Operasyon: operasyonel planlama ve kontrol
• Madde 9 — Performans değerlendirme: izleme ve ölçme, iç denetim, yönetimin gözden geçirmesi
• Madde 10 — İyileştirme: uygunsuzluk, düzeltici faaliyet ve sürekli iyileştirme
• Uyum yükümlülüklerinin belirlenmesi ve güncel tutulması
• Uyum risklerinin değerlendirilmesi
• Uyum politikası ve uyum kültürünün oluşturulması
• Yönetişim: yönetim kurulu, üst yönetim ve uyum fonksiyonunun rolleri, bağımsızlık
• Uyum kontrolleri ve prosedürleri
• Endişelerin bildirilmesi ve soruşturma süreçleri
• Uyumsuzlukların ele alınması ve raporlanması
• Uyum performansının izlenmesi ve göstergeleri

1. 1BaşvuruKuruluşun faaliyet alanı, çalışan sayısı, saha sayısı ve kapsam sınırları belirlenir. Denetim gün sayısı bu bilgilere göre hesaplanır.
2. 2Doküman İncelemesi (Aşama 1)Yönetim sistemi dokümantasyonu, kapsam tanımı, risk değerlendirmesi ve iç denetim/YGG kayıtları incelenir; sahada denetime hazır olup olunmadığı değerlendirilir.
3. 3Belgelendirme Denetimi (Aşama 2)Sistemin sahada uygulandığı ve etkin olduğu yerinde doğrulanır. Bulgular majör/minör uygunsuzluk ve gözlem olarak sınıflandırılır.
4. 4Uygunsuzlukların KapatılmasıKuruluş kök neden analizi ve düzeltici faaliyet planı sunar. Majör uygunsuzluklar kapatılmadan belge düzenlenmez.
5. 5Belge DüzenlenmesiBağımsız bir karar vericinin gözden geçirmesinin ardından belge düzenlenir. Denetimi yapan ekip belge kararını veremez.
6. 6Gözetim DenetimleriBelge süresi boyunca yılda en az bir kez gözetim denetimi yapılır. İlk gözetim, Aşama 2'nin son gününden itibaren 12 ayı aşamaz.
7. 7Yeniden BelgelendirmeÜç yılın sonunda sistemin tamamı yeniden denetlenir; belge süresi dolmadan tamamlanması gerekir.

Yönetim sistemi belgeleri üç yıl geçerlidir. Bu süre boyunca yılda en az bir gözetim denetimi yapılır; gözetim yapılmazsa belge askıya alınır. Üçüncü yılın sonunda yeniden belgelendirme denetimi tamamlanır.

• Ticaret sicil kaydı ve faaliyet belgesi
• Kuruluş organizasyon şeması ve çalışan sayısı
• Kapsam kapsamındaki saha/şube listesi
• Yönetim sistemi el kitabı veya süreç dokümantasyonu
• İç denetim ve yönetimin gözden geçirmesi kayıtları
• Varsa yasal izin, ruhsat ve faaliyet belgeleri

Sabit bir liste fiyatı yoktur; maliyet aşağıdaki değişkenlere göre hesaplanır ve teklifte yazılı olarak verilir.

• Kapsama giren çalışan sayısı (denetim gün sayısını doğrudan belirler)
• Saha ve şube sayısı; çok sahalı örnekleme uygulanıp uygulanmadığı
• Faaliyetin risk seviyesi ve süreç karmaşıklığı
• Belgelendirilecek standart sayısı — entegre denetim gün sayısını düşürür
• Üç yıllık döngü: belgelendirme + iki gözetim denetimi

Yönetim sistemi belgelendirmesi ISO/IEC 17021-1 kapsamında yürütülür. Belgelendirme kuruluşu, IAF çok taraflı tanınma anlaşmasına (IAF MLA) taraf bir akreditasyon kuruluşu tarafından akredite edilir; bu anlaşma, bir ülkede düzenlenen belgenin diğer ülkelerde de kabul görmesini sağlayan uluslararası tanınma zincirini kurar. EUROLAB, ISO/IEC 17021-1 kapsamında IAF üyesi akreditasyon kuruluşlarından alınmış, uluslararası tanınan akreditasyona sahiptir.

Bu şemanın hangi kapsamda sunulabildiği ürününüze ve faaliyetinize göre değişir; teklif aşamasında yazılı olarak teyit edilir.

• ISO 37001Rüşvetle Mücadele
• ISO 31000Risk Yönetimi
• ISO 37000Kurumsal Yönetişim
• ISO 37002İhbar Yönetimi
• ISO 9001Kalite Yönetim Sistemi
• ISO 10002Müşteri Memnuniyeti ve Şikâyet Yönetimi
• ISO 10004Müşteri Memnuniyeti İzleme ve Ölçme
• ISO 10012Ölçüm Yönetim Sistemi