İhbar Yönetimi (ISO 37002)

ISO 37002, ihbar (whistleblowing) yönetim sistemi için kılavuzdur. Bildirimin alınması, değerlendirilmesi, ele alınması ve kapatılması süreçlerini; ihbarcının misillemeye karşı korunması ve gizliliğin sağlanması ilkelerini anlatır. Şart standardı değil, kılavuz dokümandır.

• AB İhbarcı Direktifi kapsamındaki iştirakleri bulunan gruplar
• İç bildirim kanalı kurmak zorunda olan veya kurmak isteyen kuruluşlar
• ISO 37001 ve ISO 37301 sistemlerinin bildirim mekanizmasını güçlendirmek isteyenler
• Kamuya açık şirketlerde etik hattı yöneten uyum fonksiyonları

Standardın kendisi zorunlu değildir ve kılavuz olduğu için akredite belgelendirmesi yapılmaz. Buna karşılık iç bildirim kanalı kurma yükümlülüğü bazı ülkelerde yasal hâle gelmiştir; ISO 37002 bu yükümlülüğün nasıl karşılanacağına dair yöntem sunar.

• İhbar yönetim sisteminin ilkeleri: güven, tarafsızlık, koruma
• Bildirim kanallarının kurulması ve erişilebilirliği
• Bildirimin alınması, kaydı ve alındığının teyidi
• Bildirimin değerlendirilmesi ve önceliklendirilmesi
• Soruşturma yürütülmesi ve sonuçlandırılması
• İhbarcının ve ilgili kişilerin korunması, misillemenin önlenmesi
• Gizlilik ve kişisel verinin korunması
• Sürecin kapatılması, geri bildirim ve kayıtların saklanması

1. 1Boşluk AnaliziMevcut uygulamalar kılavuzun önerileriyle karşılaştırılır; eksikler çıkarılır.
2. 2UygulamaKılavuzun önerdiği süreç, rol ve kayıtlar kuruluşun kendi yapısına uyarlanarak hayata geçirilir.
3. 3İç DeğerlendirmeUygulamanın etkinliği iç denetim ve gözden geçirmeyle ölçülür.
4. 4İkinci Taraf Değerlendirme (isteğe bağlı)Müşteri veya bağımsız bir taraf, uygulamanın kılavuza uyumunu değerlendirip rapor düzenleyebilir. Bu bir akredite belge değildir.

Bu doküman bir kılavuzdur; akredite belge düzenlenmediği için geçerlilik süresi de yoktur. Uygulama, kuruluşun kendi gözden geçirme takvimine bağlıdır.

• Mevcut politika, prosedür ve süreç tanımları
• İlgili kayıt ve ölçüm verileri
• Sorumluluk ve yetki tanımları

Sabit bir liste fiyatı yoktur; maliyet aşağıdaki değişkenlere göre hesaplanır ve teklifte yazılı olarak verilir.

• Boşluk analizinin kapsamı
• Uygulama danışmanlığı istenip istenmediği
• İkinci taraf değerlendirme talep edilip edilmediği

Bu doküman şart (requirement) değil kılavuz (guidance) niteliğindedir; bu yüzden akredite belgelendirmesi YAPILMAZ. "ISO 31000 belgesi" gibi bir akredite belge sunan olursa bu, akreditasyon kurallarına aykırıdır. Kılavuzun uygulanması, ilgili şart standardının (ör. ISO 9001, ISO 45001) denetiminde kanıt olarak değerlendirilebilir.

Bu şemanın hangi kapsamda sunulabildiği ürününüze ve faaliyetinize göre değişir; teklif aşamasında yazılı olarak teyit edilir.

• ISO 37001Rüşvetle Mücadele
• ISO 37301Uyum Yönetimi
• ISO 31000Risk Yönetimi
• ISO 37000Kurumsal Yönetişim
• ISO 9001Kalite Yönetim Sistemi
• ISO 10002Müşteri Memnuniyeti ve Şikâyet Yönetimi
• ISO 10004Müşteri Memnuniyeti İzleme ve Ölçme
• ISO 10012Ölçüm Yönetim Sistemi