ما هي المراقبة؟
فحص السلع هو تقييم السلع السائبة أو المعبأة (الحبوب والفحم والخام والأسمدة والزيوت والقطن وغيرها) وفق معايير الجودة المحددة في العقد التجاري. وطريقة أخذ العينات هي أدق خطوة تحدّد صلاحية النتيجة.
لماذا يُجرى؟
الهدف التحديد المستقل لمعايير الجودة التي يقوم عليها الثمن، ومنع نزاعات الجودة بين البائع والمشتري.
من يطلبها؟
- تجار السلع والمشاركون في البورصة
- المستوردون والمصدّرون
- أطراف خطاب الاعتماد والبنوك
- مشترو الصناعات التحويلية
- شركات التأمين
نطاق المراقبة
- تحديد خطة أخذ عينات تمثيلية
- خلط العينات وتقليصها (تقسيمها)
- ختم العينات ووسمها وتوزيعها
- التصنيف البصري وفحص المواد الغريبة
- قياس محتوى الرطوبة
- إرسال المعايير التي تتطلب تحليلاً إلى المختبر
- المقارنة مع معايير الجودة التعاقدية
- تحديد الكمية (مع الوزن أو مسح الغاطس)
- ظروف التخزين وخطر التلوث
- الاحتفاظ بعينة شاهدة
المعايير ذات الصلة
- آيزو/آي إي سي 17020
- ISO 24333
- ISO 18283
- ISO 8685
- قواعد أخذ العينات وفق GAFTA / FOSFA
- ISO/IEC 17025 (لجزء التحليل)
الطريقة والمعدات
- مسابر أخذ العينات وأجهزة أخذ العينات الآلية
- مقسّم العينات (rifle)
- مقياس الرطوبة
- ميزان معايَر
- مواد الختم والوسم
- معدات التوثيق التصويري
عملية المراقبة
- 1التكليف والتعليماتتُستلم تعليمات المراقبة كتابةً: يُوضَّح النطاق والطريقة وخطة أخذ العينات والمواصفة ومتطلبات التقرير. ونطاق التعليمات يحدّد كذلك حدود التقرير.
- 2جمع بيانات الشحنةتُراجَع شروط العقد أو الاعتماد المستندي والفاتورة الأولية وقائمة التعبئة وتقارير التحليل السابقة؛ ويُخطَّط موعد المراقبة ومكانها.
- 3التحضير في الموقعيحضر المراقب إلى الموقع؛ وتُقيَّم ظروف المستودع أو المحطة أو السفينة ومدى ملاءمة معدات الوزن والقياس.
- 4تنفيذ المراقبةيُنفَّذ تحديد الكمية وأخذ العينات والفحص والقياسات اللازمة وفق الطريقة المحددة؛ وتُوثَّق كل خطوة بالصور والسجلات.
- 5التعامل مع العيناتعند أخذ العينات تُختم وتُوسم وتُوزَّع بين الأطراف، ويُحتفظ بعينة شاهدة. وإذا لزم التحليل تُرسل إلى المختبر.
- 6تسجيل النتائجتُسجَّل فورًا أي حالة عدم مطابقة أو ضرر أو نقص، ويُبلَّغ بها صاحب التعليمات.
- 7إعداد التقاريريُصدَر تقرير المراقبة مع بيان نطاقه وزمان المعاينة ومكانها صراحةً. وإذا اقتضى الاعتماد المستندي ذلك، تُصدر شهادة مراقبة بالصيغة المطلوبة.
تقرير المراقبة
- بيانات جهة المراقبة والمراقب وصاحب التعليمات
- تاريخ المراقبة ووقتها ومكانها
- وصف البضاعة والدفعة والوثائق المرجعية
- طريقة المراقبة المطبَّقة وخطة أخذ العينات إن وُجدت
- نتائج القياس والوزن والمعدات المستخدمة وبيانات معايرتها
- حالة التغليف والوسم والتستيف
- ما رُصد من عدم مطابقة أو نقص أو ضرر
- سجلات التصوير الفوتوغرافي
- أرقام أختام العينات وبيانات حفظها
- بيان حدود نطاق المراقبة
- طريقة أخذ العينات والمعيار المطبق
- عدد العينات ومواقعها وأرقام الأختام
- نتائج التصنيف البصري
- نتائج قياسات الرطوبة والقياسات الميدانية
- الإشارة إلى نتائج التحليل المخبري
- المقارنة مع المعايير التعاقدية
حدود التقرير
تعتمد موثوقية فحص السلع كلياً على مدى التمثيل الصحيح للعينة. فالعينة المأخوذة بطريقة خاطئة أو من نقطة غير كافية تُعطي نتيجة غير صالحة مهما بلغت دقة المختبر. لهذا السبب يتم توثيق طريقة أخذ العينات ونقاطها بالتفصيل في التقرير. والنتيجة تمثل العينة المأخوذة فقط؛ ولا تقدم ضماناً مطلقاً لكل نقطة من الشحنة.
الاعتماد
تُنفَّذ أنشطة المراقبة وفق ISO/IEC 17020، وهي مواصفة تشترط حياد جهة المراقبة وكفاءة أفرادها وصلاحية طرق المراقبة. وقاعدة الحياد حاسمة: لا يجوز أن تكون الجهة طرفًا في بيع أو تصنيع البضاعة التي تراقبها. وتمتلك EUROLAB اعتمادًا معترفًا به دوليًا وفق ISO/IEC 17020 من جهات موقِّعة على اتفاقية ILAC؛ ولأن نطاق الاعتماد يُحدَّد بحسب نوع المراقبة، فإنه يُؤكَّد كتابةً في مرحلة عرض السعر.
النطاق والصلاحياتخدمات مراقبة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
لماذا يُعد أخذ العينات بهذه الأهمية الحاسمة؟
السلع السائبة غير متجانسة؛ إذ تتفاوت الرطوبة والمواد الغريبة ومعايير الجودة داخل الكتلة. والعينة غير الممثلة تعطي تمثيلاً خاطئاً للشحنة حتى لو كان قياس المختبر صحيحاً. وتنشأ معظم النزاعات ليس من أخطاء التحليل بل من أخطاء أخذ العينات.
ماذا يعني أخذ العينات وفق قواعد GAFTA أو FOSFA؟
هي نماذج عقود شائعة الاستخدام في تجارة الحبوب والبذور الزيتية وتتضمن قواعدها الخاصة بأخذ العينات والتحليل والتحكيم. وإذا كان العقد يشير إلى هذه النماذج، فيجب أن يتم أخذ العينات أيضاً وفق تلك القواعد؛ وإلا فقد لا تُقبل النتيجة في التحكيم.
هل تقرير المراقبة ضمان جودة؟
لا. يوثّق التقرير الحالة المكتشَفة في وقت المراقبة ومكانها. أما التغيرات التي تطرأ على البضاعة أثناء عمليات النقل والمناولة والتخزين اللاحقة فتخرج عن نطاق التقرير، ولا تتحمل جهة المراقبة مسؤوليتها.
كيف يُضمَن استقلال المراقب؟
تُجرى المراقبة وفق ISO/IEC 17020، وهي مواصفة تشترط الحياد ومنع تضارب المصالح. ولا يجوز لجهة المراقبة أن تكون طرفًا في بيع أو شراء البضاعة التي تراقبها.
كم من الوقت يستغرق إصدار التقرير؟
تُبلَّغ النتائج الأولية في اليوم نفسه الذي يكتمل فيه العمل الميداني. ويعتمد التقرير النهائي على وصول نتائج المختبر إذا لزم التحليل؛ وتُحدَّد المدة كتابةً في مرحلة عرض السعر.