ما هي المراقبة؟
التالي (Tally) هو عدّ وتسجيل كل طرد أو قطعة أو منصّة واحدةً واحدةً من قِبَل المراقب أثناء التحميل أو التفريغ. وهو الطريقة الأساسية لتحديد الكمية في البضائع المجزأة والعامة.
لماذا يُجرى؟
الهدف تسجيل العدد الفعلي للبضاعة المناولَة وتقديم سجل عدّ مستقل عند ادعاءات النقص.
من يطلبها؟
- وكلاء السفن وملاك السفن
- مشغلو المحطات والموانئ
- المستوردون والمصدّرون
- شركات التأمين
- شركات الخدمات اللوجستية
نطاق المراقبة
- العد حسب الطرد والقطعة والمنصة
- الفصل حسب الدفعة/اللوت والعلامة
- تسجيل حالة التغليف والأضرار الظاهرة
- تسجيل منفصل للقطع الناقصة والزائدة والتالفة
- تسجيل الأضرار التي تحدث أثناء العد
- مراقبة أسلوب المناولة ومعداتها
- الاحتفاظ بسجلات العد حسب الوردية
- المقارنة مع الكمية الواردة في سند الشحن
المعايير ذات الصلة
- آيزو/آي إي سي 17020
الطريقة والمعدات
- نماذج تسجيل العد وجهاز طرفي محمول
- قارئ الباركود
- معدات التوثيق التصويري
- مواد وضع العلامات
عملية المراقبة
- 1التكليف والتعليماتتُستلم تعليمات المراقبة كتابةً: يُوضَّح النطاق والطريقة وخطة أخذ العينات والمواصفة ومتطلبات التقرير. ونطاق التعليمات يحدّد كذلك حدود التقرير.
- 2جمع بيانات الشحنةتُراجَع شروط العقد أو الاعتماد المستندي والفاتورة الأولية وقائمة التعبئة وتقارير التحليل السابقة؛ ويُخطَّط موعد المراقبة ومكانها.
- 3التحضير في الموقعيحضر المراقب إلى الموقع؛ وتُقيَّم ظروف المستودع أو المحطة أو السفينة ومدى ملاءمة معدات الوزن والقياس.
- 4تنفيذ المراقبةيُنفَّذ تحديد الكمية وأخذ العينات والفحص والقياسات اللازمة وفق الطريقة المحددة؛ وتُوثَّق كل خطوة بالصور والسجلات.
- 5التعامل مع العيناتعند أخذ العينات تُختم وتُوسم وتُوزَّع بين الأطراف، ويُحتفظ بعينة شاهدة. وإذا لزم التحليل تُرسل إلى المختبر.
- 6تسجيل النتائجتُسجَّل فورًا أي حالة عدم مطابقة أو ضرر أو نقص، ويُبلَّغ بها صاحب التعليمات.
- 7إعداد التقاريريُصدَر تقرير المراقبة مع بيان نطاقه وزمان المعاينة ومكانها صراحةً. وإذا اقتضى الاعتماد المستندي ذلك، تُصدر شهادة مراقبة بالصيغة المطلوبة.
تقرير المراقبة
- بيانات جهة المراقبة والمراقب وصاحب التعليمات
- تاريخ المراقبة ووقتها ومكانها
- وصف البضاعة والدفعة والوثائق المرجعية
- طريقة المراقبة المطبَّقة وخطة أخذ العينات إن وُجدت
- نتائج القياس والوزن والمعدات المستخدمة وبيانات معايرتها
- حالة التغليف والوسم والتستيف
- ما رُصد من عدم مطابقة أو نقص أو ضرر
- سجلات التصوير الفوتوغرافي
- أرقام أختام العينات وبيانات حفظها
- بيان حدود نطاق المراقبة
- معلومات مكان العد وتاريخه ووردياته
- إجمالي العد والتوزيع حسب الدفعة
- قائمة القطع الناقصة والزائدة والتالفة
- التسوية مع كمية سند الشحن
حدود التقرير
يوثّق تقرير المراقبة حالة البضاعة في لحظة المعاينة وفي مكانها، ولا يتجاوز ذلك. وهو ليس ضمان جودة ولا شهادة مطابقة ولا تغطية تأمينية. وإذا استندت المراقبة إلى المعاينة بالعيّنة، فالنتيجة تمثّل العينة المأخوذة فقط ولا تمنح ضمانًا مطلقًا للدفعة كاملة. أما التغيّرات الناشئة أثناء المناولة أو النقل أو التخزين بعد المعاينة فخارج نطاق التقرير.
الاعتماد
تُنفَّذ أنشطة المراقبة وفق ISO/IEC 17020، وهي مواصفة تشترط حياد جهة المراقبة وكفاءة أفرادها وصلاحية طرق المراقبة. وقاعدة الحياد حاسمة: لا يجوز أن تكون الجهة طرفًا في بيع أو تصنيع البضاعة التي تراقبها. وتمتلك EUROLAB اعتمادًا معترفًا به دوليًا وفق ISO/IEC 17020 من جهات موقِّعة على اتفاقية ILAC؛ ولأن نطاق الاعتماد يُحدَّد بحسب نوع المراقبة، فإنه يُؤكَّد كتابةً في مرحلة عرض السعر.
النطاق والصلاحياتخدمات مراقبة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين مراقبة العد (تالي) ومراقبة الكمية؟
التالي هو عد مستمر يتم قطعة بقطعة أثناء المناولة، ويعتمد على وتيرة العملية. أما مراقبة الكمية فهي خدمة أوسع وقد تشمل أيضًا طرق الوزن أو الحجم أو الحساب.
هل تقرير المراقبة ضمان جودة؟
لا. يوثّق التقرير الحالة المكتشَفة في وقت المراقبة ومكانها. أما التغيرات التي تطرأ على البضاعة أثناء عمليات النقل والمناولة والتخزين اللاحقة فتخرج عن نطاق التقرير، ولا تتحمل جهة المراقبة مسؤوليتها.
كيف يُضمَن استقلال المراقب؟
تُجرى المراقبة وفق ISO/IEC 17020، وهي مواصفة تشترط الحياد ومنع تضارب المصالح. ولا يجوز لجهة المراقبة أن تكون طرفًا في بيع أو شراء البضاعة التي تراقبها.
كم من الوقت يستغرق إصدار التقرير؟
تُبلَّغ النتائج الأولية في اليوم نفسه الذي يكتمل فيه العمل الميداني. ويعتمد التقرير النهائي على وصول نتائج المختبر إذا لزم التحليل؛ وتُحدَّد المدة كتابةً في مرحلة عرض السعر.