ما هي المراقبة؟
مراقبة الكمية هي تحديد كمية البضاعة محل التجارة من قِبَل مراقب مستقل. وتختلف الطريقة بحسب طبيعة البضاعة: العدّ في البضائع المعبأة، والوزن أو قياس الحجم/الغاطس في البضائع السائبة.
لماذا يُجرى؟
الهدف أن تستند الكمية التي تُبنى عليها الفاتورة والدفع إلى سجل يقبله الطرفان. ونزاعات الكمية هي أكثر أسباب الخلاف شيوعًا في التجارة الدولية.
من يطلبها؟
- شركات المشتري والبائع
- أطراف خطاب الاعتماد والبنوك
- تجار السلع الأساسية
- شركات التأمين
- مستشارو الجمارك
نطاق المراقبة
- العد: حسب الكرتون والمنصة والوحدة والقطعة
- الوزن: تحديد الوزن الإجمالي والوزن الصافي ووزن العبوة
- حالة معايرة وتحقق الميزان المستخدم
- حساب الحجم أو الغاطس للبضائع السائبة
- التحقق من وزن التغليف (الوزن الفارغ)
- محتوى الرطوبة (في البضائع التي يتأثر وزنها بذلك)
- تسجيل طريقة القياس والتفاوت المسموح به
- المقارنة مع الكمية المذكورة في مستندات الشحن
المعايير ذات الصلة
- آيزو/آي إي سي 17020
- OIML R76
- ISO 2859-1
الطريقة والمعدات
- موازين وأنظمة وزن معايرة
- معدات العد والتسجيل
- معدات قياس الحجم
- مقياس الرطوبة
- معدات التوثيق التصويري
عملية المراقبة
- 1التكليف والتعليماتتُستلم تعليمات المراقبة كتابةً: يُوضَّح النطاق والطريقة وخطة أخذ العينات والمواصفة ومتطلبات التقرير. ونطاق التعليمات يحدّد كذلك حدود التقرير.
- 2جمع بيانات الشحنةتُراجَع شروط العقد أو الاعتماد المستندي والفاتورة الأولية وقائمة التعبئة وتقارير التحليل السابقة؛ ويُخطَّط موعد المراقبة ومكانها.
- 3التحضير في الموقعيحضر المراقب إلى الموقع؛ وتُقيَّم ظروف المستودع أو المحطة أو السفينة ومدى ملاءمة معدات الوزن والقياس.
- 4تنفيذ المراقبةيُنفَّذ تحديد الكمية وأخذ العينات والفحص والقياسات اللازمة وفق الطريقة المحددة؛ وتُوثَّق كل خطوة بالصور والسجلات.
- 5التعامل مع العيناتعند أخذ العينات تُختم وتُوسم وتُوزَّع بين الأطراف، ويُحتفظ بعينة شاهدة. وإذا لزم التحليل تُرسل إلى المختبر.
- 6تسجيل النتائجتُسجَّل فورًا أي حالة عدم مطابقة أو ضرر أو نقص، ويُبلَّغ بها صاحب التعليمات.
- 7إعداد التقاريريُصدَر تقرير المراقبة مع بيان نطاقه وزمان المعاينة ومكانها صراحةً. وإذا اقتضى الاعتماد المستندي ذلك، تُصدر شهادة مراقبة بالصيغة المطلوبة.
تقرير المراقبة
- بيانات جهة المراقبة والمراقب وصاحب التعليمات
- تاريخ المراقبة ووقتها ومكانها
- وصف البضاعة والدفعة والوثائق المرجعية
- طريقة المراقبة المطبَّقة وخطة أخذ العينات إن وُجدت
- نتائج القياس والوزن والمعدات المستخدمة وبيانات معايرتها
- حالة التغليف والوسم والتستيف
- ما رُصد من عدم مطابقة أو نقص أو ضرر
- سجلات التصوير الفوتوغرافي
- أرقام أختام العينات وبيانات حفظها
- بيان حدود نطاق المراقبة
- طريقة تحديد الكمية المُطبَّقة
- معدات الوزن/القياس ومعلومات المعايرة
- القيم الإجمالية والفارغة والصافية
- تقييم الفرق والتفاوت المسموح به مقارنة بمستندات الشحن
حدود التقرير
يوثّق تقرير المراقبة حالة البضاعة في لحظة المعاينة وفي مكانها، ولا يتجاوز ذلك. وهو ليس ضمان جودة ولا شهادة مطابقة ولا تغطية تأمينية. وإذا استندت المراقبة إلى المعاينة بالعيّنة، فالنتيجة تمثّل العينة المأخوذة فقط ولا تمنح ضمانًا مطلقًا للدفعة كاملة. أما التغيّرات الناشئة أثناء المناولة أو النقل أو التخزين بعد المعاينة فخارج نطاق التقرير.
الاعتماد
تُنفَّذ أنشطة المراقبة وفق ISO/IEC 17020، وهي مواصفة تشترط حياد جهة المراقبة وكفاءة أفرادها وصلاحية طرق المراقبة. وقاعدة الحياد حاسمة: لا يجوز أن تكون الجهة طرفًا في بيع أو تصنيع البضاعة التي تراقبها. وتمتلك EUROLAB اعتمادًا معترفًا به دوليًا وفق ISO/IEC 17020 من جهات موقِّعة على اتفاقية ILAC؛ ولأن نطاق الاعتماد يُحدَّد بحسب نوع المراقبة، فإنه يُؤكَّد كتابةً في مرحلة عرض السعر.
النطاق والصلاحياتخدمات مراقبة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
هل يُعدّ الفرق في الوزن أمرًا طبيعيًا؟
يوجد تفاوت معين مسموح به في كل قياس ويجب تحديده في العقد. في البضائع ذات المحتوى الرطوبي المتغير (الحبوب والفحم والمواد الخام النسيجية)، يتغير الوزن خلال النقل؛ لذلك يُسجَّل في التقرير مكان إجراء الوزن وظروفه.
هل يمكن إجراء العد عن طريق أخذ العينات؟
يمكن ذلك، ولكن في هذه الحالة يوضح التقرير بشكل صريح أنه قائم على أخذ العينات. إذا كان العد الكامل مطلوبًا، يجب توضيح ذلك في التعليمات؛ إذ يختلف النهجان من حيث التكلفة ومستوى التأكيد.
هل تقرير المراقبة ضمان جودة؟
لا. يوثّق التقرير الحالة المكتشَفة في وقت المراقبة ومكانها. أما التغيرات التي تطرأ على البضاعة أثناء عمليات النقل والمناولة والتخزين اللاحقة فتخرج عن نطاق التقرير، ولا تتحمل جهة المراقبة مسؤوليتها.
كيف يُضمَن استقلال المراقب؟
تُجرى المراقبة وفق ISO/IEC 17020، وهي مواصفة تشترط الحياد ومنع تضارب المصالح. ولا يجوز لجهة المراقبة أن تكون طرفًا في بيع أو شراء البضاعة التي تراقبها.
كم من الوقت يستغرق إصدار التقرير؟
تُبلَّغ النتائج الأولية في اليوم نفسه الذي يكتمل فيه العمل الميداني. ويعتمد التقرير النهائي على وصول نتائج المختبر إذا لزم التحليل؛ وتُحدَّد المدة كتابةً في مرحلة عرض السعر.