Audit fournisseur

Qu'est-ce qu'un audit ?

L'audit fournisseur est l'évaluation sur site de la capacité d'un fournisseur en place ou candidat à satisfaire les exigences de l'acheteur. Il est le plus souvent mené comme audit de seconde partie, pour le compte de l'acheteur.

Pourquoi la réaliser ?

L'objectif est de voir le risque d'approvisionnement avant de passer commande. Une erreur de choix du fournisseur devient la source de tous les problèmes ultérieurs de qualité et de délais ; l'audit fonde cette décision sur des faits.

Qui le demande ?

Entreprises acheteuses menant un processus d'approbation des fournisseurs
Services achats intégrant un nouveau fournisseur
Entreprises évaluant des fournisseurs présentant des problèmes de performance
Organisations travaillant avec un fournisseur critique ou source unique
Groupes menant une gestion des risques de la chaîne d'approvisionnement

Critères d'audit

Les critères sont le manuel fournisseur propre de l'acheteur, la spécification technique et le code de conduite ; une norme telle que l'ISO 9001 et des exigences sectorielles peuvent s'y ajouter. Les critères et la méthode de notation doivent être communiqués au fournisseur avant l'audit.

Périmètre de l'audit

Le système de management de la qualité et la validité des certificats
Capacité de production et charge actuelle
Capabilité des processus et état des équipements
Systèmes de contrôle qualité, d'inspection et de mesure
Étalonnage et traçabilité des mesures
Traçabilité et gestion des lots
Sélection et contrôle des sous-fournisseurs
Performance de livraison et gestion des délais
Gestion des non-conformités et réclamations
Gestion du changement et obligations de notification
Continuité d'activité et plans d'urgence
Indicateurs de continuité financière et opérationnelle

Normes associées

ISO 19011
ISO 9001
IATF 16949
VDA6.3
ISO 28000

Déroulement de l'audit

1Définition du périmètre et des critèresCe qui est audité et selon quels critères est précisé par écrit : code de conduite client, cahier des charges, norme ou questionnaire.
2Recueil d'informations préalablesLa taille et l'activité de l'audité, son historique d'audit et les non-conformités ouvertes sont examinés.
3Plan d'auditLa date, l'équipe et le calendrier de l'audit sont préparés ; les zones à visiter et les fonctions à interroger sont planifiées.
4Réunion d'ouvertureL'objet, le périmètre, la méthode et le format de restitution sont exposés ; les principes de confidentialité et d'impartialité sont confirmés.
5Audit sur siteLes zones de production ou de service sont parcourues, les enregistrements examinés et les salariés interrogés. Les constats sont consignés sur-le-champ.
6Classement des constatsLes constats sont gradués selon la classification du référentiel utilisé (critique / majeur / mineur / observation).
7Réunion de clôtureLes constats sont présentés à la direction, justifiés, et les attentes en matière d'actions correctives sont exposées.
8Rapport et suiviLe rapport d'audit est établi ; un plan d'actions correctives est obtenu et sa clôture suivie. Si nécessaire, un audit de suivi est réalisé.

Constats

Les constatations sont notées selon la classification de l'acheteur et sont généralement liées à un score. Le score détermine le statut du fournisseur (approuvé / approuvé sous conditions / non approuvé), qui affecte directement la capacité à obtenir des commandes.

Rapport d'audit

Identification de l'organisme, de l'auditeur et de l'audité
Date, durée et périmètre de l'audit
Critères ou questionnaire appliqués
Domaines et processus audités
Constats et leur classement
Preuves et photographies étayant les constats
Notation ou classement, si le référentiel l'exige
Plan d'actions correctives et état de clôture

Limites du livrable

Cet audit documente la situation observée au moment de l'audit et dans le périmètre audité. L'audit repose sur l'échantillonnage : les enregistrements examinés et les zones visitées sont choisis pour représenter l'ensemble, ce qui ne signifie pas que chaque enregistrement a été contrôlé. Le rapport n'est ni une garantie ni un certificat et ne dégage pas l'audité de sa responsabilité.

Accréditation

L'accréditation varie selon le type d'audit. Les audits de tierce partie fondant la certification de systèmes de management relèvent de l'ISO/IEC 17021-1, ceux fondant la certification de produits de l'ISO/IEC 17065 ; ces domaines sont soumis à accréditation. Les audits de première et de seconde partie, ainsi que ceux régis par les règles propres au propriétaire d'un référentiel (SMETA, amfori BSCI…), ne relèvent pas de la certification accréditée ; ils suivent les lignes directrices ISO 19011 et produisent un rapport. EUROLAB dispose d'accréditations internationalement reconnues selon l'ISO/IEC 17021-1 et l'ISO/IEC 17065, délivrées par des organismes signataires de l'accord IAF ; les audits pouvant être proposés sous périmètre accrédité sont confirmés par écrit au stade de l'offre.

Périmètre et habilitations

Audits associés

Questions fréquentes

L'audit fournisseur et la surveillance fournisseur sont-ils la même chose ?

Non. Un audit évalue le système et la compétence du fournisseur à un moment donné. La surveillance est une activité de suivi centrée sur le produit qui se poursuit tout au long de la fabrication d'une commande spécifique. La plupart des projets utilisent les deux ensemble.

L'audit est-il basé sur l'échantillonnage ?

Oui. L'auditeur ne peut pas examiner tous les enregistrements et tous les produits ; l'échantillonnage est effectué pour représenter l'ensemble. L'absence de constatations lors d'un audit ne signifie donc pas qu'il n'existe aucune non-conformité ; un audit apporte une assurance, non une preuve absolue.

La date de l'audit est-elle annoncée à l'avance ?

Cela dépend du référentiel et de la politique de l'acheteur. Des audits annoncés, semi-annoncés (avec une fenêtre temporelle) et inopinés peuvent être utilisés. Un audit inopiné vise à empêcher que les enregistrements soient préparés pour l'audit et devient de plus en plus courant.