Qu'est-ce qu'un audit ?
L'analyse d'écart détermine systématiquement la distance entre les pratiques actuelles de l'organisme et les exigences de la norme ou du référentiel visé. C'est un travail de préparation avant l'audit de certification.
Pourquoi la réaliser ?
L'objectif est d'anticiper les non-conformités qui apparaîtraient lors de l'audit de certification et de planifier de façon réaliste la préparation, le temps et les ressources nécessaires. Un audit de certification abordé sans préparation est une perte de temps et d'argent.
Qui le demande ?
- Organisations envisageant de migrer vers une nouvelle norme
- Entreprises certifiées sur le point de migrer vers une nouvelle version de la norme
- Fournisseurs dont le client exige un nouveau référentiel
- Organisations ayant reçu une non-conformité lors d'un audit de certification
- Entreprises envisageant d'intégrer plusieurs normes
Critères d'audit
Les critères couvrent l'ensemble des exigences de la norme ou du référentiel cible (ex. ISO 9001, ISO 27001, FSSC 22000, IATF 16949). L'analyse est menée article par article ; l'état actuel est comparé à chaque exigence.
Périmètre de l'audit
- Examen article par article de la norme cible
- Détermination de la pratique actuelle pour chaque exigence
- Évaluation de la portée et de l'adéquation de la documentation existante
- Identification des lacunes dans les enregistrements et les preuves
- Lacunes dans la propriété des processus et les responsabilités
- Identification des besoins en ressources et en compétences
- Chevauchements avec d'autres systèmes existants et opportunités d'intégration
- Classification des écarts selon leur importance et leur difficulté
- Estimation du temps nécessaire pour atteindre la conformité
- Un plan d'action priorisé et une feuille de route
Normes associées
- ISO 19011
- La norme cible elle-même
Déroulement de l'audit
- 1Définition de l'objectif et du périmètreIl est précisé par écrit à quelle décision l'évaluation servira d'entrée et quels domaines elle couvrira.
- 2Demande d'informationsLes documents, enregistrements et données à examiner sont listés et demandés.
- 3Revue des documents et des donnéesLes informations fournies sont examinées ; les incohérences et les manques sont identifiés.
- 4Visite sur site et entretiensSi nécessaire, un examen sur site est réalisé et les personnes concernées sont rencontrées.
- 5AnalyseLes constats sont comparés au critère cible ou au cadre de risque ; écarts et risques sont hiérarchisés.
- 6RapportsConstats, risques et recommandations sont restitués sous une forme propice à la décision ; les constats critiques sont mis en évidence à part.
Constats
Les constatations sont signalées comme des ÉCARTS, et non comme des non-conformités, chacune étant rattachée à l'article correspondant de la norme cible. Les écarts sont priorisés selon leur difficulté de résolution et le risque qu'ils font peser sur la certification.
Rapport d'audit
- Objet, périmètre et limites de l'évaluation
- Liste des documents et données examinés
- Critères ou cadre de référence appliqués
- Constats et écarts
- Hiérarchisation des risques
- Recommandations et charge de travail estimée
- Limites d'information et hypothèses
Limites du livrable
Une analyse des écarts est un exercice préparatoire, pas un audit ; elle ne produit pas de certificat accrédité et ne remplace pas un audit de certification. L'absence d'écart constaté lors de l'analyse ne signifie pas que l'audit de certification ne révélera aucune non-conformité : un audit repose sur un échantillonnage, et un autre auditeur peut se concentrer sur d'autres domaines. En outre, en vertu de la règle d'impartialité, la partie ayant réalisé l'analyse des écarts et le conseil ne peut pas mener l'audit de certification de la même organisation.
Accréditation
L'accréditation varie selon le type d'audit. Les audits de tierce partie fondant la certification de systèmes de management relèvent de l'ISO/IEC 17021-1, ceux fondant la certification de produits de l'ISO/IEC 17065 ; ces domaines sont soumis à accréditation. Les audits de première et de seconde partie, ainsi que ceux régis par les règles propres au propriétaire d'un référentiel (SMETA, amfori BSCI…), ne relèvent pas de la certification accréditée ; ils suivent les lignes directrices ISO 19011 et produisent un rapport. EUROLAB dispose d'accréditations internationalement reconnues selon l'ISO/IEC 17021-1 et l'ISO/IEC 17065, délivrées par des organismes signataires de l'accord IAF ; les audits pouvant être proposés sous périmètre accrédité sont confirmés par écrit au stade de l'offre.
Périmètre et habilitationsAudits associés
Questions fréquentes
L'organisme ayant réalisé mon analyse des écarts peut-il aussi effectuer ma certification ?
Non. Conformément à la règle d'impartialité de l'ISO/IEC 17021-1, la partie qui fournit du conseil en système de management ou des services préparatoires à une organisation ne peut pas réaliser l'audit de certification de cette même organisation. Cela vise à éviter qu'une partie n'audite son propre travail.
Combien de temps à l'avance faut-il réaliser une analyse des écarts ?
Suffisamment tôt avant l'audit de certification pour laisser le temps de combler les écarts constatés et de faire fonctionner le système pendant un certain temps. Les normes de systèmes de management exigent des enregistrements d'audit interne et de revue de direction ; une période de fonctionnement effectif du système est nécessaire pour que ces enregistrements existent.
Est-ce la même chose qu'un pré-audit ?
Similaire, mais pas identique. Un pré-audit est un audit préparatoire réalisé par l'auditeur de l'organisme de certification lui-même et constitue une étape facultative du processus de certification. L'analyse des écarts est un service préparatoire indépendant qui produit une feuille de route plus détaillée.