ممیزی چیست؟
ممیزی طرف سوم را نهادی مستقل انجام می‌دهد که با سازمان ممیزی‌شونده و مشتریان آن رابطه منفعت تجاری ندارد. در صدور گواهی سیستم مدیریت، این ممیزی در چارچوب ISO/IEC 17021-1 انجام می‌شود؛ بی‌طرفی، صلاحیت و استقلال تصمیم، الزامات بنیادی این استانداردند.
چرا انجام می‌شود؟
هدف، تولید اطمینانی درباره انطباق سازمان است که از طرفین مستقل و در سطح بین‌المللی شناخته‌شده باشد. این اطمینان نیاز به ممیزی جداگانه هر مشتری را کم می‌کند و بار کل ممیزی در زنجیره تأمین را پایین می‌آورد.
چه کسی درخواست می‌کند؟
- سازمان‌های درخواست‌کننده گواهی‌نامه
- تأمین‌کنندگانی که مشتریانشان گواهی معتبر می‌خواهند
- شرکت‌های شرکت‌کننده در مناقصات دولتی
- تولیدکنندگانی که به‌دنبال شناسایی بین‌المللی برای صادرات هستند
- سازمان‌هایی که می‌خواهند همان اطمینان را به چند مشتری ارائه دهند
معیارهای ممیزی
معیار ممیزی، استاندارد یا طرحی است که گواهی بر اساس آن صادر می‌شود (ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001، ISO/IEC 27001، IATF 16949 و غیره)، همراه با مستندات خود سازمان و مقررات جاری. معیار توسط طرح تعیین می‌شود، نه توسط نهاد ممیزی‌کننده؛ این باعث می‌شود نتایج بین سازمان‌ها قابل‌مقایسه باشد.
دامنه ممیزی
- برآورده‌شدن همه الزامات استاندارد
- دقت تعریف دامنه و تطابق آن با فعالیت واقعی
- اثربخشی اجرای فرآیندها
- انطباق با الزامات قانونی و سایر الزامات
- سوابق ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت
- اثربخشی اقدامات اصلاحی
- پایش شاخص‌های عملکرد و اهداف
- کفایت منابع و صلاحیت پرسنل
- کنترل فرآیندهای برون‌سپاری‌شده
- استفاده صحیح از گواهی و نشان
استانداردهای مرتبط
- ISO/IEC 17021-1
- ISO/IEC 17065
- ISO 19011
- اسناد الزامی IAF
فرآیند ممیزی
- 1تدوین برنامه ممیزیحوزه‌های مورد ممیزی، تواتر و اولویت‌ها بر پایه ریسک تعیین می‌شود. برنامه سالانه و متناسب با اندازه سازمان و بحرانی‌بودن فرآیندها تدوین می‌گردد.
- 2طرح ممیزی و تیمهدف، دامنه و معیار ممیزی به‌صورت کتبی تعریف و تیم ممیزی با رعایت صلاحیت و بی‌طرفی تعیین می‌شود.
- 3بررسی مستنداتخط‌مشی‌ها، روش‌های اجرایی، گزارش‌های ممیزی پیشین و سوابق اقدام اصلاحی پیش از ممیزی بررسی می‌شود.
- 4جلسه افتتاحیهدامنه، روش، برنامه و قالب گزارش‌دهی به طرف ممیزی‌شونده اعلام می‌شود.
- 5گردآوری شواهدشواهد عینی از راه مصاحبه، بررسی سوابق و مشاهده در محل گردآوری می‌شود. یافته، نظری بدون شاهد نیست بلکه تشخیصی قابل راستی‌آزمایی است.
- 6ارزیابی یافته‌هاشواهد گردآوری‌شده با معیار ممیزی مقایسه و عدم انطباق‌ها و فرصت‌های بهبود طبقه‌بندی می‌شود.
- 7جلسه اختتامیه و گزارشیافته‌ها به طرف ممیزی‌شونده ارائه، اعتراض‌ها شنیده و گزارش ممیزی تنظیم می‌شود.
- 8پیگیری اقدام اصلاحیبرای هر عدم انطباق، تحلیل ریشه‌ای و برنامه اقدام اصلاحی خواسته و تا تأیید اثربخشی پیگیری می‌شود.
یافته‌ها
یافته‌ها به عدم انطباق عمده، عدم انطباق جزئی و مشاهده طبقه‌بندی می‌شوند. عدم انطباق عمده نشان می‌دهد سیستم یک الزام را برآورده نکرده یا اثربخشی آن مختل شده، و گواهی تا بسته‌شدن آن صادر نمی‌شود. عدم انطباق‌های جزئی در بازه زمانی تعریف‌شده بسته می‌شوند.
گزارش ممیزی
- هدف، دامنه و معیار ممیزی
- تیم ممیزی و تاریخ ممیزی
- حوزه‌های ممیزی‌شده و نقش‌های مصاحبه‌شده
- سوابق بررسی‌شده
- یافته‌ها: عدم انطباق‌ها و فرصت‌های بهبود
- شواهد عینی پشتیبان هر یافته
- نتیجه ممیزی و ارزیابی کلی
- اقدام اصلاحی مورد انتظار و مهلت آن
محدودیت خروجی
تدقیق طرف سوم همیشه به گواهی تبدیل نمی‌شود: گواهی فقط تحت یک طرح معتبر و پس از بازبینی توسط یک تصمیم‌گیرنده مستقل صادر می‌شود. تدقیق از نهاد غیرمعتبر نیز تدقیق طرف سوم است اما شناسایی بین‌المللی که زنجیره اعتباربخشی فراهم می‌کند را ندارد. همچنین گواهی، انطباق سیستم را در زمان تدقیق نشان می‌دهد؛ کیفیت تک‌تک محصولات را تضمین نمی‌کند.
تأیید صلاحیت
تأیید صلاحیت بسته به نوع ممیزی متفاوت است. ممیزی‌های طرف سوم که مبنای صدور گواهی سیستم مدیریت‌اند بر پایه ISO/IEC 17021-1 و آن‌ها که مبنای گواهی محصول‌اند بر پایه ISO/IEC 17065 انجام می‌شوند و این دامنه‌ها مشمول تأیید صلاحیت‌اند. ممیزی‌های طرف اول و دوم و ممیزی‌های تابع قواعد صاحب طرح (مانند SMETA و amfori BSCI) در دامنه گواهی تأییدصلاحیت‌شده نیستند؛ این‌ها بر پایه راهنمای ISO 19011 اجرا و گزارش تولید می‌کنند. EUROLAB دارای تأیید صلاحیت بین‌المللی در دامنه ISO/IEC 17021-1 و ISO/IEC 17065 از نهادهای عضو توافق‌نامه IAF است؛ اینکه کدام ممیزی در دامنه تأییدصلاحیت‌شده ارائه می‌شود در مرحله پیشنهاد قیمت کتباً تأیید می‌گردد.
دامنه و اختیاراتممیزیهای مرتبط
پرسش‌های متداول
آیا تیمی که تدقیق را انجام داده می‌تواند تصمیم صدور گواهی را بگیرد؟
نمی‌تواند. ISO/IEC 17021-1 الزام می‌کند که تصمیم صدور گواهی توسط تصمیم‌گیرنده‌ای مستقل از تیم تدقیق گرفته شود. این برای جلوگیری از تأثیر رابطه‌ای است که تیم تدقیق با مشتری برقرار کرده بر تصمیم.
آیا می‌توانم از یک نهاد غیرمعتبر گواهی بگیرم؟
از نظر فنی گواهی دریافت می‌کنید اما این گواهی شناسایی بین‌المللی حاصل از توافق‌نامه شناسایی چندجانبه IAF را ندارد. مشتریان و مراجع مناقصه شما اغلب گواهی معتبر می‌خواهند؛ بررسی نشان اعتباربخشی و نهاد اعتباربخشی روی گواهی رویکرد صحیح است.
مدت زمان تدقیق چگونه تعیین می‌شود؟
تعداد روزهای تدقیق بر اساس جداول موجود در اسناد الزامی IAF و با توجه به تعداد نیروی انسانی سازمان، تعداد سایت‌ها، ریسک فعالیت و پیچیدگی دامنه محاسبه می‌شود. نهاد صدور گواهی نمی‌تواند آن را به‌طور دلبخواهی کوتاه کند.