ممیزی چیست؟
ممیزی طرف اول یعنی ممیزی سازمان از سیستم مدیریت، فرآیندها و رویه‌های خود، از سوی خودش؛ که به آن ممیزی داخلی می‌گویند. این ممیزی را می‌تواند پرسنل خود سازمان یا ممیزی بیرونی که از سوی سازمان مأمور شده انجام دهد؛ آنچه تعیین‌کننده است، این است که ممیزی به نمایندگی چه کسی انجام می‌شود.
چرا انجام می‌شود؟
هدف آن است که خود سازمان ببیند آیا سیستم واقعاً اجرا می‌شود یا نه. ممیزی داخلی هم‌زمان الزام اجباری استانداردهای سیستم مدیریت است: ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001 و دیگران پیش از صدور گواهی، یک چرخه کامل ممیزی داخلی می‌خواهند.
چه کسی درخواست می‌کند؟
- سازمان‌هایی که در حال استقرار سیستم مدیریت و آماده‌سازی برای گواهی‌نامه هستند
- سازمان‌های دارای گواهی (ممیزی داخلی سالانه الزامی)
- شرکت‌هایی با منابع ممیزی داخلی ناکافی که ممیز خارجی می‌گمارند
- کارکردهای کیفیت مرکزی سازمان‌های چندسایتی
- مدیریت ارشدی که باید گزارش تضمین را به هیئت‌مدیره ارائه دهد
معیارهای ممیزی
معیار ممیزی توسط خود سازمان تعیین می‌شود: استاندارد سیستم مدیریت اعمال‌شده (ISO 9001، ISO 14001 و غیره)، رویه‌های خود سازمان، الزامات مشتری و مقررات جاری. معیار به‌صورت مکتوب در برنامه ممیزی تعریف می‌شود؛ بازبینی بدون معیار ممیزی محسوب نمی‌شود.
دامنه ممیزی
- پوشش تمام بندهای استاندارد سیستم مدیریت
- اینکه آیا فرآیندها همان‌طور که تعریف شده‌اند اجرا می‌شوند
- به‌روز بودن اطلاعات مستند و سوابق
- وضعیت بسته‌شدن یافته‌های ممیزی قبلی
- انطباق با الزامات قانونی و سایر الزامات
- نحوه پرداختن به ریسک‌ها و فرصت‌ها
- پایش اهداف و شاخص‌های عملکرد
- مدیریت شکایات و بازخورد مشتری
- رابط‌های بین فرآیندها و جریان اطلاعات
- آماده‌سازی ورودی‌های بازنگری مدیریت
استانداردهای مرتبط
- ISO 19011
- ISO 9001
- ISO 14001
- ISO 45001
- ISO/IEC 27001
فرآیند ممیزی
- 1تدوین برنامه ممیزیحوزه‌های مورد ممیزی، تواتر و اولویت‌ها بر پایه ریسک تعیین می‌شود. برنامه سالانه و متناسب با اندازه سازمان و بحرانی‌بودن فرآیندها تدوین می‌گردد.
- 2طرح ممیزی و تیمهدف، دامنه و معیار ممیزی به‌صورت کتبی تعریف و تیم ممیزی با رعایت صلاحیت و بی‌طرفی تعیین می‌شود.
- 3بررسی مستنداتخط‌مشی‌ها، روش‌های اجرایی، گزارش‌های ممیزی پیشین و سوابق اقدام اصلاحی پیش از ممیزی بررسی می‌شود.
- 4جلسه افتتاحیهدامنه، روش، برنامه و قالب گزارش‌دهی به طرف ممیزی‌شونده اعلام می‌شود.
- 5گردآوری شواهدشواهد عینی از راه مصاحبه، بررسی سوابق و مشاهده در محل گردآوری می‌شود. یافته، نظری بدون شاهد نیست بلکه تشخیصی قابل راستی‌آزمایی است.
- 6ارزیابی یافته‌هاشواهد گردآوری‌شده با معیار ممیزی مقایسه و عدم انطباق‌ها و فرصت‌های بهبود طبقه‌بندی می‌شود.
- 7جلسه اختتامیه و گزارشیافته‌ها به طرف ممیزی‌شونده ارائه، اعتراض‌ها شنیده و گزارش ممیزی تنظیم می‌شود.
- 8پیگیری اقدام اصلاحیبرای هر عدم انطباق، تحلیل ریشه‌ای و برنامه اقدام اصلاحی خواسته و تا تأیید اثربخشی پیگیری می‌شود.
یافته‌ها
یافته‌ها عموماً به‌عنوان عدم انطباق (عمده/جزئی) یا فرصت بهبود طبقه‌بندی می‌شوند. مقیاس طبقه‌بندی را خود سازمان تعیین می‌کند؛ نکته مهم اعمال یکنواخت آن و استوار بودن هر یافته بر شواهد عینی است.
گزارش ممیزی
- هدف، دامنه و معیار ممیزی
- تیم ممیزی و تاریخ ممیزی
- حوزه‌های ممیزی‌شده و نقش‌های مصاحبه‌شده
- سوابق بررسی‌شده
- یافته‌ها: عدم انطباق‌ها و فرصت‌های بهبود
- شواهد عینی پشتیبان هر یافته
- نتیجه ممیزی و ارزیابی کلی
- اقدام اصلاحی مورد انتظار و مهلت آن
محدودیت خروجی
تدقیق طرف اول سابقه داخلی خود سازمان است و سندی که بتوان بیرون از سازمان ارائه داد تولید نمی‌کند. با گفتن به مشتری یا نهاد صدور گواهی که 'ممیزی داخلی را پشت سر گذاشتیم' نمی‌توان ادعای انطباق ساخت؛ گزارش ممیزی داخلی تنها در حین ممیزی صدور گواهی به‌عنوان شاهدی بر عملکرد سیستم بررسی می‌شود. حتی اگر مشاور خارجی ممیزی را انجام دهد، ممیزی ماهیت طرف اول خود را حفظ می‌کند.
تأیید صلاحیت
تأیید صلاحیت بسته به نوع ممیزی متفاوت است. ممیزی‌های طرف سوم که مبنای صدور گواهی سیستم مدیریت‌اند بر پایه ISO/IEC 17021-1 و آن‌ها که مبنای گواهی محصول‌اند بر پایه ISO/IEC 17065 انجام می‌شوند و این دامنه‌ها مشمول تأیید صلاحیت‌اند. ممیزی‌های طرف اول و دوم و ممیزی‌های تابع قواعد صاحب طرح (مانند SMETA و amfori BSCI) در دامنه گواهی تأییدصلاحیت‌شده نیستند؛ این‌ها بر پایه راهنمای ISO 19011 اجرا و گزارش تولید می‌کنند. EUROLAB دارای تأیید صلاحیت بین‌المللی در دامنه ISO/IEC 17021-1 و ISO/IEC 17065 از نهادهای عضو توافق‌نامه IAF است؛ اینکه کدام ممیزی در دامنه تأییدصلاحیت‌شده ارائه می‌شود در مرحله پیشنهاد قیمت کتباً تأیید می‌گردد.
دامنه و اختیاراتممیزیهای مرتبط
پرسش‌های متداول
اگر ممیزی داخلی خود را به فردی خارج از سازمان بسپارم، آیا تبدیل به ممیزی طرف سوم می‌شود؟
خیر. عامل تعیین‌کننده این است که ممیزی از طرف چه کسی انجام می‌شود. حتی اگر ممیز خارجی بگمارید، اگر ممیزی از طرف شما و طبق معیار شما انجام شود، ممیزی طرف اول است.
آیا کارمند خودم می‌تواند ممیزی داخلی را انجام دهد؟
می‌تواند؛ اما شرط بی‌طرفی وجود دارد: ممیز نمی‌تواند کار خودش را ممیزی کند. در سازمان‌های کوچک، این موضوع با ممیزی متقابل ممیزان از بخش‌های مختلف یا گماردن ممیز خارجی حل می‌شود.
ممیزی داخلی هر چند وقت یک‌بار باید انجام شود؟
استانداردها یک فراوانی واحد را تحمیل نمی‌کنند؛ بلکه می‌خواهند برنامه مبتنی بر ریسک باشد. رویه رایج پوشش همه فرآیندها و بندهای استاندارد حداقل یک‌بار در سال است. فرآیندهای حیاتی یا مسئله‌دار بیشتر ممیزی می‌شوند.