ممیزی چیست؟
ممیزی طرف دوم یعنی ممیزی سازمان از تأمین‌کننده یا شریک تجاری خود بر پایه الزامات خودش. چون میان خریدار و تأمین‌کننده رابطه تجاری وجود دارد، این ممیزی مستقل نیست؛ منفعت و معیارهای خریدار تعیین‌کننده است. این امر ممیزی را باطل نمی‌کند، تنها ماهیت خروجی آن را مشخص می‌سازد.
چرا انجام می‌شود؟
هدف آن است که خریدار ریسک تأمین را با معیارهای خود بسنجد. گواهی تأییدصلاحیت‌شده ممکن است همه الزامات ویژه خریدار را پوشش ندهد؛ ممیزی طرف دوم این شکاف را پر می‌کند و امکان تصمیم‌گیری بر پایه معیار خود را می‌دهد.
چه کسی درخواست می‌کند؟
- شرکت‌های خریدار که فرآیند تأیید تأمین‌کننده را اجرا می‌کنند
- زنجیره‌های خرده‌فروشی و مالکان برند
- OEMهای خودرو و هوافضا
- شرکت‌های استفاده‌کننده از تولید قراردادی
- خریداران شرکتی که آیین‌نامه رفتاری خود را اعمال می‌کنند
معیارهای ممیزی
معیار ممیزی توسط خریدار تعیین می‌شود: کتابچه راهنمای تأمین‌کننده خودش، آیین‌نامه رفتاری، مشخصات فنی، الزامات خاص مشتری (CSR) یا تفسیر خاص خریدار از یک استاندارد. لازم است معیار پیش از ممیزی به‌صورت مکتوب به تأمین‌کننده اطلاع داده شود تا نتیجه قابل‌بحث نباشد.
دامنه ممیزی
- برآورده‌شدن الزامات فنی و کیفی خریدار
- ظرفیت تولید و توانمندی فرآیند
- رویه‌های کنترل کیفیت و بازرسی
- ردیابی و مدیریت پارتی
- کنترل زیرتأمین‌کننده‌ها
- عملکرد تحویل و مدیریت زمان تحویل
- انطباق با آیین‌نامه رفتاری (اجتماعی، محیط‌زیستی، اخلاقی)
- وضعیت بسته‌شدن عدم انطباق‌های قبلی
- مدیریت تغییر و تعهدات اطلاع‌رسانی
- ریسک ظرفیت و تداوم
استانداردهای مرتبط
- ISO 19011
- ISO 9001
- IATF 16949 (الزامات خاص مشتری)
- VDA 6.3
فرآیند ممیزی
- 1تدوین برنامه ممیزیحوزه‌های مورد ممیزی، تواتر و اولویت‌ها بر پایه ریسک تعیین می‌شود. برنامه سالانه و متناسب با اندازه سازمان و بحرانی‌بودن فرآیندها تدوین می‌گردد.
- 2طرح ممیزی و تیمهدف، دامنه و معیار ممیزی به‌صورت کتبی تعریف و تیم ممیزی با رعایت صلاحیت و بی‌طرفی تعیین می‌شود.
- 3بررسی مستنداتخط‌مشی‌ها، روش‌های اجرایی، گزارش‌های ممیزی پیشین و سوابق اقدام اصلاحی پیش از ممیزی بررسی می‌شود.
- 4جلسه افتتاحیهدامنه، روش، برنامه و قالب گزارش‌دهی به طرف ممیزی‌شونده اعلام می‌شود.
- 5گردآوری شواهدشواهد عینی از راه مصاحبه، بررسی سوابق و مشاهده در محل گردآوری می‌شود. یافته، نظری بدون شاهد نیست بلکه تشخیصی قابل راستی‌آزمایی است.
- 6ارزیابی یافته‌هاشواهد گردآوری‌شده با معیار ممیزی مقایسه و عدم انطباق‌ها و فرصت‌های بهبود طبقه‌بندی می‌شود.
- 7جلسه اختتامیه و گزارشیافته‌ها به طرف ممیزی‌شونده ارائه، اعتراض‌ها شنیده و گزارش ممیزی تنظیم می‌شود.
- 8پیگیری اقدام اصلاحیبرای هر عدم انطباق، تحلیل ریشه‌ای و برنامه اقدام اصلاحی خواسته و تا تأیید اثربخشی پیگیری می‌شود.
یافته‌ها
یافته‌ها طبق طبقه‌بندی خود خریدار درجه‌بندی می‌شوند و معمولاً به یک امتیاز یا وضعیت تأمین‌کننده (تأییدشده، مشروط، معلق) مرتبط هستند. از آنجا که این وضعیت مستقیماً تعیین می‌کند آیا می‌توانید سفارش بگیرید یا نه، ممیزی‌های طرف دوم اثر تجاری بالایی دارند.
گزارش ممیزی
- هدف، دامنه و معیار ممیزی
- تیم ممیزی و تاریخ ممیزی
- حوزه‌های ممیزی‌شده و نقش‌های مصاحبه‌شده
- سوابق بررسی‌شده
- یافته‌ها: عدم انطباق‌ها و فرصت‌های بهبود
- شواهد عینی پشتیبان هر یافته
- نتیجه ممیزی و ارزیابی کلی
- اقدام اصلاحی مورد انتظار و مهلت آن
محدودیت خروجی
تدقیق طرف دوم گواهی معتبری تولید نمی‌کند و جایگزین تدقیق طرف سوم نیست. نتیجه فقط برای خریداری که آن را انجام داده و طبق معیار خودش معنادار است؛ نمی‌توان با گفتن 'شرکت X ما را ممیزی کرد' برای مشتری دیگری ادعای انطباق عمومی ساخت. همچنین این تدقیق مسئولیت قراردادی تأمین‌کننده را از بین نمی‌برد.
تأیید صلاحیت
تأیید صلاحیت بسته به نوع ممیزی متفاوت است. ممیزی‌های طرف سوم که مبنای صدور گواهی سیستم مدیریت‌اند بر پایه ISO/IEC 17021-1 و آن‌ها که مبنای گواهی محصول‌اند بر پایه ISO/IEC 17065 انجام می‌شوند و این دامنه‌ها مشمول تأیید صلاحیت‌اند. ممیزی‌های طرف اول و دوم و ممیزی‌های تابع قواعد صاحب طرح (مانند SMETA و amfori BSCI) در دامنه گواهی تأییدصلاحیت‌شده نیستند؛ این‌ها بر پایه راهنمای ISO 19011 اجرا و گزارش تولید می‌کنند. EUROLAB دارای تأیید صلاحیت بین‌المللی در دامنه ISO/IEC 17021-1 و ISO/IEC 17065 از نهادهای عضو توافق‌نامه IAF است؛ اینکه کدام ممیزی در دامنه تأییدصلاحیت‌شده ارائه می‌شود در مرحله پیشنهاد قیمت کتباً تأیید می‌گردد.
دامنه و اختیاراتممیزیهای مرتبط
پرسش‌های متداول
مشتری من مرا ممیزی کرد؛ آیا این گواهی محسوب می‌شود؟
محسوب نمی‌شود. خروجی ممیزی طرف دوم یک گزارش ممیزی و وضعیت تأمین‌کننده است. گواهی معتبر از یک نهاد صدور گواهی مستقل که تحت ISO/IEC 17021-1 یا ISO/IEC 17065 فعالیت می‌کند، دریافت می‌شود.
چرا مشتری من با وجود داشتن گواهی ISO 9001 به‌طور جداگانه ممیزی می‌کند؟
ISO 9001 یک استاندارد عمومی سیستم مدیریت است و الزامات فنی خاص مشتری، معیارهای مبتنی بر محصول یا آیین‌نامه رفتاری را پوشش نمی‌دهد. ممیزی طرف دوم دقیقاً برای پرکردن این شکاف انجام می‌شود.
آیا مشتری می‌تواند ممیزی را به یک نهاد از طرف خودش بسپارد؟
می‌تواند و رایج است. خریدار تدقیق را به یک نهاد نظارتی یا تدقیقی می‌سپارد؛ چون تدقیق همچنان از طرف خریدار و طبق معیار او انجام می‌شود، ماهیت طرف دوم خود را حفظ می‌کند.