Auditoría de análisis de brechas

El análisis de brechas determina sistemáticamente la distancia entre las prácticas actuales de la organización y los requisitos de la norma o esquema al que aspira. Es un trabajo preparatorio previo a la auditoría de certificación.

El objetivo es anticipar las no conformidades que surgirían en la auditoría de certificación y planificar de forma realista la preparación, el tiempo y los recursos necesarios. Acudir sin preparación a una auditoría de certificación es una pérdida de tiempo y de dinero.

• Organizaciones que planean adoptar una nueva norma
• Empresas certificadas que van a transicionar a una nueva versión de la norma
• Proveedores a los que su cliente exige un nuevo esquema
• Organizaciones que recibieron una no conformidad en una auditoría de certificación
• Empresas que planean integrar varias normas

Los criterios son todos los requisitos de la norma o esquema objetivo (p. ej., ISO 9001, ISO 27001, FSSC 22000, IATF 16949). El análisis se realiza cláusula por cláusula; el estado actual se compara con cada requisito.

• Revisión cláusula por cláusula de la norma objetivo
• Determinación de la práctica actual frente a cada requisito
• Evaluación del alcance y la adecuación de la documentación existente
• Identificación de deficiencias en registros y evidencias
• Brechas en la propiedad de procesos y responsabilidades
• Identificación de las necesidades de recursos y competencias
• Solapamiento con otros sistemas existentes y oportunidades de integración
• Clasificación de las brechas por importancia y dificultad
• Estimación del tiempo necesario para lograr el cumplimiento
• Un plan de acción priorizado y una hoja de ruta

• ISO 19011
• La propia norma objetivo

1. 1Definición del objetivo y el alcanceSe establece por escrito a qué decisión servirá de entrada la evaluación y qué áreas abarcará.
2. 2Solicitud de informaciónSe listan y solicitan los documentos, registros y datos a examinar.
3. 3Revisión de documentos y datosSe examina la información facilitada; se identifican incoherencias y carencias.
4. 4Visita al emplazamiento y entrevistasSi procede, se realiza una revisión in situ y se entrevista a las personas implicadas.
5. 5AnálisisLos hallazgos se comparan con el criterio objetivo o el marco de riesgo; se priorizan brechas y riesgos.
6. 6InformesLos hallazgos, riesgos y recomendaciones se reportan en un formato apto para la toma de decisiones; los hallazgos críticos se destacan aparte.

Los hallazgos se reportan como BRECHAS, no como no conformidades, y cada uno se vincula a la cláusula correspondiente de la norma objetivo. Las brechas se priorizan según su dificultad de cierre y el riesgo que suponen para bloquear la certificación.

• Objeto, alcance y límites de la evaluación
• Lista de documentos y datos examinados
• Criterios o marco de referencia aplicados
• Hallazgos y brechas
• Priorización de los riesgos
• Recomendaciones y carga de trabajo estimada
• Limitaciones de información e hipótesis

Un análisis de brechas es un ejercicio preparatorio, no una auditoría; no genera un certificado acreditado ni sustituye a una auditoría de certificación. Que el análisis no revele brechas no significa que la auditoría de certificación no vaya a generar no conformidades: una auditoría se basa en muestreo, y un auditor distinto puede centrarse en áreas diferentes. Además, conforme a la regla de imparcialidad, la parte que realiza el análisis de brechas y la consultoría no puede llevar a cabo la auditoría de certificación de esa misma organización.

La acreditación varía según el tipo de auditoría. Las auditorías de tercera parte que sustentan la certificación de sistemas de gestión se realizan conforme a ISO/IEC 17021-1 y las que sustentan la certificación de producto conforme a ISO/IEC 17065; estos alcances están sujetos a acreditación. Las auditorías de primera y segunda parte, y las regidas por las reglas propias del titular de un esquema (SMETA, amfori BSCI), no forman parte de la certificación acreditada; se realizan siguiendo la guía ISO 19011 y producen un informe. EUROLAB cuenta con acreditación internacionalmente reconocida conforme a ISO/IEC 17021-1 e ISO/IEC 17065, otorgada por organismos firmantes del acuerdo IAF; qué auditorías pueden ofrecerse dentro del alcance acreditado se confirma por escrito en la fase de oferta.

• Auditoría de due diligence