Τι είναι η επιτήρηση;
Το expediting παρακολουθεί την πρόοδο κατασκευής και παράδοσης μιας παραγγελίας και εντοπίζει έγκαιρα τον κίνδυνο καθυστέρησης. Εστιάζει στο ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ, όχι στην ποιότητα· στην πράξη όμως εκτελείται συνήθως μαζί με την επιτήρηση.
Γιατί διενεργείται;
Στόχος είναι η καθυστέρηση να γίνει ορατή εβδομάδες νωρίτερα και να ληφθούν μέτρα, αντί να γίνει γνωστή την ημέρα παράδοσης. Στο χρονοδιάγραμμα έργου, η καθυστέρηση ενός εξοπλισμού προκαλεί συνήθως αλυσιδωτή ζημιά πολύ μεγαλύτερη από την ίδια την καθυστέρηση.
Ποιος την ζητά;
- Εργολάβοι EPC και διαχειριστές έργων
- Κύριοι επενδυτικών έργων
- Οργανισμοί που διαχειρίζονται προμήθειες από πολλαπλούς προμηθευτές
- Αγοραστές εξοπλισμού μακράς παράδοσης (long lead)
- Έργα ναυπηγείων και σταθμών ηλεκτροπαραγωγής
Εύρος επιτήρησης
- Επαλήθευση επιβεβαίωσης παραγγελίας και χρονοδιαγράμματος παράδοσης
- Κατάσταση εγγράφων μηχανικής και έγκρισης
- Κατάσταση προμήθειας υλικών και παρακολούθηση υποπαραγγελιών
- Έναρξη κατασκευής και πρόοδος σταδίων
- Επανεξέταση ανάλυσης σημείων συμφόρησης και κρίσιμης διαδρομής
- Απόδοση υπεργολάβου
- Ημερολόγιο επιθεώρησης και δοκιμών
- Συσκευασία και προετοιμασία αποστολής
- Σχεδιασμός μεταφοράς και προετοιμασία εγγράφων
- Κίνδυνος καθυστέρησης και σχέδιο αποκατάστασης
Σχετικά πρότυπα
- ISO/IEC 17020
- ISO 10005
Μέθοδος και εξοπλισμός
- Σύστημα παρακολούθησης προόδου και αναφοράς
- Εξοπλισμός φωτογραφικής καταγραφής
- Πρόσβαση σε επανεξέταση εγγράφων
Διαδικασία επιτήρησης
- 1Καθορισμός εύρους και κριτηρίωνΜε τον αγοραστή οριστικοποιούνται η προδιαγραφή παραγγελίας, το σχέδιο επιθεώρησης και δοκιμών (ITP), το πρόγραμμα παράδοσης και η συχνότητα αναφορών.
- 2Αξιολόγηση προμηθευτήΕξετάζονται το σύστημα ποιότητας, η δυναμικότητα, οι υπεργολάβοι και οι προηγούμενες επιδόσεις του προμηθευτή· καθορίζεται το επίπεδο κινδύνου.
- 3Σχέδιο επιτήρησηςΒάσει του επιπέδου κινδύνου προγραμματίζονται η συχνότητα επισκέψεων, τα σημεία αναμονής και παρακολούθησης και το ημερολόγιο αναφορών.
- 4Επιτήρηση επιτόπουΟ επιθεωρητής παρίσταται κατά την παραγωγή: έλεγχος εγγράφων, παρατήρηση διεργασιών και παρακολούθηση ελέγχων.
- 5Παρακολούθηση προόδου και χρονοδιαγράμματοςΠαρακολουθείται η πρόοδος έναντι του προγράμματος· ο κίνδυνος καθυστέρησης εντοπίζεται έγκαιρα και γνωστοποιείται στον αγοραστή.
- 6Διαχείριση μη συμμορφώσεωνΟι αποκλίσεις που εντοπίζονται αναφέρονται, ζητείται διορθωτική ενέργεια και παρακολουθείται το κλείσιμό της.
- 7Αποδέσμευση αποστολής και κλείσιμοΕλέγχονται η τελική επιθεώρηση και ο φάκελος τεκμηρίωσης· δίδεται αποδέσμευση για αποστολή και εκδίδεται έκθεση κλεισίματος.
Έκθεση επιτήρησης
- Στοιχεία φορέα, επιθεωρητή και αγοραστή
- Παραπομπές σε παραγγελία, προδιαγραφή και ITP
- Ημερομηνία επίσκεψης και εύρος επιτήρησης
- Ευρήματα ελέγχου εγγράφων
- Στάδιο κατασκευής και κατάσταση προόδου
- Έλεγχοι και δοκιμές που παρακολουθήθηκαν
- Μη συμμορφώσεις και κατάσταση διορθωτικών ενεργειών
- Αξιολόγηση χρονοδιαγράμματος και κινδύνου καθυστέρησης
- Φωτογραφικά αρχεία
- Συστάσεις για την επόμενη επιτήρηση
- Στοιχεία παραγγελίας και συμβατική ημερομηνία παράδοσης
- Ποσοστό προόδου ανά στάδιο
- Σύγκριση προγραμματισμένων και πραγματικών ημερομηνιών
- Αξιολόγηση κινδύνου καθυστέρησης και αιτίες
- Κατάσταση κρίσιμων υλικών και υποπαραγγελιών
- Προτεινόμενες ενέργειες αποκατάστασης
Όρια της έκθεσης
Το Expediting δεν αποτελεί επιτήρηση ποιότητας: εστιάζει στην πρόοδο και το χρονοδιάγραμμα. Το ποσοστό προόδου που αναγράφεται στην αναφορά δεν περιέχει καμία δήλωση σχετικά με την ποιότητα της κατασκευής. Επιπλέον, ο επιθεωρητής απλώς παρακολουθεί και αναφέρει την πρόοδο· η εξουσία και η ευθύνη επιτάχυνσης της κατασκευής ανήκουν στη σύμβαση μεταξύ προμηθευτή και αγοραστή.
Διαπίστευση
Οι δραστηριότητες επιτήρησης διενεργούνται κατά ISO/IEC 17020, που απαιτεί αμεροληψία του φορέα, επάρκεια του προσωπικού και εγκυρότητα των μεθόδων. Ο κανόνας αμεροληψίας είναι καθοριστικός: ο φορέας δεν μπορεί να είναι μέρος στο εμπόριο ή στην κατασκευή του εμπορεύματος που επιτηρεί. Η EUROLAB διαθέτει διεθνώς αναγνωρισμένη διαπίστευση κατά ISO/IEC 17020 από φορείς της συμφωνίας ILAC· επειδή το διαπιστευμένο πεδίο ορίζεται ανά τύπο επιτήρησης, επιβεβαιώνεται εγγράφως στο στάδιο της προσφοράς.
Πεδίο και εξουσιοδοτήσειςΣχετικές υπηρεσίες επιτήρησης
Συχνές ερωτήσεις
Το Expediting αποτρέπει την καθυστέρηση;
Δεν την αποτρέπει από μόνο του· την καθιστά ορατή. Η αξία του έγκειται στην έγκαιρη προειδοποίηση: όταν ο κίνδυνος καθυστέρησης είναι γνωστός εβδομάδες νωρίτερα, επιλογές όπως εναλλακτική προμήθεια, επιταχυνόμενη μεταφορά ή αναθεώρηση του χρονοδιαγράμματος παραμένουν εφικτές. Όταν η καθυστέρηση γίνεται γνωστή μόνο κατά την ημερομηνία παράδοσης, αυτές οι επιλογές δεν υφίστανται πλέον.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ γραφειακού (desk) και επιτόπιου (field) expediting;
Το γραφειακό (desk) expediting είναι η αναζήτηση προόδου μέσω τηλεφώνου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου· είναι γρήγορο και οικονομικό, αλλά βασίζεται στη δήλωση του προμηθευτή. Στο επιτόπιο (field) expediting, ο επιθεωρητής επισκέπτεται την εγκατάσταση και βλέπει πραγματικά την πρόοδο. Σε κρίσιμες παραγγελίες προτιμάται η επιτόπια επίσκεψη· η διαφορά μεταξύ δηλωμένης προόδου και πραγματικότητας αποκαλύπτεται συνήθως επί τόπου.
Η επιτήρηση μειώνει την ευθύνη του προμηθευτή;
Όχι. Ο επιθεωρητής παρατηρεί και συντάσσει αναφορές εκ μέρους του αγοραστή· ο προμηθευτής παραμένει υπεύθυνος για την ποιότητα της κατασκευής και τη συμμόρφωση με τη σύμβαση. Η έκθεση επιτήρησης δεν αποτελεί δήλωση αποδοχής.
Είναι ο επιθεωρητής παρών συνεχώς επί τόπου;
Αυτό εξαρτάται από το επίπεδο επιτήρησης. Σε κρίσιμα έργα εφαρμόζεται συνεχής (μόνιμη) επιτήρηση· σε άλλα, πραγματοποιούνται επισκέψεις σε συγκεκριμένα σημεία αναμονής. Η κατασκευή που πραγματοποιείται κατά την απουσία του επιθεωρητή δεν εμπίπτει στο πεδίο της αναφοράς, και αυτό αναφέρεται ρητά στην έκθεση.
Πώς διασφαλίζεται η ανεξαρτησία του φορέα επιτήρησης;
Η επιτήρηση διεξάγεται στο πλαίσιο του ISO/IEC 17020, το οποίο απαιτεί αμεροληψία και αποτροπή σύγκρουσης συμφερόντων. Ο φορέας επιτήρησης δεν μπορεί να είναι συμμέτοχος στον σχεδιασμό ή την παραγωγή της κατασκευής που επιτηρεί.