Έλεγχος δεύτερου μέρους — Έλεγχος πελάτη και προμηθευτή

Τι είναι ο έλεγχος;

Ο έλεγχος δεύτερου μέρους είναι ο έλεγχος προμηθευτή ή συνεργάτη με βάση τις δικές του απαιτήσεις. Επειδή υπάρχει εμπορική σχέση αγοραστή–προμηθευτή, ο έλεγχος δεν είναι ανεξάρτητος: κυριαρχούν το συμφέρον και τα κριτήρια του αγοραστή. Αυτό δεν τον ακυρώνει — απλώς καθορίζει τη φύση του αποτελέσματος.

Γιατί διενεργείται;

Στόχος είναι ο αγοραστής να αξιολογήσει τον κίνδυνο προμήθειας με δικά του μέτρα. Ένα διαπιστευμένο πιστοποιητικό μπορεί να μην καλύπτει όλες τις ιδιαίτερες απαιτήσεις του· ο έλεγχος δεύτερου μέρους καλύπτει το κενό και επιτρέπει απόφαση με δικά του κριτήρια.

Ποιος τον ζητά;

Εταιρείες αγοραστών που εκτελούν διαδικασία έγκρισης προμηθευτών
Αλυσίδες λιανικής και ιδιοκτήτες εμπορικών σημάτων
Κατασκευαστές αυτοκινήτων και αεροδιαστημικής (OEM)
Εταιρείες που χρησιμοποιούν κατασκευή κατ' ανάθεση
Εταιρικοί αγοραστές που επιβάλλουν τον δικό τους κώδικα δεοντολογίας

Κριτήρια ελέγχου

Τα κριτήρια ελέγχου καθορίζονται από τον αγοραστή: το δικό του εγχειρίδιο προμηθευτών, κώδικας δεοντολογίας, τεχνική προδιαγραφή, απαιτήσεις ειδικές για τον πελάτη (CSR) ή μια ερμηνεία προτύπου ειδική για τον αγοραστή. Τα κριτήρια πρέπει να κοινοποιούνται γραπτώς στον προμηθευτή πριν τον έλεγχο, ώστε το αποτέλεσμα να μην είναι αμφισβητήσιμο.

Εύρος ελέγχου

Ικανοποίηση των τεχνικών απαιτήσεων και ποιότητας του αγοραστή
Παραγωγική ικανότητα και ικανότητα διεργασίας
Πρακτικές ελέγχου ποιότητας και επιθεώρησης
Ιχνηλασιμότητα και διαχείριση παρτίδων
Έλεγχος υποπρομηθευτών
Απόδοση παράδοσης και διαχείριση χρόνου παράδοσης
Συμμόρφωση με τον κώδικα δεοντολογίας (κοινωνικό, περιβαλλοντικό, ηθικό)
Η κατάσταση κλεισίματος προηγούμενων μη συμμορφώσεων
Διαχείριση αλλαγών και υποχρεώσεις κοινοποίησης
Κίνδυνος χωρητικότητας και συνέχειας

Σχετικά πρότυπα

ISO 19011
ISO 9001
IATF 16949 (απαιτήσεις ειδικές για τον πελάτη)
VDA 6.3

Διαδικασία ελέγχου

1Κατάρτιση του προγράμματος ελέγχουΟι προς έλεγχο τομείς, η συχνότητα και οι προτεραιότητες ορίζονται με βάση τον κίνδυνο. Το πρόγραμμα σχεδιάζεται ετησίως ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού και την κρισιμότητα των διεργασιών.
2Σχέδιο ελέγχου και ομάδαΟ σκοπός, το εύρος και τα κριτήρια του ελέγχου ορίζονται εγγράφως· η ομάδα ορίζεται με γνώμονα την επάρκεια και την αμεροληψία.
3Έλεγχος εγγράφωνΠολιτικές, διαδικασίες, προηγούμενες εκθέσεις ελέγχου και αρχεία διορθωτικών ενεργειών εξετάζονται πριν τον έλεγχο.
4Εναρκτήρια σύσκεψηΤο εύρος, η μέθοδος, το πρόγραμμα και η μορφή αναφοράς γνωστοποιούνται στον ελεγχόμενο.
5Συλλογή τεκμηρίωνΑντικειμενικά τεκμήρια συλλέγονται μέσω συνεντεύξεων, εξέτασης αρχείων και επιτόπιας παρατήρησης. Το εύρημα δεν είναι άποψη χωρίς τεκμήριο αλλά επαληθεύσιμη διαπίστωση.
6Αξιολόγηση ευρημάτωνΤα συλλεχθέντα τεκμήρια συγκρίνονται με τα κριτήρια ελέγχου· ταξινομούνται μη συμμορφώσεις και ευκαιρίες βελτίωσης.
7Καταληκτική σύσκεψη και έκθεσηΤα ευρήματα παρουσιάζονται στον ελεγχόμενο, ακούγονται οι αντιρρήσεις και εκδίδεται η έκθεση ελέγχου.
8Παρακολούθηση διορθωτικών ενεργειώνΓια κάθε μη συμμόρφωση ζητούνται ανάλυση βαθύτερων αιτίων και σχέδιο διορθωτικών ενεργειών· η παρακολούθηση συνεχίζεται έως την επαλήθευση της αποτελεσματικότητας.

Ευρήματα

Τα ευρήματα βαθμολογούνται σύμφωνα με τη δική του ταξινόμηση του αγοραστή και συνήθως συνδέονται με βαθμολογία ή καθεστώς προμηθευτή (εγκεκριμένος, υπό όρους, σε αναστολή). Επειδή αυτό το καθεστώς καθορίζει άμεσα αν θα λάβετε παραγγελίες, οι έλεγχοι δεύτερου μέρους έχουν μεγάλη εμπορική βαρύτητα.

Έκθεση ελέγχου

Σκοπός, εύρος και κριτήρια του ελέγχου
Ομάδα ελέγχου και ημερομηνία
Ελεγχθέντες τομείς και ρόλοι που ερωτήθηκαν
Αρχεία που εξετάστηκαν
Ευρήματα: μη συμμορφώσεις και ευκαιρίες βελτίωσης
Αντικειμενικά τεκμήρια που στηρίζουν το εύρημα
Συμπέρασμα ελέγχου και συνολική αξιολόγηση
Αναμενόμενη διορθωτική ενέργεια και προθεσμία

Όρια του αποτελέσματος

Ένας έλεγχος δεύτερου μέρους δεν παράγει διαπιστευμένο πιστοποιητικό και δεν υποκαθιστά έναν έλεγχο τρίτου μέρους. Το αποτέλεσμα έχει νόημα μόνο για τον αγοραστή που τον διεξήγαγε και σύμφωνα με τα δικά του κριτήρια· δεν μπορεί να στηριχθεί γενικός ισχυρισμός συμμόρφωσης για άλλον πελάτη λέγοντας «η εταιρεία X μας έλεγξε». Ο έλεγχος επίσης δεν αίρει τη συμβατική ευθύνη του προμηθευτή.

Διαπίστευση

Η διαπίστευση διαφέρει ανάλογα με τον τύπο του ελέγχου. Οι έλεγχοι τρίτου μέρους που στηρίζουν την πιστοποίηση συστημάτων διαχείρισης διενεργούνται κατά ISO/IEC 17021-1 και όσοι στηρίζουν την πιστοποίηση προϊόντος κατά ISO/IEC 17065· τα πεδία αυτά υπόκεινται σε διαπίστευση. Οι έλεγχοι πρώτου και δεύτερου μέρους, καθώς και όσοι διέπονται από τους κανόνες του ιδιοκτήτη ενός σχήματος (SMETA, amfori BSCI), δεν εμπίπτουν στη διαπιστευμένη πιστοποίηση· ακολουθούν το ISO 19011 και παράγουν έκθεση. Η EUROLAB διαθέτει διεθνώς αναγνωρισμένη διαπίστευση κατά ISO/IEC 17021-1 και ISO/IEC 17065 από φορείς της συμφωνίας IAF· ποιοι έλεγχοι προσφέρονται εντός διαπιστευμένου πεδίου επιβεβαιώνεται εγγράφως στο στάδιο της προσφοράς.

Πεδίο και εξουσιοδοτήσεις

Σχετικοί έλεγχοι

Συχνές ερωτήσεις

Ο πελάτης μου με έλεγξε — μετράει αυτό ως πιστοποιητικό;

Δεν μετράει. Η έξοδος ενός ελέγχου δεύτερου μέρους είναι έκθεση ελέγχου και καθεστώς προμηθευτή. Ένα διαπιστευμένο πιστοποιητικό λαμβάνεται από ανεξάρτητο φορέα πιστοποίησης που λειτουργεί βάσει ISO/IEC 17021-1 ή ISO/IEC 17065.

Γιατί με ελέγχει ξεχωριστά ο πελάτης μου ενώ ήδη κατέχω ISO 9001;

Το ISO 9001 είναι ένα γενικό πρότυπο συστήματος διαχείρισης και δεν καλύπτει τις ειδικές τεχνικές απαιτήσεις του πελάτη, τα κριτήρια βάσει προϊόντος ή τον κώδικα δεοντολογίας. Ένας έλεγχος δεύτερου μέρους διεξάγεται ακριβώς για να καλύψει αυτό το κενό.

Μπορεί ο πελάτης να αναθέσει τον έλεγχο σε φορέα εκ μέρους του;

Μπορεί και είναι συνηθισμένο. Ο αγοραστής αναθέτει τον έλεγχο σε φορέα επιτήρησης ή ελέγχου· ο έλεγχος διατηρεί τον χαρακτήρα δεύτερου μέρους καθώς διεξάγεται εκ μέρους του αγοραστή και σύμφωνα με τα κριτήριά του.