Έλεγχος πρώτου μέρους

Ο έλεγχος πρώτου μέρους είναι ο έλεγχος που διενεργεί ένας οργανισμός για λογαριασμό του στο δικό του σύστημα διαχείρισης, διεργασίες και πρακτικές — γνωστός ως εσωτερικός έλεγχος. Μπορεί να τον εκτελέσει προσωπικό του ή εξωτερικός ελεγκτής που ορίζεται για λογαριασμό του· κρίσιμο είναι για λογαριασμό ποιου γίνεται.

Στόχος είναι ο ίδιος ο οργανισμός να δει αν το σύστημα εφαρμόζεται πράγματι. Ο εσωτερικός έλεγχος είναι επίσης υποχρεωτική απαίτηση των προτύπων συστημάτων διαχείρισης: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 και άλλα απαιτούν ολοκληρωμένο κύκλο εσωτερικού ελέγχου πριν την πιστοποίηση.

• Οργανισμοί που δημιουργούν σύστημα διαχείρισης και προετοιμάζονται για πιστοποίηση
• Πιστοποιημένοι οργανισμοί (υποχρεωτικός ετήσιος εσωτερικός έλεγχος)
• Εταιρείες με ανεπαρκείς πόρους εσωτερικού ελέγχου που αναθέτουν σε εξωτερικό ελεγκτή
• Οι κεντρικές λειτουργίες ποιότητας οργανισμών πολλαπλών εγκαταστάσεων
• Ανώτερη διοίκηση που πρέπει να παρουσιάσει διασφάλιση στο διοικητικό συμβούλιο

Τα κριτήρια ελέγχου καθορίζονται από τον ίδιο τον οργανισμό: το εφαρμοζόμενο πρότυπο συστήματος διαχείρισης (ISO 9001, ISO 14001 κ.λπ.), οι δικές του διαδικασίες, οι απαιτήσεις πελάτη και η ισχύουσα νομοθεσία. Τα κριτήρια ορίζονται γραπτώς στο σχέδιο ελέγχου· μια επισκόπηση χωρίς κριτήρια δεν θεωρείται έλεγχος.

• Κάλυψη όλων των ρητρών του προτύπου συστήματος διαχείρισης
• Εάν οι διεργασίες εφαρμόζονται όπως ορίζονται
• Η επικαιρότητα τεκμηριωμένων πληροφοριών και αρχείων
• Η κατάσταση κλεισίματος προηγούμενων ευρημάτων ελέγχου
• Συμμόρφωση με νομικές και άλλες απαιτήσεις
• Πώς αντιμετωπίζονται οι κίνδυνοι και οι ευκαιρίες
• Παρακολούθηση στόχων και δεικτών απόδοσης
• Διαχείριση παραπόνων και ανατροφοδότησης πελατών
• Διεπαφές μεταξύ διεργασιών και ροή πληροφοριών
• Προετοιμασία εισροών για την ανασκόπηση της διοίκησης

• ISO 19011
• ISO 9001
• ISO 14001
• ISO 45001
• ISO/IEC 27001

1. 1Κατάρτιση του προγράμματος ελέγχουΟι προς έλεγχο τομείς, η συχνότητα και οι προτεραιότητες ορίζονται με βάση τον κίνδυνο. Το πρόγραμμα σχεδιάζεται ετησίως ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού και την κρισιμότητα των διεργασιών.
2. 2Σχέδιο ελέγχου και ομάδαΟ σκοπός, το εύρος και τα κριτήρια του ελέγχου ορίζονται εγγράφως· η ομάδα ορίζεται με γνώμονα την επάρκεια και την αμεροληψία.
3. 3Έλεγχος εγγράφωνΠολιτικές, διαδικασίες, προηγούμενες εκθέσεις ελέγχου και αρχεία διορθωτικών ενεργειών εξετάζονται πριν τον έλεγχο.
4. 4Εναρκτήρια σύσκεψηΤο εύρος, η μέθοδος, το πρόγραμμα και η μορφή αναφοράς γνωστοποιούνται στον ελεγχόμενο.
5. 5Συλλογή τεκμηρίωνΑντικειμενικά τεκμήρια συλλέγονται μέσω συνεντεύξεων, εξέτασης αρχείων και επιτόπιας παρατήρησης. Το εύρημα δεν είναι άποψη χωρίς τεκμήριο αλλά επαληθεύσιμη διαπίστωση.
6. 6Αξιολόγηση ευρημάτωνΤα συλλεχθέντα τεκμήρια συγκρίνονται με τα κριτήρια ελέγχου· ταξινομούνται μη συμμορφώσεις και ευκαιρίες βελτίωσης.
7. 7Καταληκτική σύσκεψη και έκθεσηΤα ευρήματα παρουσιάζονται στον ελεγχόμενο, ακούγονται οι αντιρρήσεις και εκδίδεται η έκθεση ελέγχου.
8. 8Παρακολούθηση διορθωτικών ενεργειώνΓια κάθε μη συμμόρφωση ζητούνται ανάλυση βαθύτερων αιτίων και σχέδιο διορθωτικών ενεργειών· η παρακολούθηση συνεχίζεται έως την επαλήθευση της αποτελεσματικότητας.

Τα ευρήματα γενικά ταξινομούνται ως μη συμμόρφωση (σημαντική/ήσσονος σημασίας) ή ευκαιρία βελτίωσης. Ο ίδιος ο οργανισμός καθορίζει την κλίμακα ταξινόμησης· το σημαντικό είναι η συνεπής εφαρμογή της και η στήριξη κάθε ευρήματος σε αντικειμενικά στοιχεία.

• Σκοπός, εύρος και κριτήρια του ελέγχου
• Ομάδα ελέγχου και ημερομηνία
• Ελεγχθέντες τομείς και ρόλοι που ερωτήθηκαν
• Αρχεία που εξετάστηκαν
• Ευρήματα: μη συμμορφώσεις και ευκαιρίες βελτίωσης
• Αντικειμενικά τεκμήρια που στηρίζουν το εύρημα
• Συμπέρασμα ελέγχου και συνολική αξιολόγηση
• Αναμενόμενη διορθωτική ενέργεια και προθεσμία

Ένας έλεγχος πρώτου μέρους είναι το δικό του εσωτερικό αρχείο του οργανισμού και δεν παράγει έγγραφο που μπορεί να παρουσιαστεί εξωτερικά. Δεν μπορεί να στηριχθεί ισχυρισμός συμμόρφωσης λέγοντας σε πελάτη ή φορέα πιστοποίησης «περάσαμε τον εσωτερικό μας έλεγχο»· η έκθεση εσωτερικού ελέγχου εξετάζεται μόνο κατά τον έλεγχο πιστοποίησης ως απόδειξη ότι το σύστημα λειτουργεί. Ακόμη κι αν τον έλεγχο διεξάγει εξωτερικός σύμβουλος, διατηρεί τον χαρακτήρα πρώτου μέρους.

Η διαπίστευση διαφέρει ανάλογα με τον τύπο του ελέγχου. Οι έλεγχοι τρίτου μέρους που στηρίζουν την πιστοποίηση συστημάτων διαχείρισης διενεργούνται κατά ISO/IEC 17021-1 και όσοι στηρίζουν την πιστοποίηση προϊόντος κατά ISO/IEC 17065· τα πεδία αυτά υπόκεινται σε διαπίστευση. Οι έλεγχοι πρώτου και δεύτερου μέρους, καθώς και όσοι διέπονται από τους κανόνες του ιδιοκτήτη ενός σχήματος (SMETA, amfori BSCI), δεν εμπίπτουν στη διαπιστευμένη πιστοποίηση· ακολουθούν το ISO 19011 και παράγουν έκθεση. Η EUROLAB διαθέτει διεθνώς αναγνωρισμένη διαπίστευση κατά ISO/IEC 17021-1 και ISO/IEC 17065 από φορείς της συμφωνίας IAF· ποιοι έλεγχοι προσφέρονται εντός διαπιστευμένου πεδίου επιβεβαιώνεται εγγράφως στο στάδιο της προσφοράς.

• Έλεγχος δεύτερου μέρους
• Έλεγχος τρίτου μέρους