Gap Analizi (Boşluk Analizi)

Gap analizi, kuruluşun mevcut uygulamalarıyla hedeflediği standardın veya şemanın şartları arasındaki farkın sistematik olarak belirlenmesidir. Belgelendirme denetimine girmeden önce yapılan hazırlık çalışmasıdır.

Amaç, belgelendirme denetiminde çıkacak uygunsuzlukları önceden görmek ve gereken hazırlığı, süreyi ve kaynağı gerçekçi biçimde planlamaktır. Hazırlıksız girilen bir belgelendirme denetimi hem zaman hem maliyet kaybıdır.

• Yeni bir standarda geçmeyi planlayan kuruluşlar
• Standardın yeni sürümüne geçiş yapacak belgeli şirketler
• Müşterisinden yeni bir şema istenen tedarikçiler
• Belgelendirme denetiminde uygunsuzluk almış kuruluşlar
• Birden çok standardı entegre etmeyi planlayan işletmeler

Kriter, hedeflenen standart veya şemanın tüm şartlarıdır (ör. ISO 9001, ISO 27001, FSSC 22000, IATF 16949). Analiz madde madde yürütülür; her şart için mevcut durum karşılaştırılır.

• Hedef standardın madde bazında taranması
• Her şart için mevcut uygulamanın belirlenmesi
• Mevcut dokümantasyonun kapsam ve yeterlilik değerlendirmesi
• Kayıt ve kanıt eksiklerinin tespiti
• Süreç sahipliği ve sorumluluk boşlukları
• Kaynak ve yetkinlik ihtiyacının belirlenmesi
• Mevcut diğer sistemlerle örtüşme ve entegrasyon fırsatları
• Boşlukların önem ve zorluk derecesine göre sınıflandırılması
• Uyum için gereken sürenin kestirimi
• Öncelikli aksiyon planı ve yol haritası

• ISO 19011
• Hedeflenen standardın kendisi

1. 1Amaç ve Kapsamın TanımlanmasıDeğerlendirmenin hangi karara girdi olacağı ve hangi alanları kapsayacağı yazılı olarak belirlenir.
2. 2Bilgi Talebiİncelenecek doküman, kayıt ve veriler listelenir ve talep edilir.
3. 3Doküman ve Veri İncelemesiSağlanan bilgiler incelenir; tutarsızlıklar ve eksikler belirlenir.
4. 4Saha Ziyareti ve GörüşmelerGerekiyorsa yerinde inceleme yapılır ve ilgili kişilerle görüşülür.
5. 5AnalizBulgular hedef kriter veya risk çerçevesiyle karşılaştırılır; boşluklar ve riskler önceliklendirilir.
6. 6RaporlamaBulgular, riskler ve öneriler karar vermeye elverişli biçimde raporlanır; kritik bulgular ayrıca öne çıkarılır.

Bulgular uygunsuzluk olarak değil BOŞLUK olarak raporlanır ve her biri hedef standardın ilgili maddesine bağlanır. Boşluklar kapatılma zorluğuna ve belgelendirmeyi engelleme riskine göre önceliklendirilir.

• Değerlendirme amacı, kapsamı ve sınırları
• İncelenen doküman ve veri listesi
• Uygulanan kriter veya referans çerçeve
• Bulgular ve boşluklar
• Risklerin önceliklendirilmesi
• Öneriler ve tahmini iş yükü
• Bilgi kısıtları ve varsayımlar

Gap analizi bir denetim değil hazırlık çalışmasıdır; akredite belge üretmez ve belgelendirme denetiminin yerine geçmez. Analizde boşluk görülmemesi, belgelendirme denetiminden uygunsuzluk çıkmayacağı anlamına gelmez: denetim örnekleme esaslıdır ve farklı bir denetçi farklı alanlara odaklanabilir. Ayrıca tarafsızlık kuralı gereği, gap analizini ve danışmanlığı yapan taraf aynı kuruluşun belgelendirme denetimini yürütemez.

Denetimin akreditasyonu, denetimin türüne göre değişir. Yönetim sistemi belgelendirmesine dayanak olan üçüncü taraf denetimleri ISO/IEC 17021-1, ürün belgelendirmesine dayanak olanlar ISO/IEC 17065 kapsamında yürütülür ve bu kapsamlar akreditasyona tabidir. Birinci ve ikinci taraf denetimleri ile şema sahibinin kendi kurallarına bağlı denetimler (SMETA, amfori BSCI gibi) akredite belgelendirme kapsamında değildir; bunlar ISO 19011 kılavuzuna göre yürütülür ve rapor üretir. EUROLAB, ISO/IEC 17021-1 ve ISO/IEC 17065 kapsamlarında IAF çok taraflı tanınma anlaşmasına taraf akreditasyon kuruluşlarından alınmış uluslararası tanınan akreditasyona sahiptir; hangi denetimin akredite kapsamda sunulabildiği teklif aşamasında yazılı olarak teyit edilir.

• Due Diligence (Özen İncelemesi)