تدقيق تحليل الفجوة

تحليل الفجوة هو التحديد المنهجي للمسافة بين الممارسات الحالية للمنشأة ومتطلبات المعيار أو المخطط المستهدف. وهو عمل تحضيري قبل الدخول في تدقيق منح الشهادة.

الهدف استباق حالات عدم المطابقة التي ستظهر في تدقيق منح الشهادة، والتخطيط الواقعي للتحضير والوقت والموارد اللازمة. فالدخول في تدقيق منح الشهادة بلا تحضير خسارة في الوقت والكلفة معًا.

• المنظمات التي تخطط للانتقال إلى معيار جديد
• الشركات الحاصلة على شهادات والتي ستنتقل إلى إصدار جديد من المعيار
• الموردون الذين يطلب منهم عملاؤهم مخططاً جديداً
• المنظمات التي حصلت على عدم مطابقة في تدقيق شهادة
• الشركات التي تخطط لدمج عدة معايير

المعايير هي جميع متطلبات المعيار أو المخطط المستهدف (مثل ISO 9001 وISO 27001 وFSSC 22000 وIATF 16949). يُجرى التحليل بندًا بندًا؛ تتم مقارنة الوضع الحالي بكل متطلب.

• مسح المعيار المستهدف بندًا بندًا
• تحديد الممارسة الحالية مقابل كل متطلب
• تقييم نطاق وكفاية الوثائق الحالية
• تحديد الثغرات في السجلات والأدلة
• الثغرات في ملكية العمليات والمسؤولية
• تحديد الاحتياجات من الموارد والكفاءات
• التداخل مع الأنظمة الأخرى القائمة وفرص التكامل
• تصنيف الفجوات حسب الأهمية ودرجة الصعوبة
• تقدير الوقت اللازم لتحقيق الامتثال
• خطة عمل ذات أولويات وخارطة طريق

• ISO 19011
• المعيار المستهدف نفسه

1. 1تحديد الغرض والنطاقيُحدَّد كتابةً أي قرار ستغذّيه هذه الدراسة وأي مجالات ستشملها.
2. 2طلب المعلوماتتُدرَج الوثائق والسجلات والبيانات المزمع فحصها وتُطلب.
3. 3مراجعة الوثائق والبياناتتُفحص المعلومات المقدَّمة؛ وتُحدَّد أوجه التعارض والنقص.
4. 4الزيارة الميدانية والمقابلاتعند اللزوم تُجرى معاينة ميدانية ومقابلات مع الأشخاص المعنيين.
5. 5تحليلتُقارن النتائج بالمعيار المستهدف أو بإطار المخاطر؛ وتُرتَّب الفجوات والمخاطر حسب الأولوية.
6. 6إعداد التقاريرتُعرض النتائج والمخاطر والتوصيات بصيغة تصلح لاتخاذ القرار؛ وتُبرَز النتائج الحرجة على حدة.

يتم الإبلاغ عن النتائج كـ«فجوة» وليس كعدم مطابقة، ويرتبط كل منها ببند المعيار المستهدف ذي الصلة. تُرتَّب الفجوات حسب صعوبة سدها والمخاطر التي تشكلها على عرقلة الحصول على الشهادة.

• غرض الدراسة ونطاقها وحدودها
• قائمة الوثائق والبيانات التي جرى فحصها
• المعيار أو الإطار المرجعي المطبَّق
• النتائج والفجوات
• ترتيب المخاطر حسب الأولوية
• التوصيات وحجم العمل التقديري
• قيود المعلومات والافتراضات

تحليل الفجوات نشاط تحضيري وليس تدقيقًا؛ فهو لا يُصدر شهادة معتمدة ولا يحل محل تدقيق الشهادة. عدم ظهور فجوات في التحليل لا يعني أن تدقيق الشهادة لن يُسفر عن حالات عدم مطابقة: فالتدقيق يعتمد على أخذ العينات، وقد يركز مدقق مختلف على مجالات مختلفة. كذلك، وبموجب قاعدة الحياد، لا يجوز للطرف الذي أجرى تحليل الفجوات وقدّم الاستشارة أن يتولى تدقيق شهادة نفس المنظمة.

يختلف الاعتماد باختلاف نوع التدقيق. فتدقيقات الطرف الثالث التي تستند إليها شهادة نظم الإدارة تُجرى وفق ISO/IEC 17021-1، وتلك التي تستند إليها شهادة المنتج وفق ISO/IEC 17065، وهذه النطاقات خاضعة للاعتماد. أما تدقيقات الطرف الأول والثاني والتدقيقات الخاضعة لقواعد مالك المخطط (مثل SMETA وamfori BSCI) فليست ضمن الشهادات المعتمدة؛ وتُجرى وفق إرشادات ISO 19011 وتنتج تقريرًا. وتمتلك EUROLAB اعتمادًا معترفًا به دوليًا وفق ISO/IEC 17021-1 وISO/IEC 17065 من جهات موقِّعة على اتفاقية IAF؛ ويُؤكَّد كتابةً في مرحلة عرض السعر أي تدقيق يمكن تقديمه ضمن النطاق المعتمد.

• تدقيق العناية الواجبة