ممیزی چیست؟
تحلیل شکاف یعنی تعیین نظام‌مند فاصله میان رویه‌های کنونی سازمان و الزامات استاندارد یا طرح هدف. این کاری آماده‌سازانه پیش از ورود به ممیزی صدور گواهی است.
چرا انجام می‌شود؟
هدف، دیدن پیشاپیش عدم انطباق‌هایی است که در ممیزی صدور گواهی بروز خواهند کرد و برنامه‌ریزی واقع‌بینانه آمادگی، زمان و منابع لازم. ورود بدون آمادگی به ممیزی صدور گواهی، هم اتلاف زمان است هم هزینه.
چه کسی درخواست می‌کند؟
- سازمان‌هایی که قصد گذار به استاندارد جدید را دارند
- شرکت‌های دارای گواهی که در حال گذار به نسخه جدید استاندارد هستند
- تأمین‌کنندگانی که مشتری آن‌ها طرح جدیدی را درخواست کرده است
- سازمان‌هایی که در ممیزی صدور گواهی، عدم انطباق دریافت کرده‌اند
- کسب‌وکارهایی که قصد یکپارچه‌سازی چند استاندارد را دارند
معیارهای ممیزی
معیارها شامل تمام الزامات استاندارد یا طرح هدف است (مانند ISO 9001، ISO 27001، FSSC 22000، IATF 16949). تحلیل به‌صورت بند به بند انجام می‌شود؛ وضعیت فعلی با هر الزام مقایسه می‌شود.
دامنه ممیزی
- بررسی بند به بند استاندارد هدف
- تعیین رویه فعلی در برابر هر الزام
- ارزیابی دامنه و کفایت مستندات موجود
- شناسایی کمبودها در سوابق و شواهد
- شکاف در مالکیت فرآیند و مسئولیت‌پذیری
- شناسایی نیازهای منابع و شایستگی
- همپوشانی با سایر سیستم‌های موجود و فرصت‌های یکپارچه‌سازی
- طبقه‌بندی شکاف‌ها بر اساس اهمیت و میزان دشواری
- برآورد زمان لازم برای دستیابی به انطباق
- یک برنامه اقدام اولویت‌بندی‌شده و نقشه راه
استانداردهای مرتبط
- ISO 19011
- خود استاندارد هدف
فرآیند ممیزی
- 1تعریف هدف و دامنهبه‌صورت کتبی مشخص می‌شود ارزیابی ورودی کدام تصمیم است و چه حوزه‌هایی را در بر می‌گیرد.
- 2درخواست اطلاعاتمدارک، سوابق و داده‌های مورد بررسی فهرست و درخواست می‌شود.
- 3بررسی مدارک و داده‌هااطلاعات ارائه‌شده بررسی و ناسازگاری‌ها و کاستی‌ها شناسایی می‌شود.
- 4بازدید محل و مصاحبه‌هادر صورت لزوم بررسی در محل انجام و با افراد مرتبط مصاحبه می‌شود.
- 5تجزیه و تحلیلیافته‌ها با معیار هدف یا چارچوب ریسک مقایسه و شکاف‌ها و ریسک‌ها اولویت‌بندی می‌شود.
- 6گزارش دهییافته‌ها، ریسک‌ها و پیشنهادها در قالبی مناسب تصمیم‌گیری گزارش و یافته‌های بحرانی جداگانه برجسته می‌شود.
یافته‌ها
یافته‌ها به‌صورت «شکاف» گزارش می‌شوند، نه عدم انطباق، و هر یک به بند مربوطه در استاندارد هدف مرتبط می‌شود. اولویت‌بندی شکاف‌ها بر اساس دشواری رفع آن‌ها و ریسکی که برای مسدود شدن صدور گواهی ایجاد می‌کنند صورت می‌گیرد.
گزارش ممیزی
- هدف، دامنه و محدودیت‌های ارزیابی
- فهرست مدارک و داده‌های بررسی‌شده
- معیار یا چارچوب مرجع اعمال‌شده
- یافته‌ها و شکاف‌ها
- اولویت‌بندی ریسک‌ها
- پیشنهادها و بار کاری برآوردی
- محدودیت‌های اطلاعاتی و مفروضات
محدودیت خروجی
تحلیل شکاف یک فعالیت آماده‌سازی است، نه ممیزی؛ گواهی معتبر صادر نمی‌کند و جایگزین ممیزی صدور گواهی نمی‌شود. عدم مشاهده شکاف در تحلیل به این معنا نیست که ممیزی صدور گواهی عدم انطباقی به همراه نخواهد داشت: ممیزی بر پایه نمونه‌برداری است و ممیز دیگری ممکن است بر حوزه‌های متفاوتی تمرکز کند. همچنین، طبق قاعده بی‌طرفی، طرفی که تحلیل شکاف و مشاوره را انجام داده است نمی‌تواند ممیزی صدور گواهی همان سازمان را انجام دهد.
تأیید صلاحیت
تأیید صلاحیت بسته به نوع ممیزی متفاوت است. ممیزی‌های طرف سوم که مبنای صدور گواهی سیستم مدیریت‌اند بر پایه ISO/IEC 17021-1 و آن‌ها که مبنای گواهی محصول‌اند بر پایه ISO/IEC 17065 انجام می‌شوند و این دامنه‌ها مشمول تأیید صلاحیت‌اند. ممیزی‌های طرف اول و دوم و ممیزی‌های تابع قواعد صاحب طرح (مانند SMETA و amfori BSCI) در دامنه گواهی تأییدصلاحیت‌شده نیستند؛ این‌ها بر پایه راهنمای ISO 19011 اجرا و گزارش تولید می‌کنند. EUROLAB دارای تأیید صلاحیت بین‌المللی در دامنه ISO/IEC 17021-1 و ISO/IEC 17065 از نهادهای عضو توافق‌نامه IAF است؛ اینکه کدام ممیزی در دامنه تأییدصلاحیت‌شده ارائه می‌شود در مرحله پیشنهاد قیمت کتباً تأیید می‌گردد.
دامنه و اختیاراتممیزیهای مرتبط
پرسش‌های متداول
آیا نهادی که تحلیل شکاف من را انجام داده می‌تواند صدور گواهی من را نیز انجام دهد؟
خیر. طبق قاعده بی‌طرفی ISO/IEC 17021-1، طرفی که خدمات مشاوره سیستم مدیریت یا خدمات آماده‌سازی به یک سازمان ارائه می‌دهد، نمی‌تواند ممیزی صدور گواهی همان سازمان را انجام دهد. این قاعده برای جلوگیری از ممیزی کار خود است.
تحلیل شکاف باید چه مدت زودتر انجام شود؟
به‌اندازه کافی پیش از ممیزی صدور گواهی، تا زمان کافی برای رفع شکاف‌های شناسایی‌شده و اجرای سیستم برای مدتی فراهم شود. استانداردهای سیستم مدیریت به سوابق ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت نیاز دارند؛ برای وجود این سوابق، دوره‌ای از عملکرد واقعی سیستم لازم است.
آیا این با پیش‌ممیزی (pre-audit) یکسان است؟
شبیه است اما یکسان نیست. پیش‌ممیزی، ممیزی مقدماتی است که توسط ممیز خود نهاد صدور گواهی انجام می‌شود و مرحله‌ای اختیاری در فرآیند صدور گواهی است. تحلیل شکاف اما یک خدمت مقدماتی مستقل است و نقشه راه دقیق‌تری تولید می‌کند.