Τι είναι ο έλεγχος;
Η ανάλυση κενών προσδιορίζει συστηματικά την απόσταση μεταξύ των τρεχουσών πρακτικών του οργανισμού και των απαιτήσεων του επιδιωκόμενου προτύπου ή σχήματος. Είναι προπαρασκευαστική εργασία πριν τον έλεγχο πιστοποίησης.
Γιατί διενεργείται;
Στόχος είναι να προβλεφθούν οι μη συμμορφώσεις που θα προκύψουν στον έλεγχο πιστοποίησης και να προγραμματιστούν ρεαλιστικά προετοιμασία, χρόνος και πόροι. Η είσοδος σε έλεγχο πιστοποίησης χωρίς προετοιμασία κοστίζει χρόνο και χρήμα.
Ποιος τον ζητά;
- Οργανισμοί που σχεδιάζουν μετάβαση σε νέο πρότυπο
- Πιστοποιημένες εταιρείες που πρόκειται να μεταβούν σε νέα έκδοση προτύπου
- Προμηθευτές από τους οποίους ο πελάτης απαιτεί νέο σχήμα
- Οργανισμοί που έλαβαν μη συμμόρφωση σε έλεγχο πιστοποίησης
- Επιχειρήσεις που σχεδιάζουν την ενοποίηση πολλαπλών προτύπων
Κριτήρια ελέγχου
Τα κριτήρια είναι όλες οι απαιτήσεις του στοχευόμενου προτύπου ή σχήματος (π.χ. ISO 9001, ISO 27001, FSSC 22000, IATF 16949). Η ανάλυση διεξάγεται ρήτρα προς ρήτρα· η τρέχουσα κατάσταση συγκρίνεται με κάθε απαίτηση.
Εύρος ελέγχου
- Σάρωση του στοχευόμενου προτύπου ρήτρα προς ρήτρα
- Προσδιορισμός της τρέχουσας πρακτικής για κάθε απαίτηση
- Αξιολόγηση του πεδίου και της επάρκειας της υπάρχουσας τεκμηρίωσης
- Εντοπισμός κενών στα αρχεία και τα αποδεικτικά στοιχεία
- Κενά στην ιδιοκτησία διεργασιών και την ευθύνη
- Προσδιορισμός αναγκών σε πόρους και ικανότητες
- Επικαλύψεις με άλλα υπάρχοντα συστήματα και ευκαιρίες ενοποίησης
- Ταξινόμηση των αποκλίσεων ανά σημασία και δυσκολία
- Εκτίμηση του χρόνου που απαιτείται για την επίτευξη συμμόρφωσης
- Ένα ιεραρχημένο σχέδιο δράσης και οδικός χάρτης
Σχετικά πρότυπα
- ISO 19011
- Το ίδιο το στοχευόμενο πρότυπο
Διαδικασία ελέγχου
- 1Καθορισμός σκοπού και εύρουςΚαθορίζεται εγγράφως σε ποια απόφαση θα τροφοδοτήσει η αξιολόγηση και ποιους τομείς θα καλύψει.
- 2Αίτημα πληροφοριώνΚαταγράφονται και ζητούνται τα έγγραφα, αρχεία και δεδομένα προς εξέταση.
- 3Εξέταση εγγράφων και δεδομένωνΕξετάζονται οι παρεχόμενες πληροφορίες· εντοπίζονται ασυνέπειες και κενά.
- 4Επίσκεψη στον χώρο και συνεντεύξειςΕφόσον απαιτείται, διενεργείται επιτόπια εξέταση και συνεντεύξεις με τους αρμοδίους.
- 5ΑνάλυσηΤα ευρήματα συγκρίνονται με το κριτήριο-στόχο ή το πλαίσιο κινδύνου· κενά και κίνδυνοι ιεραρχούνται.
- 6ΑναφοράΕυρήματα, κίνδυνοι και συστάσεις αναφέρονται σε μορφή κατάλληλη για λήψη αποφάσεων· τα κρίσιμα ευρήματα αναδεικνύονται χωριστά.
Ευρήματα
Τα ευρήματα αναφέρονται ως ΑΠΟΚΛΙΣΗ, όχι ως μη συμμόρφωση, και κάθε ένα συνδέεται με τη σχετική ρήτρα του στοχευόμενου προτύπου. Οι αποκλίσεις ιεραρχούνται βάσει της δυσκολίας κλεισίματος και του κινδύνου που θέτουν στην παρεμπόδιση της πιστοποίησης.
Έκθεση ελέγχου
- Σκοπός, εύρος και όρια της αξιολόγησης
- Κατάλογος εγγράφων και δεδομένων που εξετάστηκαν
- Εφαρμοζόμενα κριτήρια ή πλαίσιο αναφοράς
- Ευρήματα και κενά
- Ιεράρχηση των κινδύνων
- Συστάσεις και εκτιμώμενος φόρτος εργασίας
- Περιορισμοί πληροφόρησης και παραδοχές
Όρια του αποτελέσματος
Η ανάλυση αποκλίσεων είναι προπαρασκευαστική δραστηριότητα, όχι έλεγχος· δεν παράγει διαπιστευμένο πιστοποιητικό και δεν υποκαθιστά τον έλεγχο πιστοποίησης. Το γεγονός ότι δεν εντοπίστηκαν αποκλίσεις στην ανάλυση δεν σημαίνει ότι ο έλεγχος πιστοποίησης δεν θα καταλήξει σε μη συμμορφώσεις: ο έλεγχος βασίζεται σε δειγματοληψία και διαφορετικός ελεγκτής μπορεί να εστιάσει σε άλλους τομείς. Επιπλέον, βάσει του κανόνα αμεροληψίας, το μέρος που διενήργησε την ανάλυση αποκλίσεων και τη συμβουλευτική δεν μπορεί να διεξαγάγει τον έλεγχο πιστοποίησης του ίδιου οργανισμού.
Διαπίστευση
Η διαπίστευση διαφέρει ανάλογα με τον τύπο του ελέγχου. Οι έλεγχοι τρίτου μέρους που στηρίζουν την πιστοποίηση συστημάτων διαχείρισης διενεργούνται κατά ISO/IEC 17021-1 και όσοι στηρίζουν την πιστοποίηση προϊόντος κατά ISO/IEC 17065· τα πεδία αυτά υπόκεινται σε διαπίστευση. Οι έλεγχοι πρώτου και δεύτερου μέρους, καθώς και όσοι διέπονται από τους κανόνες του ιδιοκτήτη ενός σχήματος (SMETA, amfori BSCI), δεν εμπίπτουν στη διαπιστευμένη πιστοποίηση· ακολουθούν το ISO 19011 και παράγουν έκθεση. Η EUROLAB διαθέτει διεθνώς αναγνωρισμένη διαπίστευση κατά ISO/IEC 17021-1 και ISO/IEC 17065 από φορείς της συμφωνίας IAF· ποιοι έλεγχοι προσφέρονται εντός διαπιστευμένου πεδίου επιβεβαιώνεται εγγράφως στο στάδιο της προσφοράς.
Πεδίο και εξουσιοδοτήσειςΣχετικοί έλεγχοι
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί ο φορέας που εκπόνησε την ανάλυση αποκλίσεών μου να διενεργήσει και την πιστοποίησή μου;
Όχι. Βάσει του κανόνα αμεροληψίας του ISO/IEC 17021-1, το μέρος που παρέχει συμβουλευτικές ή προπαρασκευαστικές υπηρεσίες συστήματος διαχείρισης σε έναν οργανισμό δεν μπορεί να διενεργήσει τον έλεγχο πιστοποίησης του ίδιου οργανισμού. Αυτό αποσκοπεί στην αποφυγή ελέγχου της δικής του εργασίας.
Πόσο νωρίτερα πρέπει να διενεργείται μια ανάλυση αποκλίσεων;
Αρκετά νωρίς πριν από τον έλεγχο πιστοποίησης, ώστε να υπάρχει χρόνος για το κλείσιμο των αποκλίσεων που εντοπίστηκαν και για τη λειτουργία του συστήματος για κάποιο διάστημα. Τα πρότυπα συστημάτων διαχείρισης απαιτούν αρχεία εσωτερικού ελέγχου και ανασκόπησης από τη διοίκηση· απαιτείται περίοδος πραγματικής λειτουργίας του συστήματος για να υπάρξουν αυτά τα αρχεία.
Είναι το ίδιο με έναν προκαταρκτικό έλεγχο (pre-audit);
Παρόμοιο, αλλά όχι το ίδιο. Ο προκαταρκτικός έλεγχος είναι ένας προπαρασκευαστικός έλεγχος που διενεργείται από τον δικό του ελεγκτή του φορέα πιστοποίησης και αποτελεί προαιρετικό βήμα της διαδικασίας πιστοποίησης. Η ανάλυση αποκλίσεων είναι μια ανεξάρτητη προπαρασκευαστική υπηρεσία και παράγει έναν πιο λεπτομερή οδικό χάρτη.