Erstparteienaudit

Ein Erstparteienaudit ist die Auditierung des eigenen Managementsystems, der Prozesse und der Praxis durch die Organisation selbst — allgemein internes Audit genannt. Es kann durch eigenes Personal oder durch einen im Auftrag der Organisation tätigen externen Auditor erfolgen; entscheidend ist, in wessen Auftrag auditiert wird.

Ziel ist, dass die Organisation selbst erkennt, ob das System tatsächlich gelebt wird. Das interne Audit ist zugleich eine verbindliche Forderung der Managementsystemnormen: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 und andere verlangen vor der Zertifizierung einen abgeschlossenen internen Auditzyklus.

• Organisationen, die ein Managementsystem aufbauen und sich auf die Zertifizierung vorbereiten
• Zertifizierte Organisationen (jährliches internes Pflichtaudit)
• Unternehmen mit unzureichenden internen Auditressourcen, die einen externen Auditor beauftragen
• Die zentralen Qualitätsfunktionen von Organisationen mit mehreren Standorten
• Führungskräfte, die dem Vorstand eine Prüfungssicherheit vorlegen müssen

Die Auditkriterien werden von der Organisation selbst festgelegt: die angewendete Managementsystemnorm (ISO 9001, ISO 14001 usw.), die eigenen Verfahren der Organisation, Kundenanforderungen und geltende Rechtsvorschriften. Die Kriterien werden schriftlich im Auditplan festgelegt; eine ohne Kriterien durchgeführte Überprüfung gilt nicht als Audit.

• Abdeckung aller Abschnitte der Managementsystemnorm
• Ob Prozesse wie definiert umgesetzt werden
• Die Aktualität dokumentierter Informationen und Aufzeichnungen
• Der Abschlussstatus vorheriger Auditfeststellungen
• Einhaltung gesetzlicher und anderer Anforderungen
• Wie Risiken und Chancen behandelt werden
• Überwachung von Zielen und Leistungskennzahlen
• Management von Kundenbeschwerden und Rückmeldungen
• Schnittstellen zwischen Prozessen und Informationsfluss
• Vorbereitung der Eingaben für die Managementbewertung

• ISO 19011
• ISO 9001
• ISO 14001
• ISO 45001
• ISO/IEC 27001

1. 1Aufstellung des AuditprogrammsZu auditierende Bereiche, Häufigkeit und Prioritäten werden risikobasiert festgelegt. Das Programm wird jährlich nach Größe der Organisation und Kritikalität der Prozesse geplant.
2. 2Auditplan und AuditteamZiel, Umfang und Kriterien des Audits werden schriftlich festgelegt; das Auditteam wird unter Beachtung von Kompetenz und Unparteilichkeit benannt.
3. 3DokumentenprüfungPolitik, Verfahren, frühere Auditberichte und Nachweise über Korrekturmaßnahmen werden vor dem Audit geprüft.
4. 4EröffnungsbesprechungUmfang, Methode, Ablaufplan und Berichtsform werden der auditierten Seite erläutert.
5. 5Sammlung von NachweisenObjektive Nachweise werden durch Gespräche, Einsicht in Aufzeichnungen und Beobachtung vor Ort gesammelt. Eine Feststellung ist keine belegfreie Meinung, sondern eine nachprüfbare Aussage.
6. 6Bewertung der FeststellungenDie gesammelten Nachweise werden mit den Auditkriterien verglichen; Abweichungen und Verbesserungspotenziale werden klassifiziert.
7. 7Abschlussbesprechung und BerichtDie Feststellungen werden der auditierten Seite vorgestellt, Einwände angehört und der Auditbericht erstellt.
8. 8Verfolgung der KorrekturmaßnahmenFür Abweichungen werden Ursachenanalyse und Korrekturmaßnahmenplan gefordert; die Verfolgung dauert an, bis die Wirksamkeit bestätigt ist.

Feststellungen werden im Allgemeinen als Abweichung (schwerwiegend/geringfügig) oder Verbesserungspotenzial eingestuft. Die Organisation selbst legt die Einstufungsskala fest; wichtig ist ihre konsistente Anwendung und dass jede Feststellung auf objektiven Nachweisen beruht.

• Ziel, Umfang und Kriterien des Audits
• Auditteam und Audittermin
• Auditierte Bereiche und befragte Funktionen
• Geprüfte Aufzeichnungen
• Feststellungen: Abweichungen und Verbesserungspotenziale
• Objektive Nachweise als Grundlage der Feststellung
• Auditergebnis und Gesamtbewertung
• Erwartete Korrekturmaßnahmen und deren Frist

Ein Erstparteien-Audit ist die eigene interne Aufzeichnung der Organisation und erzeugt kein nach außen vorlegbares Dokument. Eine Konformitätsaussage kann nicht dadurch begründet werden, dass man einem Kunden oder einer Zertifizierungsstelle sagt, 'wir haben unser internes Audit bestanden'; der interne Auditbericht wird nur bei einem Zertifizierungsaudit als Nachweis dafür geprüft, dass das System funktioniert. Auch wenn ein externer Berater das Audit durchführt, bleibt es ein Erstparteien-Audit.

Die Akkreditierung hängt von der Auditart ab. Drittparteienaudits als Grundlage der Managementsystemzertifizierung erfolgen nach ISO/IEC 17021-1, solche für die Produktzertifizierung nach ISO/IEC 17065; diese Bereiche unterliegen der Akkreditierung. Erst- und Zweitparteienaudits sowie Audits nach eigenen Regeln eines Programmeigners (etwa SMETA oder amfori BSCI) fallen nicht unter akkreditierte Zertifizierung; sie folgen dem Leitfaden ISO 19011 und erzeugen einen Bericht. EUROLAB verfügt über international anerkannte Akkreditierungen nach ISO/IEC 17021-1 und ISO/IEC 17065 von Unterzeichnerstellen der IAF-Vereinbarung; welches Audit im akkreditierten Umfang angeboten werden kann, wird im Angebotsstadium schriftlich bestätigt.

• Zweitparteienaudit
• Drittparteienaudit