Che cos'è un audit?
La gap analysis determina sistematicamente la distanza tra le prassi attuali dell'organizzazione e i requisiti della norma o dello schema a cui aspira. È un lavoro preparatorio prima dell'audit di certificazione.
Perché si esegue?
L'obiettivo è prevedere le non conformità che emergerebbero nell'audit di certificazione e pianificare realisticamente preparazione, tempi e risorse. Affrontare impreparati un audit di certificazione è una perdita di tempo e denaro.
Chi lo richiede?
- Organizzazioni che pianificano il passaggio a un nuovo standard
- Aziende certificate in procinto di passare a una nuova versione dello standard
- Fornitori a cui il cliente richiede un nuovo schema
- Organizzazioni che hanno ricevuto una non conformità in un audit di certificazione
- Aziende che pianificano di integrare più standard
Criteri di audit
I criteri sono tutti i requisiti dello standard o schema target (es. ISO 9001, ISO 27001, FSSC 22000, IATF 16949). L'analisi viene condotta punto per punto; lo stato attuale è confrontato con ciascun requisito.
Ambito dell'audit
- Scansione punto per punto dello standard target
- Determinazione della prassi attuale per ciascun requisito
- Valutazione dell'ambito e dell'adeguatezza della documentazione esistente
- Individuazione delle carenze nelle registrazioni e nelle evidenze
- Carenze nella proprietà dei processi e nelle responsabilità
- Individuazione delle esigenze di risorse e competenze
- Sovrapposizioni con altri sistemi esistenti e opportunità di integrazione
- Classificazione delle lacune per rilevanza e difficoltà
- Stima del tempo necessario per raggiungere la conformità
- Un piano d'azione prioritizzato e una roadmap
Norme correlate
- ISO 19011
- Lo standard target stesso
Processo di audit
- 1Definizione di scopo e ambitoSi stabilisce per iscritto a quale decisione la valutazione fornirà input e quali aree coprirà.
- 2Richiesta di informazioniSi elencano e si richiedono documenti, registrazioni e dati da esaminare.
- 3Esame di documenti e datiLe informazioni fornite sono esaminate; si individuano incongruenze e lacune.
- 4Visita in sito e colloquiSe necessario si effettua un esame in sito e si intervistano le persone interessate.
- 5AnalisiI rilievi sono confrontati con il criterio obiettivo o il quadro di rischio; lacune e rischi sono prioritizzati.
- 6SegnalazioneRilievi, rischi e raccomandazioni sono riportati in forma utile alla decisione; i rilievi critici sono evidenziati a parte.
Rilievi
Le risultanze sono riportate come LACUNE, non come non conformità, e ciascuna è collegata alla relativa clausola dello standard target. Le lacune sono prioritizzate in base alla difficoltà di chiusura e al rischio di bloccare la certificazione.
Rapporto di audit
- Scopo, ambito e limiti della valutazione
- Elenco di documenti e dati esaminati
- Criteri o quadro di riferimento applicati
- Rilievi e lacune
- Prioritizzazione dei rischi
- Raccomandazioni e carico di lavoro stimato
- Limiti informativi e ipotesi
Limiti del risultato
Il gap analysis è un'attività preparatoria, non un audit; non produce un certificato accreditato e non sostituisce un audit di certificazione. L'assenza di lacune riscontrate nell'analisi non significa che l'audit di certificazione non rilevi non conformità: un audit si basa sul campionamento e un auditor diverso può concentrarsi su aree differenti. Inoltre, in base alla regola di imparzialità, chi effettua il gap analysis e la consulenza non può condurre l'audit di certificazione della stessa organizzazione.
Accreditamento
L'accreditamento varia con il tipo di audit. Gli audit di terza parte a supporto della certificazione di sistemi di gestione si svolgono secondo ISO/IEC 17021-1 e quelli a supporto della certificazione di prodotto secondo ISO/IEC 17065; tali ambiti sono soggetti ad accreditamento. Gli audit di prima e seconda parte e quelli regolati dalle regole proprie del proprietario di uno schema (SMETA, amfori BSCI) non rientrano nella certificazione accreditata; seguono la guida ISO 19011 e producono un rapporto. EUROLAB dispone di accreditamenti riconosciuti a livello internazionale secondo ISO/IEC 17021-1 e ISO/IEC 17065, rilasciati da enti firmatari dell'accordo IAF; quali audit possano essere offerti in ambito accreditato è confermato per iscritto in fase di offerta.
Ambito e abilitazioniAudit correlati
Domande frequenti
L'organismo che ha effettuato il mio gap analysis può occuparsi anche della mia certificazione?
No. In base alla regola di imparzialità della ISO/IEC 17021-1, la parte che fornisce consulenza sui sistemi di gestione o servizi preparatori a un'organizzazione non può condurre l'audit di certificazione della stessa organizzazione. Ciò serve a evitare che si controlli il proprio lavoro.
Con quanto anticipo dovrebbe essere effettuato un gap analysis?
Con sufficiente anticipo rispetto all'audit di certificazione, in modo da avere il tempo di colmare le lacune riscontrate e far operare il sistema per un certo periodo. Gli standard sui sistemi di gestione richiedono registrazioni di audit interno e riesame della direzione; è necessario un periodo di effettivo funzionamento del sistema perché tali registrazioni esistano.
È la stessa cosa di un pre-audit?
Simile, ma non identico. Il pre-audit è un audit preparatorio condotto dall'auditor dello stesso organismo di certificazione ed è una fase facoltativa del processo di certificazione. Il gap analysis è invece un servizio preparatorio indipendente e produce una roadmap più dettagliata.