Audit di prima parte

Un audit di prima parte è l'audit che un'organizzazione svolge per conto proprio sul proprio sistema di gestione, processi e prassi — comunemente l'audit interno. Può essere condotto da personale interno o da un auditor esterno incaricato per suo conto; ciò che lo definisce è per conto di chi viene svolto.

L'obiettivo è che l'organizzazione stessa veda se il sistema è realmente applicato. L'audit interno è inoltre un requisito obbligatorio delle norme sui sistemi di gestione: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e altre richiedono un ciclo di audit interno completato prima della certificazione.

• Organizzazioni che stanno implementando un sistema di gestione e si preparano alla certificazione
• Organizzazioni certificate (audit interno annuale obbligatorio)
• Aziende con risorse insufficienti per l'audit interno che incaricano un auditor esterno
• Le funzioni qualità centrali delle organizzazioni multisito
• Alti dirigenti tenuti a presentare l'assurance al consiglio

I criteri di audit sono stabiliti dall'organizzazione stessa: la norma del sistema di gestione applicata (ISO 9001, ISO 14001, ecc.), le procedure proprie dell'organizzazione, i requisiti del cliente e la normativa applicabile. I criteri sono definiti per iscritto nel piano di audit; una revisione effettuata senza criteri non conta come audit.

• Copertura di tutte le clausole della norma del sistema di gestione
• Se i processi sono attuati come definiti
• L'attualità delle informazioni documentate e delle registrazioni
• Lo stato di chiusura delle risultanze di audit precedenti
• Conformità ai requisiti legali e altri
• Come vengono affrontati i rischi e le opportunità
• Monitoraggio degli obiettivi e degli indicatori di prestazione
• Gestione dei reclami e del feedback dei clienti
• Interfacce tra processi e flusso di informazioni
• Preparazione degli input per il riesame della direzione

• ISO 19011
• ISO9001
• ISO14001
• ISO45001
• ISO/IEC27001

1. 1Definizione del programma di auditLe aree da auditare, la frequenza e le priorità sono definite in base al rischio. Il programma è pianificato annualmente secondo dimensione dell'organizzazione e criticità dei processi.
2. 2Piano di audit e gruppoObiettivo, ambito e criteri dell'audit sono definiti per iscritto; il gruppo di audit è nominato tenendo conto di competenza e imparzialità.
3. 3Esame della documentazionePolitiche, procedure, precedenti rapporti di audit e registrazioni delle azioni correttive sono esaminati prima dell'audit.
4. 4Riunione di aperturaAmbito, metodo, programma e formato di reporting sono comunicati all'organizzazione auditata.
5. 5Raccolta delle evidenzeLe evidenze oggettive si raccolgono con colloqui, esame delle registrazioni e osservazione in sito. Un rilievo non è un'opinione priva di evidenza ma una constatazione verificabile.
6. 6Valutazione dei rilieviLe evidenze raccolte sono confrontate con i criteri di audit; non conformità e opportunità di miglioramento sono classificate.
7. 7Riunione di chiusura e rapportoI rilievi sono presentati all'organizzazione auditata, si ascoltano le obiezioni e si emette il rapporto.
8. 8Follow-up delle azioni correttivePer ogni non conformità si richiedono analisi delle cause profonde e piano di azioni correttive; il follow-up prosegue fino alla verifica dell'efficacia.

Le risultanze sono generalmente classificate come non conformità (maggiore/minore) od opportunità di miglioramento. È l'organizzazione stessa a stabilire la scala di classificazione; ciò che conta è che venga applicata in modo coerente e che ogni risultanza si basi su evidenze oggettive.

• Obiettivo, ambito e criteri dell'audit
• Gruppo di audit e data dell'audit
• Aree auditate e ruoli intervistati
• Registrazioni esaminate
• Rilievi: non conformità e opportunità di miglioramento
• Evidenze oggettive a supporto del rilievo
• Esito dell'audit e valutazione complessiva
• Azione correttiva attesa e relativa scadenza

Un audit di prima parte è il registro interno proprio dell'organizzazione e non produce un documento presentabile esternamente. Non si può costruire un'affermazione di conformità dicendo a un cliente o a un organismo di certificazione 'abbiamo superato il nostro audit interno'; il rapporto di audit interno viene esaminato solo durante un audit di certificazione come prova che il sistema funziona. Anche se un consulente esterno esegue l'audit, esso mantiene il proprio carattere di prima parte.

L'accreditamento varia con il tipo di audit. Gli audit di terza parte a supporto della certificazione di sistemi di gestione si svolgono secondo ISO/IEC 17021-1 e quelli a supporto della certificazione di prodotto secondo ISO/IEC 17065; tali ambiti sono soggetti ad accreditamento. Gli audit di prima e seconda parte e quelli regolati dalle regole proprie del proprietario di uno schema (SMETA, amfori BSCI) non rientrano nella certificazione accreditata; seguono la guida ISO 19011 e producono un rapporto. EUROLAB dispone di accreditamenti riconosciuti a livello internazionale secondo ISO/IEC 17021-1 e ISO/IEC 17065, rilasciati da enti firmatari dell'accordo IAF; quali audit possano essere offerti in ambito accreditato è confermato per iscritto in fase di offerta.

• Audit di seconda parte
• Audit di terza parte